Archive for the 'stowarzyszenie' Category

Księgowość mikroprzedsiębiorstw

Sejm przygotowuje nowelizację Ustawy o Rachunkowości, wynikającą z implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego. Nowelizacja koncentruje się na uproszczeniu zasad przygotowywania sprawozdań finansowych przez mikro-podmioty gospodarcze.

Zespół mKsiegowa.pl śledzi na bieżąco planowane zmiany ustawy tak, aby we właściwym momencie przygotować odpowiednie modyfikacje programu księgowości internetowej.

Zastosowanie uproszczeń przewidzianych w nowelizacji ustawy nie jest obowiązkowe dla mikro-podmiotów, ale jesteśmy przekonani, że podmioty spełniające kryteria będą skłonne zastosować je w swojej sprawozdawczości.

Wg publikacji GUS w 2011 w Polsce funkcjonowało 21760 jednostek gospodarczych prowadzących księgi rachunkowe i spełniających kryteria „mikro”.

Zmiany zaproponowane w nowelizacji dotyczą m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o. oraz spółek komandytowo-akcyjnych, które na dzień bilansowy (czyli najczęściej na koniec roku podatkowego) nie przekroczyły dwóch z trzech limitów określonych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego:

  • suma bilansowa nie większa niż 350 000 EURO
  • przychody netto ze sprzedaży nie większe niż 700 000 EURO
  • przeciętne zatrudnienie w roku obrotowym nie większe niż 10 osób

Dodatkowo, ustawodawca zamierza rozszerzyć katalog podmiotów, których dotyczyć będą uproszczenia, o m.in. stowarzyszenia i fundacje.

Uproszczenia zaproponowane w projekcie ustawy z dnia 22 lipca 2013 roku obejmują możliwość sporządzania sprawozdania finansowego zawierającego jedynie podstawowy zakres bilansu oraz rachunku wyników. Ponadto przewidziane jest zwolnienie ze sporządzania informacji dodatkowej oraz sprawozdania z działalności (pod pewnymi warunkami.

Jeżeli ustawa zostanie przyjęta, planujemy przygotować osobną konfigurację programu dla mikroprzedsiębiorstw. Konfiguracja programu księgowości dla fundacji i stowarzyszeń zostanie również uproszczona zgodnie z nowymi zasadami.

Chcemy promować samodzielne księgowanie, które jest możliwe przy pewnym przygotowaniu w zakresie księgowości. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorcy zdecydują się samodzielnie księgować zdarzenia gospodarcze w swojej firmie polecamy serię artykułów ABC – podstawy księgowości dla przedsiębiorców.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl

Księgowość stowarzyszenia – studium przypadku

Dzisiaj opiszę pewien przypadek stowarzyszenia zawodowego, które zauważalnie usprawniło swoje działanie dzięki księgowości w internecie.

Stowarzyszenie o którym mowa, prowadzi głównie działalność edukacyjną organizując konferencje, seminaria, warsztaty i inne spotkania pozwalające na wymianę wiedzy i doświadczeń.

Większość wydarzeń organizowanych jest przez to stowarzyszenie w ramach działalności gospodarczej. Ideą jest to, by uczestnicy płacili za udział w konferencjach i warsztatach zapewniając ich samofinansowanie.

Specyfiką działania stowarzyszenia od strony księgowej jest to, że obroty z organizacji wydarzeń kilkukrotnie przewyższają składki członkowskie. Na dodatek, działalność jest rozproszona terytorialnie, tzn. wydarzenia organizowane są w różnych miastach w Polsce.

Z punktu widzenia zarządzania finansowego takim organizmem, można było wyróżnić kilka istotnych wyzwań:

  • kontrola budżetu każdego wydarzenia, przy czym organizatorzy działając pod jednym szyldem, pracują w różnych miastach,
  • umożliwienie kierownikom poszczególnych wydarzeń wystawianie faktur uczestnikom oraz kontrola wpłat od uczestników,
  • centralne zaksięgowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych oraz nadzór nad całością, od strony finansowej,
  • minimalizacja kosztów obsługi księgowej tak, aby maksymalne środki mogły być alokowane na działalność statutową.

 

Stowarzyszenie od 2 lat używa programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl, co pozwoliło rozwiązać wszystkie problemy. Program ten pozwala na:

  • osobne rozliczenie budżetu każdego wydarzenia,
  • dostęp do fakturowania i rozrachunków z każdego miejsca,
  • automatyczne księgowanie wszystkich dokumentów wg przyjętych schematów księgowych,
  • centralne archiwum elektroniczne wszystkich dokumentów księgowych.

Ponadto system uprawnień pozwala na kontrolę dostępu każdego użytkownika oraz zapis jego działań.

Dzięki księgowości internetowej funkcjonalność, która do tej pory była dostępna tylko dla dużych i bogatych firm, obecnie może być wdrożona w niewielkiej organizacji non-profit.

Przy dobrej organizacji finansów jedynym kosztem jest nadzór księgowy biura rachunkowego, połączony z udostępnieniem programu księgowego online.

Księgowość stowarzyszeń nie musi być droga

Od dawna wiadomo, że stopień komplikacji przepisów w dziedzinie rachunkowości w Polsce plasuje nas na szarym końcu wśród cywilizowanych krajów. Komplikacja przekłada się na pieniądze. Cierpią na tym instytucje non-profit.

Osobiście spotkałem się z sytuacjami, gdzie biura rachunkowe wyceniały usługę księgową stowarzyszeniu drożej niż firmie – „wiadomo, że z instytucją tego typu to same kłopoty”.

Idea działalności, gdzie głównym celem jest pomaganie sobie i innym jest mi szczególnie droga. Z drugiej strony nasze Państwo chce zapewnić przejrzystość działania organizacji non-profit i trudno się dziwić, że nakłada na nie obowiązki sprawozdawcze wynikające z ustawy o rachunkowości.

Nasz zespół mKsiegowa.pl dostrzegł ten problem od samego początku. Jedną z idei, która nam przyświeca jest dostarczenie prostego programu, przy pomocy którego każdy będzie mógł wykonywać księgowanie stowarzyszenia, czy fundacji.

Przygotowujemy filmy instruktażowe oraz rozbudowany system pomocy. Naszym klientom udostępniamy porady księgowe. Wspólnie z nimi tworzymy dokumentację niezbędną dla każdej organizacji non-profit. Przykładem takiej dokumentacji jest polityka rachunkowości.

Nasi pierwsi klienci z tego obszaru dali nam wiele cennych wskazówek. Sami jesteśmy zaangażowani w działalność jednego stowarzyszenia i jednej fundacji. Wiemy co takim organizacjom jest potrzebne, ale mamy również świadomość, że każda organizacja może mieć swoją specyfikę działalności i wiemy, że sporo pracy jeszcze przed nami.

Przygotowaliśmy już konfigurację dla organizacji nie będących płatnikami VAT.  Dostosowaliśmy nazwy w menu do specyfiki działania stowarzyszeń. Wersja demo jest dostępna tutaj: mKsiegowa.pl/demo-bez-vat

Na końcu tej drogi jest wizja prostego narzędzia, ktore pozwoli na zaksięgowanie wszystkich zdarzeń i natychmiastowy wydruk bilansu oraz rachunku wyników. Które będzie dostępne z każdego miejsca przez internet i zminimalizuje konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów, a zarazem pomoże przechowywać dokumentację księgową w nowoczesny sposób. Dzięki rozwiązaniom internetowym nie będzie konieczności jeżdżenia do biura rachunkowego, a informacja o rozrachunkach będzie zawsze pod ręką.

Wspólnie z wybranymi biurami rachunkowymi przygotowujemy ofertę dla instytucji NGO, które rozwiąże „problem księgowości stowarzyszeń i fundacji”.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Współpraca z firmą rachunkową – szanse i wyzwania

Każda organizacja spełniająca określone parametry zobowiązana jest do rejestrowania działalności gospodarczej w oparciu o księgi główne (tzw. amerykanka).
Większość nowo tworzonych spółek, stowarzyszeń, czy fundacji decyduje się na zlecenie usługi do biura finansowego.

Osobiście, mam doświadczenie współpracy zarówno z biurem rachunkowym, jak i z księgowymi zatrudnionymi w firmie.
W niniejszym artykule podejmę temat wyzwań z tym związanych. Mam nadzieję, że również osoby zajmujące się księgowością stowarzyszeń i fundacji znajdą tutaj interesujące wskazówki.

Kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozpatrywać w szerszym kontekście, jakim jest outsourcing.
Koncepcja outsourcingu weszła na trwałe do biznesu. O zaletach i wadach tego modelu napisano już tomy. Pierwsze praktyczne implementacje w modelu znanym obecnie miały miejsce już w lata osiemdziesiątych ubiegłego wieku. Od początku XXI wieku outsourcing procesów biznesowych stał się zjawiskiem masowym. Korporacje odkryły jego zalety i nauczyły się stosować w praktyce.

Oczywiście proces ten nie odbywa się bez problemów. Znam przypadki, w których ten sam obszar biznesowy firmy raz był zlecany na zewnątrz, po kilku latach powracał do firmy, żeby znowu być wyprowadzonym do zewnętrznego partnera w kolejnym cyklu.

Nie od dzisiaj wiadomo, że outsourcing jest skuteczny przede wszystkim wtedy, gdy obydwie strony są do niego dobrze przygotowane. Pośród wielu czynników istotnych w skutecznym outsourcingu warto wymienić dobre opisanie procesu biznesowego, będącego przedmiotem outsourcingu, oraz jego parametrów.

Dzięki postępom w modelowaniu procesów biznesowych możemy coraz skuteczniej je opisywać i mierzyć. Jeżeli proces zostanie dobrze zdefiniowany po stronie zleceniodawcy, wówczas możemy zmniejszyć tzw. szarą strefę, która może prowadzić do konfliktu. Spotkałem się z pojęciem szarej strefy jako określeniem tego obszaru działań, które towarzyszą nie zostały precyzyjnie opisane w ramach procesu biznesowego.
W księgowości to mogą być np. kwestie do jakiego stopnia biuro rachunkowe prowadzi gospodarkę magazynową klienta, lub jakie wskaźniki i w jakich terminach chcemy otrzymać od biura rachunkowego.

Kolejny przykład.
W większości metodyk zarządzania projektami zaleca się prowadzenie dokładnej analizy sposobu realizacji prac już w fazie planowania projektu. Jedną z analiz jest kwestia, czy określone zadanie zostanie zlecone na zewnątrz, czy zostanie wykonane z użyciem zasobów własnych.
Każdy doświadczony manager zna dokładnie ryzyka związane z outsourcingiem. Oprócz wymienionej już szarej strefy, możemy wymienić ryzyka związane ze zdolnością zleceniobiorcy do nieprzerwanej realizacji zleconych prac w zmiennych warunkach biznesowych, ryzyka związane z pojawiającą się okresowo koniecznością zmian zleceniobiorcy i zapewnieniem ciągłości procesu w trakcie zmian, zagrożenia związane z utratą określonych kompetencji w ramach firmy i wiele innych.

Sposoby eliminacji niektórych zagrożeń są znane. Niewątpliwie, na pierwszym miejscu należy postawić dobrze skonstruowaną umowę – zlecenie. Stworzenie dobrej umowy to wspólne zadanie dla prawnika oraz osoby dobrze znającej sam proces. Umowa pozwala przetransferować wiele ryzyk outsourcingu na zleceniobiorcę. Obserwuję sytuacje, gdzie kierownictwo firmy „uczy się” outsourcingu i już trzecia umowa zlecenia danego procesu jest perfekcyjna.

Kolejnym istotnym czynnikiem jest doświadczenie zleceniobiorcy. Ważne jest, czy zleceniobiorca realizował już, lub realizuje podobne zlecenia i czy ma zasoby do realizacji nowego. Idealnie jest, gdy istnieje możliwość uruchomienia współpracy pilotażowej, zwanej „proof of concept”.

Zaryzykuję stwierdzenie, że najistotniejszym czynnikiem sukcesu outsourcingu jest doświadczenie po stronie zleceniodawcy. Wymienię tutaj nie tylko znajomość procesu, ale także miękkie umiejętności współpracy z partnerem. Osoba odpowiedzialna za określony proces biznesowy musi umieć ułożyć sobie zasady współpracy i zapewnić właściwy plan komunikacji. Często drogą do porażki jest postawa „zlecam i zapominam o sprawie”.

Jak te ogólne rozważania mają się do obsługi księgowości przez biura finansowe?
Księgowość sprawozdawcza jest jednym z tych procesów biznesowych, który występuje w każdej organizacji o określonych parametrach. Jest narzucona przez system prawny. Przepisy narzucają szereg zasad i ograniczeń jakim podlega. Można powiedzieć, że jest bardzo dobrze określonym procesem i szkoda czasu na zbyt uważną jego analizę. Nic bardziej mylnego. Z moich obserwacji wynika, że często przedsiębiorcy zlecający księgowość nie są przygotowani do współpracy z biurem finansowym (czyli w modelu outsourcingu) i z tego wynika wiele problemów. Najważniejszy czynnik sukcesu outsourcingu często nie jest spełniony.

Jakie są objawy tego stanu rzeczy?
Biura rachunkowe są świadome szarej strefy i w cenie usługi muszą umieścić odpowiedni margines, który pozwoli obsłużyć nietypowe sytuacje. W końcu „klient nasz Pan”. Jednak, wobec rosnącej konkurencji wygrywać będą biura, które zminimalizują ryzyko szarej strefy. Warto odnieść się do najlepszych praktyk outsourcingu. Doświadczone biura finansowe zabezpieczają się przed szarą strefą umową z dobrze zdefiniowanym zakresem, przedziałami cen w zależności od ilości dokumentów księgowych w miesiącu, oraz zapisami na temat terminów dostarczenia dokumentów księgowych.

Rzadko, z kolei, znajdziemy w umowie dostarczonej przez biuro księgowe określenie terminów dostarczenia informacji o rozrachunkach, czy wyników finansowych. Najczęściej liczymy na dobre ułożenie współpracy.

Kolejnym elementem jest wiedza z dziedziny rachunkowości po stronie zleceniodawcy. Powszechnie uważa się, że zlecenie księgowania do biura finansowego rozwiązuje wszystkie problemy. Dotyczy to w szczególności mniejszych organizacji, gdzie nie ma oddzielnego stanowiska dyrektora finansowego.
Typowym przykładem jest stworzenie i ciągła aktualizacja polityki rachunkowości. Ciekaw jestem, czy ktoś robił badania jaki procent firm nie posiada tego dokumentu. W każdym razie dyrektor zarządzający może nie mieć świadomości, że dokument powinien powstać we współpracy kadry zarządzającej z księgowością. Biuro rachunkowe też często nie wychodzi z inicjatywą, jeżeli obowiązek definiowania polityki rachunkowości nie został określony w umowie.

Warto na koniec zwrócić uwagę na szanse, jakie niesie ze sobą upowszechnienie rachunkowości online, zwanej często księgowością wirtualną. Dzięki umieszczeniu przetwarzania danych „w chmurze” możemy lepiej współpracować z biurem rachunkowym. Dyrektor finansowy lub Prezes może mieć natychmiastowy dostęp do danych źródłowych i nie musi polegać na ich interpretacji. Może na przykład szybko przejrzeć jakie dokumenty składają się na określony wskaźnik. Większość programów typu „rachunkowość online” pozwala na eksport danych do arkusza kalkulacyjnego i dalszą analizę danych w różnych przekrojach.

Taki bezpośredni dostęp klienta do danych może być wyzwaniem dla biura finansowego. Nie wszystkie biura zdecydują się na taki model od razu. Jednak obserwując światowe trendy, nie mam wątpliwości, że w tym kierunku będzie rozwijał się model outsourcingu procesów księgowych. Będzie to model lepiej łączący zleceniodawcę ze zleceniobiorcą. Model, w którym szybki dostęp do danych oraz właściwa komunikacja będą grały kluczową rolę.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Rachunkowość online – przyszłość czy mit?

Wirtualna księgowość – przyszłość czy mit?

W ostatnich latach sfera wirtualna zyskuje coraz większe znaczenie, coraz więcej elementów naszego życia przenosi się w świat wirtualny. Obecnie w internecie szukamy nie tylko rozrywki, ale także praktycznych rozwiązań ułatwiających nam codzienne funkcjonowanie. Wiele osób nie potrafi już sobie wyobrazić życia bez tej sfery. Bez umiejętności robienia zakupów on-line, bez używania aplikacji pomocnych przy planowaniu, poszukiwaniu czy organizowaniu, bez narzędzi służących do szeroko pojętego tworzenia – trudno byłoby się dziś odnaleźć. Również obszar usług rachunkowości online wkracza prężnie w tę sferę.

„Integracja usług oraz przeniesienie ich do internetu to wymaganie, które firmy formułują coraz częściej” – mówi ekspert księgowy p. Albert Kupiec – „Polscy przedsiębiorcy nie traktują księgowości wirtualnej jako fanaberię, czy też nowinkę techniczną. Związane jest to z koniecznością ograniczenia nakładów pracy i czasu towarzyszące księgowości i organizacji firmy, które trzeba przenieść na inne płaszczyzny, takie jak rozwój firmy, sprzedaż, czy też czas prywatny. Niemniej ważne jest to dla osób prowadzących księgowość stowarzyszeń i fundacji”.

Obserwatorzy biznesu zastanawiają się jak będzie wyglądał rynek usług księgowych w epoce social media. Księgowi z doświadczeniem, podobnie jak fachowcy wielu innych sektorów, prowadzą blogi na tematy prawno – księgowe oraz zakładają profile na mediach społecznościowych, udzielają się na forach.

Co napędza tę machinę? Czy jest to kolejny gadżet, który przeminie jak każda moda na nowinki techniczne i organizacyjne? Czy raczej na stałe osadzi się w naszej skomputeryzowanej rzeczywistości i stanie się podstawową jej cechą? Nie ma jednoznacznych odpowiedz na te pytania. Rodzą one kolejne rozważania, czy nowoczesne, wirtualne biuro finansowe może działać i jaką wartość dodaną daje przeniesienie usług do „drugiego życia”.

Spora część przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez wizyt w biurze rachunkowym. Trzeba bowiem dostarczyć faktury, uzgodnić kategorie kosztów, omówić zaległe płatności, podpisywać cyklicznie strategiczne dokumenty. Kolejny raz trzeba się spotkać, aby omówić kwestie podatkowe i prawne. W dużych miastach wiąże się to z godzinami spędzonymi w korkach, o ile biuro finansowe nie mieści się tuż za rogiem. Do tego dochodzą dziesiątki rozmów telefonicznych po to, aby sprawdzić, kiedy trzeba zapłacić ważną fakturę i czy mamy na to środki. Zawsze jest to duży wydatek czasu, który można ograniczyć do minimum.

Wybór biura rachunkowego jest kompromisem między odległością od siedziby firmy i ceną usługi.

Na szczęście jest już coraz więcej ułatwień związanych z globalną siecią. Przedsiębiorcy powszechnie korzystają z bankowości elektronicznej, dostępnej już często nawet w telefonie. Ustawodawca umożliwił od roku 2011 wystawianie i przyjmowanie faktur elektronicznych bez konieczności ponoszenia kosztów podpisu elektronicznego, co znacznie skraca tradycyjne procedury.

Wyobraźmy sobie jak może wyglądać dzisiaj taka w pełni wirtualna „księgowa online”.

Biuro finansowe posiada oprogramowanie księgowe z pełnym dostępem online. Pracownicy przedsiębiorstwa współpracującego z takim biurem wystawiają faktury sprzedaży przy użyciu programu do fakturowania online; nie trzeba już ich ręcznie wprowadzać do programu księgowego w biurze rachunkowym. Niektóre biura będą skłonne obniżyć w takim przypadku miesięczny koszt obsługi, bo takie rozwiązanie ogranicza istotnie czas pracy i – co ważne – eliminuje wiele popełnianych przy tej okazji błędów. Faktury sprzedaży są przygotowywane na podstawie szablonu i po zatwierdzeniu są automatycznie rozsyłane e-mailem do klientów. Operacje kasowe i bankowe są wprowadzane automatycznie do systemu. Na bieżąco widać, które faktury zostały zapłacone, a które nie. Wystarczy do tego telefon z dostępem do internetu. Ponadto, przed spotkaniem biznesowym, można jednym ruchem sprawdzić w telefonie historię płatności i tym samym rzetelność partnera. Biuro rachunkowe jest dobrze zorganizowane, każdy pracownik posiada zainstalowany komunikator Skype lub inny popularny komunikator internetowy. Można się dzięki nim szybko skontaktować z klientem i zadać mu pytanie, na które odpowiedź możemy otrzymać niemalże natychmiast. Pracownicy mają bieżący dostęp do programu rachunkowości online oraz konta bankowego. Nigdy nie usłyszymy „nie mogę w tej chwili panu udzielić odpowiedzi bo właśnie informatyk instaluje nową wersję programu”. Nie ograniczy nas również sytuacja, w której dokumenty są właśnie „u księgowej” i nie mamy chwilowo do nich wglądu. Faktury zakupu (które coraz częściej otrzymujemy w postaci elektronicznej) przesyłamy do biura księgowego, wypełniając odpowiedni formularz informujący księgowość o rodzaju poniesionych kosztów. Informacje o zbliżającym się terminie płatności otrzymujemy e-mailem lub SMS-em, a wgląd w cashflow mamy w laptopie lub telefonie w każdej chwili.

Czy to wszystko utopia? Nie, takie rozwiązanie jest całkiem możliwe. Istnieją już takie biura, wykorzystujące rachunkowość online mKsiegowa.pl. Czy biuro korzystające z takiego rozwiązania będzie droższe niż biura tradycyjne? Wręcz przeciwnie. Spora cześć pracy jest zautomatyzowana, koszty mogą być zatem znacznie niższe niż w tradycyjnym biurze. Nowoczesne rozwiązanie rachunkowości online daje nam jednocześnie wygodę, z uwagi na natychmiastowy dostęp do wszelkich informacji, pewność, ponieważ eliminujemy błędy wynikające z konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów, oraz bezpieczeństwo, ponieważ powierzamy przetwarzanie i przechowywanie danych fachowcom. „Księgowa online” to skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie finansów oraz ograniczenie kosztów.

Jedyny problem jaki może się pojawić przy rozwoju księgowości wirtualnej to obawa przedsiębiorców przed nowoczesnymi rozwiązaniami. Przedsiębiorcy są często przyzwyczajeni do wizerunku mało dostępnej księgowej, która wie „lepiej” lub nie chce skorzystać z nowego rozwiązania. Badania wskazują, że główną barierą przy skorzystaniu z księgowości wirtualnej, mogą być obawy potencjalnych klientów dotyczące racjonalnego poziomu bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy mają dużo większe zaufanie do zaprzyjaźnionych księgowych oraz pracowników z Urzędu Skarbowego. W bardzo małym stopniu postrzegane jest tu ryzyko zwykłej kradzieży dokumentów, czy też ludzkich błędów jakie zdarzają się nawet wykwalifikowanym ekspertom. Przeniesienie księgowości na płaszczyznę wirtualną w zasadzie eliminuje te składniki do minimum.

Według ekspertów księgowych oraz wśród szerokiej rzeszy przedsiębiorców, zautomatyzowanie i przeniesienie księgowości w sferę online ma szanse zaistnieć na rynku.

Aby rachunkowość online została w pełni zaakceptowana, musi upowszechnić się zrozumienie w polskich firmach, jak duży wpływ będzie ona miała na organizację czasu pracy przedsiębiorstwa oraz jak silnie przełoży się to na ograniczenie kosztów w skali rocznej.

Chcę prowadzić ten blog, aby przybliżać polskim przedsiębiorcom ideą księgowości internetowej.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl

 



Obserwuj

Otrzymuj każdy nowy wpis na swoją skrzynkę e-mail.