Archiwum dla Marzec 2012

business in Poland – księgowość dla inwestorów zagranicznych

Dzisiaj zamierzam napisać na temat prowadzenia interesów w Polsce z punktu widzenia Brytyjczyka. Do przemyśleń skłoniła mnie pewna rozmowa z brytyjskim przedsiębiorcą, który założył firmę w Polsce i skorzystał z serwisu http://mksiegowa.pl.

Przyglądając się bliżej kwestii wsparcia brytyjskich inwestycji w obszarze małego biznesu w Polsce nabieram przekonania, że oferta polskich firm w tym zakresie jest niewielka. Księgowość dla obcokrajowców koncentruje się na „dużym” biznesie. Z drugiej strony spora jest oferta w internecie dla Polaków zakładających firmy w Wielkiej Brytanii.

O wsparciu dla biznesu ze strony Polskiej Agencji Informacji i Inwestycji Zagranicznych (PAIiIZ) napisano już sporo. Agencja ta podaje też wiele  interesujących statystyk, jeśli chodzi o inwestycje zagraniczne. Wielka Brytania była w roku 2010 na szóstym miejscu pod tym względem w Polsce.

Niedawno PAIiIZ przygotował wspólnie z kancelarią Gide Loyrette Nouel dokument pod tytułem „Legal aspects of Doing Business in Poland 2012”. Dokument dosyć dokładnie opisuje wiele aspektów prowadzenia interesów w Polsce. Niewiele jednak napisano na temat prowadzenia księgowości.

Zasady prowadzenia rachunkowości w Polsce różnią się w istotny sposób od zasad w innych krajach. Jak się niejednokrotnie przekonałem, różne standardy dla spółek prawa handlowego i działalności gospodarczej to coś, co budzi zdziwienie u moich angielskich rozmówców. Stopień skomplikowania zasad prowadzenia księgowości w porównaniu do brytyjskich wygląda dla nas niekorzystnie.

Outsourcing usług księgowych w Wielkiej Brytanii jest dosyć popularny. Zdaniem jednak mojego rozmówcy, główną motywacją firm decydujących się na zlecanie księgowości na zewnątrz jest obniżanie kosztów, a nie stopień skomplikowania przepisów.

Wśród małych przedsiębiorców w Wielkiej Brytanii powszechne jest samodzielne rozliczanie prowadzonej działalności. Odbywa się to w oparciu o podobne standardy księgowości, jakie w naszym kraju stosuje się do spółek prawa handlowego. Nie ma tam osobnych zasad księgowych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Księgowość jest po  prostu mniej skomplikowana.

Z drugiej strony zasady księgowości w Polsce są tak rozbudowane, że większość małych spółek prawa handlowego (z tego co wiem, to ok. 90%) korzysta z oferty biura rachunkowego.

Wracam do rozważań „z naszego podwórka”.

Specyfiką programu księgowego online mKsiegowa.pl jest prezentowanie w programie każdego dokumentu księgowego w postaci czytelnej dla przedsiębiorcy.

Na przykład, wystawiona w programie faktura sprzedaży jest prezentowana na ekranie jako faktura (co nie jest oczywiste w innych programach księgowych). Z każdą fakturą jest związany stosowny dokument księgowania tej faktury. Każdy może więc zobaczyć to co go interesuje. Przedsiębiorca „widzi” fakturę, natomiast księgowa „widzi” dowód księgowy. Przedsiębiorca nie musi mieć wiedzy księgowej, aby wprowadzić fakturę do programu. Podobnie jest z innymi dokumentami.

Pokazałem taką filozofię programu pewnemu brytyjskiemu przedsiębiorcy i powiedział „This is exactly what I need!”. Trzeba dodać, że człowiek ten był już „po przejściach” rozwijając swoją działalność w Polsce.

Spodobało mu się również to, że może poruszać się w programie księgowym używając języka angielskiego. Wystarczy przełączyć interfejs programu na inny język.

Może podglądać bilans próbny oraz rachunek zysków i strat swojej firmy logując się do programu ze laptopa. Może też sprawdzić bieżący stan rozrachunków z dowolnym klientem. To jest coś, czego nie znalazł w ofercie żadnego biura rachunkowego.

Liczymy na to, że oferując program dwujęzyczny (na razie interfejs polski i angielski) ułatwi przedsiębiorcom inwestującym w Polsce prowadzenie biznesu. Nie tylko przedsiębiorcom z Wielkiej Brytanii, lecz również z innych krajów. Planujemy też rozszerzenie interfejsu programu o kolejne języki obce.
Na razie uruchomiliśmy serwis w języku angielskim AccountingInPoland.com. Zapraszamy.

Reklamy

Telepraca w księgowości

Jedną z oczywistych korzyści wynikających z prowadzenia rachunkowości w internecie jest możliwość telepracy. Coraz więcej firm rozumie potrzebę umożliwiania pracownikom pracy z domu. Obserwuję spory postęp w tej dziedzinie.

Na temat telepracy napisano już wiele artykułów oraz przeprowadzono sporo badań. Dzięki rozwojowi internetu przestał to być problem techniczny, czy kosztowy. Podsumujmy kilka powszechnie znanych faktów i wniosków z nich wynikających. Zobaczmy jak to się ma do księgowości.

Panuje powszechne przekonanie, potwierdzone licznymi doświadczeniami, że telepraca pozwala na ograniczenie kosztów, zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. O ile, dla pracodawców umożliwiających telepracę, istotne ograniczenie kosztów jest zauważalne dopiero w większej skali czasowej, o tyle korzyści finansowe pracownika są natychmiastowe i oczywiste: ograniczenie kosztów dojazdu do miejsca pracy, oszczędność czasu.

Firmy wdrażające telepracę odnotowują dodatkowe efekty, jak zwiększenie wydajności, większej lojalności pracowników. Telepraca jest traktowana jako benefit, szczególnie przez pracowników wychowanych w erze internetu.

Niezwykle istotnym efektem wdrożenia telepracy jest przestawienie myślenia kadry kierowniczej na pracę zadaniową. Wymaga to oczywiście wyższych kwalifikacji menedżerskich i daje  długofalowe korzyści dla firmy.

Mając pracownika pod ręką kierownik ma komfort bezpośredniego wglądu w wykonywaną pracę. Przy pracy zdalnej kierownik musi wspólnie z pracownikiem zaplanować zadanie oraz zastanowić się, w jaki sposób monitorować postęp prac. Najczęściej zresztą telepraca dotyczy ustalonych z pracownikiem dni w tygodniu. Niektórzy pracodawcy unikają ustalania poniedziałku i piątku jako dni przeznaczonych na pracę zdalną. Ogranicza się w ten sposób pokusę skracania dnia pracy, w celu wydłużenia weekendu.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę planując telepracę w księgowości?

Dział księgowości jest tym miejscem w firmie, gdzie stosunkowo łatwo jest zorganizować pracę z domu. Na dodatek telepraca w tym przypadku ujawnia swoje wszystkie zalety.

Niezbędne warunki można podzielić na kilka kategorii:

1. Warunki prawne – pracodawca musi przygotować odpowiednie aneksy do umów o pracę. Aneks będzie określał warunki wykonywania pracy zdalnej.

2. Komunikacja:

  • firma musi być podłączona do internetu stałym łączem (co w dzisiejszych czasach jest coraz bardziej powszechne)
  • pracownik musi mieć stałe łącze do internetu (warto w aneksie do umowy ustalić, czy pracownik ma prawo do odzyskania części ponoszonych z tego tytułu kosztów)
  • warto ustalić sposób wewnętrznej komunikacji telefonicznej; jeżeli zachodzi konieczność prowadzenia dłuższych rozmów, należy przewidzieć instalację programu telefonii internetowej (np. program Skype) na wszystkich komputerach działu księgowości i innych działów, w zależności od organizacji pracy
  • jeżeli pracownik dodatkowo obsługuje kontrahentów zewnętrznych, wówczas trzeba pomyśleć o przekierowaniu rozmów na telefon prywatny, lub przyzwyczajenie klientów do komunikowania się przez telefon komórkowy pracownika

3. Oprogramowanie – warto skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje http://mksiegowa.pl

4. Organizacja pracy po stronie pracownika – poza posiadaniem stałego łącza internetowego i telefonu, to przygotowanie miejsca do pracy w miarę odizolowanego od hałasu.

5. Organizacja pracy ze strony kierownika – wiele prac wykonywanych w dziale księgowości jest szczególnie łatwo wykonywać w domu i łatwo te prace monitorować. Należą do nich: wprowadzanie dokumentów, wprowadzanie wyciągów bankowych, uzgadnianie obrotów i sald, itp. Oczywiście, im bardziej firma dostosowana jest do obiegu dokumentów elektronicznych, tym więcej prac można wykonywać w domu. Dobrym przykładem jest wystawianie faktur sprzedaży. Przy spełnieniu określonych warunków i za zgodą kontrahentów, można je przygotowywać i wysyłać w postaci elektronicznej. Program http://mksiegowa.pl jest przystosowany do tej opcji.

Moje osobiste doświadczenie związane z organizacją telepracy jest bardzo pozytywne. Wiąże się to przede wszystkim z charakterem mojej pracy oraz znacznym czasem poświęcanym na dojazd do pracy. Doświadczenie wyniesione z praktyki zarządzania projektami ułatwia mi planowanie pracy dla siebie i innych, a potem monitorowanie jej przebiegu. Zachęcam wszystkich przedsiębiorców, aby telepraca stała się trwałym elementem organizacji firmy.

Jak księgować internetowe płatności

Dzisiaj kilka zdań na temat coraz bardziej popularnych płatności mobilnych. Co kilka miesięcy obserwuję powstanie nowego serwisu płatności internetowych w Polsce. Coraz więcej dostępnych jest rozwiązań e-portfela. We wrześniu 2011 roku Google wprowadził swoją usługę Google Wallet.

Dostawcy usług e-portfela (ang. eWallet) otwierają nowe możliwości w zakresie mobilnych płatności. Prześcigają się w tworzeniu rozwiązań działających w smartfonach. Rozwiązania te są chętnie integrowane przez eCommerce, ale nie tylko. Na przykład Starbucks łączy swój e-portfel z programem lojalnościowym.

Należy pamiętać, że płatność dokonana „w chmurze” jest tylko początkiem całego procesu, który musi zakończyć się zaksięgowaniem zapłaty na koncie odbiorcy i rozliczeniem transakcji.

Wiele firm (szczególnie z branży eCommerce) nie wyobraża sobie działalności bez integracji z wybranym systemem płatności internetowych. Inne firmy dopiero się przyglądają. Jak to wygląda z punktu widzenia księgowości?

Najczęściej płatności internetowe to wiele wpłat o niewielkiej wartości. Można je porównać do wpłat na rachunek bankowy. W zależności od konfiguracji i rodzaju serwisu zgromadzone środki są automatycznie przelewane na rachunek bankowy firmy w określonych odstępach czasu. Spotykane jest też rozwiązanie, w którym przekazanie środków następuje w momencie, gdy na rachunku internetowym zgromadzi się określona kwota pieniędzy. Z kwoty przelewu potrącana jest prowizja serwisu.

Jak to księgować?

Najczęściej radzimy użytkownikom mKsięgowej, aby księgowali wyciągi z rachunku internetowego podobnie, jak wyciągi bankowe. Problemem może być ilość tych operacji w miesiącu. Dla dobrze funkcjonującego sklepu internetowego może to być kilkaset lub kilka tysięcy operacji miesięcznie, przy średniej kwocie operacji w granicach kilkunastu lub kilkudziesięciu złotych.

Na szczęście integracja systemów w obecnych czasach nie jest taka trudna. Dla tradycyjnych programów księgowych może to być wyzwanie, gdzie serwer programu księgowego musi być pod stałym adresem IP, bo tego wymaga system płatności.

W mKsięgowej rozwiązaliśmy interfejs poprzez webservices. Serwer programu jest pod stałym adresem IP i skonfigurowanie połączenia nie zajmuje więcej niż kilka minut po otrzymaniu klucza od serwisu płatności. Księgowanie takich przelewów staje się bajecznie proste.

W sytuacji dynamicznie rosnącego rynku płatności internetowych i mobilnych rozwiązanie problemu ich księgowania i rozliczania nabiera szczególnego znaczenia. Dobrym przykładem jest eBay, w którym transakcje mobilne osiągnęły poziom 700 mln USD w roku 2010, a w roku 2011 już ponad 2 mld $. W Polsce rynek ten jest napędzany dużą popularnością tabletów oraz wzrostem szybkości transmisji danych w sieciach komórkowych.

mKsiegowa.pl będzie przygotowana na ten boom.