Start-up „w chmurze”. 10 porad jak tanio zorganizować pracę w firmie.

W Polsce powstaje ponad 20 tys. nowych spółek z o.o. rocznie. Tendencja ta utrzymuje się od pewnego czasu.

Spora część firm powstaje jako wehikuł prawny do realizacji pomysłu na biznes. Twórcy lub autorzy pomysłu zakładają spółkę prawa handlowego, często razem z inwestorem, aby podjąć próbę wprowadzenia innowacji na rynek.

Po założeniu firmy przychodzi czas na realizację misternie budowanego biznes planu. Tutaj wiele firm napotyka na stały problem: koszty często są większe, niż zakładano, a przychody przeciwnie – mniejsze. Analizując przekroczenie biznes planu po stronie kosztów można wskazać kilku często pojawiających się przyczyn tego stanu rzeczy: niedoszacowanie składników kosztowych, nie uwzględnienie niektórych elementów w biznes planie, a przede wszystkim brak solidnej analizy ryzyka (kto umieszcza w biznes planie rezerwę wynikającą ze skwantyfikowanej analizy zagrożeń?).

W trakcie realizacji projektu zespół ma trudny orzech do zgryzienia: jak gospodarować środkami, by zrealizować przyjęte cele biznesowe?

Stałym składnikiem kosztowym jest zakup odpowiedniego oprogramowania do wspomagania podstawowych procesów w firmie. Koncepcja „oprogramowania w chmurze” pozwala na znaczną redukcję kosztów początkowych i przeniesienie ich na później.

Zainteresowanym podaję 10 pomysłów na wykorzystanie stale rosnącej oferty programów dostępnych „w chmurze”.

1. Księgowość
Spółka z o.o. zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości opartej o tzw. księgi handlowe. Oferta programów „w chmurze”, wbrew pozorom, nie jest jeszcze zbyt szeroka.
Polecam oczywiście abonament mBilans w serwisie mKsiegowa.pl do prowadzenia księgowości własnymi siłami lub współpracę z jednym z polecanych biur rachunkowych.
Koszt: 99 zł netto miesięcznie

2. Telefon i fax
W formularzu rejestracji firmy, oprócz miejsca prowadzenia ksiąg handlowych, należy podać numer telefonu oraz ewentualnie faxu. Można oczywiście zamówić linię telefoniczną u jednego z operatorów, ale jeżeli mamy dostęp do internetu, dlaczego nie wykupić usługę wirtualną?
Polecam freeconet.pl. Do kompletu zainstalujemy sobie nieodpłatnie telefonię internetową do rozmów prowadzonych w ramach zespołu (Skype, Tango).
Koszt 5,70 zł netto miesięcznie plus koszty rozmów (numer miejski oraz fax)

3. CRM
Większość rodzajów działalności bazuje na budowaniu relacji z klientami. W praktyce dobrze prowadzony notes wystarcza, gdy liczba klientów nie przekracza stu i jedna osoba zajmuje się nawiązywaniem i pielęgnowaniem kontaktów. W każdym innym przypadku niezbędne jest uporządkowanie gromadzonej informacji przy pomocy programu komputerowego.
Do tego dochodzą masowe wysyłanie emaili, obsługa zgłoszeń serwisowych, itd.
Część firm zdecyduje się na instalację jednego z darmowych pakietów CRM we własnym zakresie. Szybko jednak dochodzily do wniosku, że szkoda nam czasu na zajmowanie się problemami powstającymi podczas użytkowania programu.
Polecam więc otwarty CRM vTiger, udostępniany razem z obsługą przez opensaas.pl.
Koszt: 50 zł netto miesięcznie

4. Poczta elektroniczna, strona www, współdzielenie dokumentów oraz kalendarza
Jeżeli wykupiliśmy już domenę i chcemy założyć pracownikom adres email typu imie.nazwisko@firma.pl, a na dodatek liczba kont nie przekracza 50, wówczas dobrym wyborem jest serwis Google Apps. Z pomocą znajomego lub samemu możemy bez problemu skonfigurować pocztę, w której każdy otrzymuje kilka Gb przestrzeni dyskowej na przechowywanie poczty.
Proste strony www możemi tworzyć sami przy pomocy narzędzi dostępnych również w Google Aps. Bardziej zaawansowane strony będziemy raczej skłonni zlecić wyspecjalizowanej firmie.
Narzędzie to pozwala również przechowywać podstawową dokumentację firmy, udostępniać dokumenty wybranym osobom oraz współpracować przy ich tworzeniu. Bardzo zgrabnie opracowana jest historia zmian dokumentów pokazująca kto, kiedy, co zmienił oraz pozwalająca na powrót do wcześniejszej wersji. Możliwości edycyjne daleko jeszcze odbiegają od funkcjonalności najbardziej znanych pakietów biurowych, ale wystarczają do większości prac.
Do tego mamy kalendarz pozwalający zapanować nad spotkaniami.
Koszt: 0 zł, jeżeli godzimy się na wyświetlanie reklam z boku ekranu

5. Fakturowanie
Wystawianie faktur klientom jest często ukoronowaniem długiego ciągu wysiłków zmierzających do przygotowania oferty rynkowej. Jeżeli liczba wystawianych faktur w miesiącu nie przekracza kilku pozycji w rejestrze sprzedaży, wówczas można skorzystać z pakietu biurowego i jednego z wielu szablonów dostępnych w internecie.
Każdej firmie życzę tych faktur jak najwięcej (szczególnie tych zapłaconych) i już powyżej kilku sztuk miesięcznie szybko zaczniemy się gubić w numeracji, wersjach dokumentu oraz w płatnościach za nie.
Warto skorzystać z dobrego programu do fakturowania, który na dodatek pozwala rejestrować oferty, zamówienia oraz rozrachunki faktur. Często zachodzi też konieczność wystawiania faktur i rachunków w określonych cyklach okresowych w trakcie trwania umowy z klientem.
We wszystkich tych sytuacjach polecam serwis mKsiegowa.pl.
Koszt 0 zł (w ramach abonamentu mBilans z pkt1).

6. Magazyn
Dla firm handlowych prowadzenie magazynu jest jednym z podstawowych elementów działania. Jeżeli liczba operacji magazynowych nie przekracza kilkudziesięciu w miesiącu można radzić sobie przy pomocy arkusza kalkulacyjnego.
W każdym innym przypadku nie obejdzie się bez programu magazynowego.
Polecam mKsiegowa.pl.
Koszt 0 zł (w ramach abonamentu mBilans z pkt1).

7. Zarządzanie procesami
W każdej firmie i instytucji realizowanych jest przynajmniej kilka różnych procesów, i to bardzo często równolegle. Pewne sprawy są dla nas tak oczywiste, że nie tylko nie traktujemy ich jako konkretną sekwencję następujących po sobie działań, ale nawet nie zdajemy sobie sprawy, jak wielkie korzyści może przynieść odpowiednia nad nimi kontrola. Dbanie o zapasy materiałów biurowych, rekrutacja i ocena pracownika czy organizacja corocznego spotkania wigilijnego w firmie jest procesem, który zawsze może być wykonany lepiej.

Już pobieżna analiza wykonywanych rutynowo prac pozwala nie tylko skrócić czas ich realizacji (i tym samym ograniczyć koszty), ale bardzo często wysoce poprawić ich jakość dla ostatecznego odbiorcy. Do wsparcia optymalizacji procesów oraz ich kontroli dobrze nadają się proste i łatwe w obsłudze aplikacje webowe. Umożliwiają one nie tylko przeniesienie realnego schematu działania na zapis elektroniczny w systemie, ale także na grupową i zautomatyzowaną pracę nad kolejnymi zadaniami w danym procesie.

Polecam BiZi – www.bizi-system.pl
Koszt: 0 PLN
Dodatkowo można skorzystać z płatnego audytu procesów oraz konfiguracji oprogramowania pod kątem zoptymalizowanego już rzeczywistego procesu.

8. Kopie zapasowe
Archiwizacja kluczowych danych jest często zaniedbanym składnikiem planowania działalności firmy. Nieczęsto zdaża się, aby została uwzględniona w biznes planie.
Znaczenie tego elementu rośnie w ostatnich czasach wraz z popularyzacją laptopów. Oprócz zdarzeń związanych z awarią komputera dochodzą przypadki upuszczenia laptopa z pewnej wysokości, czy kradzież.
Na szczęście mamy już do dyspozycji kilka praktycznych rozwiązań. Polecam dropbox.com.
Koszt 0 zł (do 2 Gb).

9. Szkolenia przez internet
Na organizację demonstracji programów komputerowych, czy szkolenia personelu w przeznaczonych do tego celu salach szkoleniowych coraz częściej szkoda nam czasu i pieniędzy.
Szkolenia przez internet weszły już do codziennego użytku. Polecam serwis join.me.
Koszt 0 zl (jeżeli pogodzimy się z ograniczeniami darmowej wersji).

10. Zarządzanie wiedzą
W dobie innowacyjnej gospodarki jest to bardzo ważna dziedzina, która niejednemu prezesowi spędza sen z powiek. Każdy, kto spotkał się z poważnym wdrożeniem systemu typu knowledge management, wie z jakimi wyzwaniami trzeba się zmierzyć.
Na nasze potrzeby określiliśmy sobie kilka zupełnie podstawowych wymagań, żeby nie „strzelać z armaty do muchy”. Doszliśmy do wniosku, że mechanizm typu „wiki” wystarczy na początek, aby mieć wygodne miejsce do tworzenia artykułów i zapewnić, aby podstawowy zakres wiedzy była dostępny członkom zespołu we właściwej proporcji.
Koszt 0 zl (zdecydowaliśmy się na własną instalację pakietu pmwiki)

Powyższe porady bazują na moich osobistych doświadczeniach. Mam świadomość, że sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie – powstają coraz to nowe serwisy. Oprogramowanie sukcesywnie będzie przenosić się „do chmury”. Sami używamy już kilka programów w chmurze i może się zdarzyć, że w najbliższym czasie zmienimy któreś z wymienionych rozwiązań – to też jest zaleta „chmury”, że nie musimy czekać, aż jakaś inwestycja w licencję się zamortyzuje.
Piękne jest to, że w ciągu kilku dni można prawie bezkosztowo zorganizować podstawowe procesy biznesowe w sturtupe, których może pozazdrościć niejedna większa i długo funkcjonująca firma.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Uwaga: Podane w artykule ceny są orientacyjne i nie stanowią oferty handlowej.

Advertisements

0 Responses to “Start-up „w chmurze”. 10 porad jak tanio zorganizować pracę w firmie.”



  1. Dodaj komentarz

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: