Współpraca z firmą rachunkową – szanse i wyzwania

Każda organizacja spełniająca określone parametry zobowiązana jest do rejestrowania działalności gospodarczej w oparciu o księgi główne (tzw. amerykanka).
Większość nowo tworzonych spółek, stowarzyszeń, czy fundacji decyduje się na zlecenie usługi do biura finansowego.

Osobiście, mam doświadczenie współpracy zarówno z biurem rachunkowym, jak i z księgowymi zatrudnionymi w firmie.
W niniejszym artykule podejmę temat wyzwań z tym związanych. Mam nadzieję, że również osoby zajmujące się księgowością stowarzyszeń i fundacji znajdą tutaj interesujące wskazówki.

Kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozpatrywać w szerszym kontekście, jakim jest outsourcing.
Koncepcja outsourcingu weszła na trwałe do biznesu. O zaletach i wadach tego modelu napisano już tomy. Pierwsze praktyczne implementacje w modelu znanym obecnie miały miejsce już w lata osiemdziesiątych ubiegłego wieku. Od początku XXI wieku outsourcing procesów biznesowych stał się zjawiskiem masowym. Korporacje odkryły jego zalety i nauczyły się stosować w praktyce.

Oczywiście proces ten nie odbywa się bez problemów. Znam przypadki, w których ten sam obszar biznesowy firmy raz był zlecany na zewnątrz, po kilku latach powracał do firmy, żeby znowu być wyprowadzonym do zewnętrznego partnera w kolejnym cyklu.

Nie od dzisiaj wiadomo, że outsourcing jest skuteczny przede wszystkim wtedy, gdy obydwie strony są do niego dobrze przygotowane. Pośród wielu czynników istotnych w skutecznym outsourcingu warto wymienić dobre opisanie procesu biznesowego, będącego przedmiotem outsourcingu, oraz jego parametrów.

Dzięki postępom w modelowaniu procesów biznesowych możemy coraz skuteczniej je opisywać i mierzyć. Jeżeli proces zostanie dobrze zdefiniowany po stronie zleceniodawcy, wówczas możemy zmniejszyć tzw. szarą strefę, która może prowadzić do konfliktu. Spotkałem się z pojęciem szarej strefy jako określeniem tego obszaru działań, które towarzyszą nie zostały precyzyjnie opisane w ramach procesu biznesowego.
W księgowości to mogą być np. kwestie do jakiego stopnia biuro rachunkowe prowadzi gospodarkę magazynową klienta, lub jakie wskaźniki i w jakich terminach chcemy otrzymać od biura rachunkowego.

Kolejny przykład.
W większości metodyk zarządzania projektami zaleca się prowadzenie dokładnej analizy sposobu realizacji prac już w fazie planowania projektu. Jedną z analiz jest kwestia, czy określone zadanie zostanie zlecone na zewnątrz, czy zostanie wykonane z użyciem zasobów własnych.
Każdy doświadczony manager zna dokładnie ryzyka związane z outsourcingiem. Oprócz wymienionej już szarej strefy, możemy wymienić ryzyka związane ze zdolnością zleceniobiorcy do nieprzerwanej realizacji zleconych prac w zmiennych warunkach biznesowych, ryzyka związane z pojawiającą się okresowo koniecznością zmian zleceniobiorcy i zapewnieniem ciągłości procesu w trakcie zmian, zagrożenia związane z utratą określonych kompetencji w ramach firmy i wiele innych.

Sposoby eliminacji niektórych zagrożeń są znane. Niewątpliwie, na pierwszym miejscu należy postawić dobrze skonstruowaną umowę – zlecenie. Stworzenie dobrej umowy to wspólne zadanie dla prawnika oraz osoby dobrze znającej sam proces. Umowa pozwala przetransferować wiele ryzyk outsourcingu na zleceniobiorcę. Obserwuję sytuacje, gdzie kierownictwo firmy „uczy się” outsourcingu i już trzecia umowa zlecenia danego procesu jest perfekcyjna.

Kolejnym istotnym czynnikiem jest doświadczenie zleceniobiorcy. Ważne jest, czy zleceniobiorca realizował już, lub realizuje podobne zlecenia i czy ma zasoby do realizacji nowego. Idealnie jest, gdy istnieje możliwość uruchomienia współpracy pilotażowej, zwanej „proof of concept”.

Zaryzykuję stwierdzenie, że najistotniejszym czynnikiem sukcesu outsourcingu jest doświadczenie po stronie zleceniodawcy. Wymienię tutaj nie tylko znajomość procesu, ale także miękkie umiejętności współpracy z partnerem. Osoba odpowiedzialna za określony proces biznesowy musi umieć ułożyć sobie zasady współpracy i zapewnić właściwy plan komunikacji. Często drogą do porażki jest postawa „zlecam i zapominam o sprawie”.

Jak te ogólne rozważania mają się do obsługi księgowości przez biura finansowe?
Księgowość sprawozdawcza jest jednym z tych procesów biznesowych, który występuje w każdej organizacji o określonych parametrach. Jest narzucona przez system prawny. Przepisy narzucają szereg zasad i ograniczeń jakim podlega. Można powiedzieć, że jest bardzo dobrze określonym procesem i szkoda czasu na zbyt uważną jego analizę. Nic bardziej mylnego. Z moich obserwacji wynika, że często przedsiębiorcy zlecający księgowość nie są przygotowani do współpracy z biurem finansowym (czyli w modelu outsourcingu) i z tego wynika wiele problemów. Najważniejszy czynnik sukcesu outsourcingu często nie jest spełniony.

Jakie są objawy tego stanu rzeczy?
Biura rachunkowe są świadome szarej strefy i w cenie usługi muszą umieścić odpowiedni margines, który pozwoli obsłużyć nietypowe sytuacje. W końcu „klient nasz Pan”. Jednak, wobec rosnącej konkurencji wygrywać będą biura, które zminimalizują ryzyko szarej strefy. Warto odnieść się do najlepszych praktyk outsourcingu. Doświadczone biura finansowe zabezpieczają się przed szarą strefą umową z dobrze zdefiniowanym zakresem, przedziałami cen w zależności od ilości dokumentów księgowych w miesiącu, oraz zapisami na temat terminów dostarczenia dokumentów księgowych.

Rzadko, z kolei, znajdziemy w umowie dostarczonej przez biuro księgowe określenie terminów dostarczenia informacji o rozrachunkach, czy wyników finansowych. Najczęściej liczymy na dobre ułożenie współpracy.

Kolejnym elementem jest wiedza z dziedziny rachunkowości po stronie zleceniodawcy. Powszechnie uważa się, że zlecenie księgowania do biura finansowego rozwiązuje wszystkie problemy. Dotyczy to w szczególności mniejszych organizacji, gdzie nie ma oddzielnego stanowiska dyrektora finansowego.
Typowym przykładem jest stworzenie i ciągła aktualizacja polityki rachunkowości. Ciekaw jestem, czy ktoś robił badania jaki procent firm nie posiada tego dokumentu. W każdym razie dyrektor zarządzający może nie mieć świadomości, że dokument powinien powstać we współpracy kadry zarządzającej z księgowością. Biuro rachunkowe też często nie wychodzi z inicjatywą, jeżeli obowiązek definiowania polityki rachunkowości nie został określony w umowie.

Warto na koniec zwrócić uwagę na szanse, jakie niesie ze sobą upowszechnienie rachunkowości online, zwanej często księgowością wirtualną. Dzięki umieszczeniu przetwarzania danych „w chmurze” możemy lepiej współpracować z biurem rachunkowym. Dyrektor finansowy lub Prezes może mieć natychmiastowy dostęp do danych źródłowych i nie musi polegać na ich interpretacji. Może na przykład szybko przejrzeć jakie dokumenty składają się na określony wskaźnik. Większość programów typu „rachunkowość online” pozwala na eksport danych do arkusza kalkulacyjnego i dalszą analizę danych w różnych przekrojach.

Taki bezpośredni dostęp klienta do danych może być wyzwaniem dla biura finansowego. Nie wszystkie biura zdecydują się na taki model od razu. Jednak obserwując światowe trendy, nie mam wątpliwości, że w tym kierunku będzie rozwijał się model outsourcingu procesów księgowych. Będzie to model lepiej łączący zleceniodawcę ze zleceniobiorcą. Model, w którym szybki dostęp do danych oraz właściwa komunikacja będą grały kluczową rolę.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Advertisements

0 Responses to “Współpraca z firmą rachunkową – szanse i wyzwania”



  1. Dodaj komentarz

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: