Rachunkowość online – przyszłość czy mit?

Wirtualna księgowość – przyszłość czy mit?

W ostatnich latach sfera wirtualna zyskuje coraz większe znaczenie, coraz więcej elementów naszego życia przenosi się w świat wirtualny. Obecnie w internecie szukamy nie tylko rozrywki, ale także praktycznych rozwiązań ułatwiających nam codzienne funkcjonowanie. Wiele osób nie potrafi już sobie wyobrazić życia bez tej sfery. Bez umiejętności robienia zakupów on-line, bez używania aplikacji pomocnych przy planowaniu, poszukiwaniu czy organizowaniu, bez narzędzi służących do szeroko pojętego tworzenia – trudno byłoby się dziś odnaleźć. Również obszar usług rachunkowości online wkracza prężnie w tę sferę.

„Integracja usług oraz przeniesienie ich do internetu to wymaganie, które firmy formułują coraz częściej” – mówi ekspert księgowy p. Albert Kupiec – „Polscy przedsiębiorcy nie traktują księgowości wirtualnej jako fanaberię, czy też nowinkę techniczną. Związane jest to z koniecznością ograniczenia nakładów pracy i czasu towarzyszące księgowości i organizacji firmy, które trzeba przenieść na inne płaszczyzny, takie jak rozwój firmy, sprzedaż, czy też czas prywatny. Niemniej ważne jest to dla osób prowadzących księgowość stowarzyszeń i fundacji”.

Obserwatorzy biznesu zastanawiają się jak będzie wyglądał rynek usług księgowych w epoce social media. Księgowi z doświadczeniem, podobnie jak fachowcy wielu innych sektorów, prowadzą blogi na tematy prawno – księgowe oraz zakładają profile na mediach społecznościowych, udzielają się na forach.

Co napędza tę machinę? Czy jest to kolejny gadżet, który przeminie jak każda moda na nowinki techniczne i organizacyjne? Czy raczej na stałe osadzi się w naszej skomputeryzowanej rzeczywistości i stanie się podstawową jej cechą? Nie ma jednoznacznych odpowiedz na te pytania. Rodzą one kolejne rozważania, czy nowoczesne, wirtualne biuro finansowe może działać i jaką wartość dodaną daje przeniesienie usług do „drugiego życia”.

Spora część przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez wizyt w biurze rachunkowym. Trzeba bowiem dostarczyć faktury, uzgodnić kategorie kosztów, omówić zaległe płatności, podpisywać cyklicznie strategiczne dokumenty. Kolejny raz trzeba się spotkać, aby omówić kwestie podatkowe i prawne. W dużych miastach wiąże się to z godzinami spędzonymi w korkach, o ile biuro finansowe nie mieści się tuż za rogiem. Do tego dochodzą dziesiątki rozmów telefonicznych po to, aby sprawdzić, kiedy trzeba zapłacić ważną fakturę i czy mamy na to środki. Zawsze jest to duży wydatek czasu, który można ograniczyć do minimum.

Wybór biura rachunkowego jest kompromisem między odległością od siedziby firmy i ceną usługi.

Na szczęście jest już coraz więcej ułatwień związanych z globalną siecią. Przedsiębiorcy powszechnie korzystają z bankowości elektronicznej, dostępnej już często nawet w telefonie. Ustawodawca umożliwił od roku 2011 wystawianie i przyjmowanie faktur elektronicznych bez konieczności ponoszenia kosztów podpisu elektronicznego, co znacznie skraca tradycyjne procedury.

Wyobraźmy sobie jak może wyglądać dzisiaj taka w pełni wirtualna „księgowa online”.

Biuro finansowe posiada oprogramowanie księgowe z pełnym dostępem online. Pracownicy przedsiębiorstwa współpracującego z takim biurem wystawiają faktury sprzedaży przy użyciu programu do fakturowania online; nie trzeba już ich ręcznie wprowadzać do programu księgowego w biurze rachunkowym. Niektóre biura będą skłonne obniżyć w takim przypadku miesięczny koszt obsługi, bo takie rozwiązanie ogranicza istotnie czas pracy i – co ważne – eliminuje wiele popełnianych przy tej okazji błędów. Faktury sprzedaży są przygotowywane na podstawie szablonu i po zatwierdzeniu są automatycznie rozsyłane e-mailem do klientów. Operacje kasowe i bankowe są wprowadzane automatycznie do systemu. Na bieżąco widać, które faktury zostały zapłacone, a które nie. Wystarczy do tego telefon z dostępem do internetu. Ponadto, przed spotkaniem biznesowym, można jednym ruchem sprawdzić w telefonie historię płatności i tym samym rzetelność partnera. Biuro rachunkowe jest dobrze zorganizowane, każdy pracownik posiada zainstalowany komunikator Skype lub inny popularny komunikator internetowy. Można się dzięki nim szybko skontaktować z klientem i zadać mu pytanie, na które odpowiedź możemy otrzymać niemalże natychmiast. Pracownicy mają bieżący dostęp do programu rachunkowości online oraz konta bankowego. Nigdy nie usłyszymy „nie mogę w tej chwili panu udzielić odpowiedzi bo właśnie informatyk instaluje nową wersję programu”. Nie ograniczy nas również sytuacja, w której dokumenty są właśnie „u księgowej” i nie mamy chwilowo do nich wglądu. Faktury zakupu (które coraz częściej otrzymujemy w postaci elektronicznej) przesyłamy do biura księgowego, wypełniając odpowiedni formularz informujący księgowość o rodzaju poniesionych kosztów. Informacje o zbliżającym się terminie płatności otrzymujemy e-mailem lub SMS-em, a wgląd w cashflow mamy w laptopie lub telefonie w każdej chwili.

Czy to wszystko utopia? Nie, takie rozwiązanie jest całkiem możliwe. Istnieją już takie biura, wykorzystujące rachunkowość online mKsiegowa.pl. Czy biuro korzystające z takiego rozwiązania będzie droższe niż biura tradycyjne? Wręcz przeciwnie. Spora cześć pracy jest zautomatyzowana, koszty mogą być zatem znacznie niższe niż w tradycyjnym biurze. Nowoczesne rozwiązanie rachunkowości online daje nam jednocześnie wygodę, z uwagi na natychmiastowy dostęp do wszelkich informacji, pewność, ponieważ eliminujemy błędy wynikające z konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów, oraz bezpieczeństwo, ponieważ powierzamy przetwarzanie i przechowywanie danych fachowcom. „Księgowa online” to skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie finansów oraz ograniczenie kosztów.

Jedyny problem jaki może się pojawić przy rozwoju księgowości wirtualnej to obawa przedsiębiorców przed nowoczesnymi rozwiązaniami. Przedsiębiorcy są często przyzwyczajeni do wizerunku mało dostępnej księgowej, która wie „lepiej” lub nie chce skorzystać z nowego rozwiązania. Badania wskazują, że główną barierą przy skorzystaniu z księgowości wirtualnej, mogą być obawy potencjalnych klientów dotyczące racjonalnego poziomu bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy mają dużo większe zaufanie do zaprzyjaźnionych księgowych oraz pracowników z Urzędu Skarbowego. W bardzo małym stopniu postrzegane jest tu ryzyko zwykłej kradzieży dokumentów, czy też ludzkich błędów jakie zdarzają się nawet wykwalifikowanym ekspertom. Przeniesienie księgowości na płaszczyznę wirtualną w zasadzie eliminuje te składniki do minimum.

Według ekspertów księgowych oraz wśród szerokiej rzeszy przedsiębiorców, zautomatyzowanie i przeniesienie księgowości w sferę online ma szanse zaistnieć na rynku.

Aby rachunkowość online została w pełni zaakceptowana, musi upowszechnić się zrozumienie w polskich firmach, jak duży wpływ będzie ona miała na organizację czasu pracy przedsiębiorstwa oraz jak silnie przełoży się to na ograniczenie kosztów w skali rocznej.

Chcę prowadzić ten blog, aby przybliżać polskim przedsiębiorcom ideą księgowości internetowej.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl

 

Advertisements

0 Responses to “Rachunkowość online – przyszłość czy mit?”



  1. Dodaj komentarz

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: