Telepraca w księgowości

Jedną z oczywistych korzyści wynikających z prowadzenia rachunkowości w internecie jest możliwość telepracy. Coraz więcej firm rozumie potrzebę umożliwiania pracownikom pracy z domu. Obserwuję spory postęp w tej dziedzinie.

Na temat telepracy napisano już wiele artykułów oraz przeprowadzono sporo badań. Dzięki rozwojowi internetu przestał to być problem techniczny, czy kosztowy. Podsumujmy kilka powszechnie znanych faktów i wniosków z nich wynikających. Zobaczmy jak to się ma do księgowości.

Panuje powszechne przekonanie, potwierdzone licznymi doświadczeniami, że telepraca pozwala na ograniczenie kosztów, zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. O ile, dla pracodawców umożliwiających telepracę, istotne ograniczenie kosztów jest zauważalne dopiero w większej skali czasowej, o tyle korzyści finansowe pracownika są natychmiastowe i oczywiste: ograniczenie kosztów dojazdu do miejsca pracy, oszczędność czasu.

Firmy wdrażające telepracę odnotowują dodatkowe efekty, jak zwiększenie wydajności, większej lojalności pracowników. Telepraca jest traktowana jako benefit, szczególnie przez pracowników wychowanych w erze internetu.

Niezwykle istotnym efektem wdrożenia telepracy jest przestawienie myślenia kadry kierowniczej na pracę zadaniową. Wymaga to oczywiście wyższych kwalifikacji menedżerskich i daje  długofalowe korzyści dla firmy.

Mając pracownika pod ręką kierownik ma komfort bezpośredniego wglądu w wykonywaną pracę. Przy pracy zdalnej kierownik musi wspólnie z pracownikiem zaplanować zadanie oraz zastanowić się, w jaki sposób monitorować postęp prac. Najczęściej zresztą telepraca dotyczy ustalonych z pracownikiem dni w tygodniu. Niektórzy pracodawcy unikają ustalania poniedziałku i piątku jako dni przeznaczonych na pracę zdalną. Ogranicza się w ten sposób pokusę skracania dnia pracy, w celu wydłużenia weekendu.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę planując telepracę w księgowości?

Dział księgowości jest tym miejscem w firmie, gdzie stosunkowo łatwo jest zorganizować pracę z domu. Na dodatek telepraca w tym przypadku ujawnia swoje wszystkie zalety.

Niezbędne warunki można podzielić na kilka kategorii:

1. Warunki prawne – pracodawca musi przygotować odpowiednie aneksy do umów o pracę. Aneks będzie określał warunki wykonywania pracy zdalnej.

2. Komunikacja:

  • firma musi być podłączona do internetu stałym łączem (co w dzisiejszych czasach jest coraz bardziej powszechne)
  • pracownik musi mieć stałe łącze do internetu (warto w aneksie do umowy ustalić, czy pracownik ma prawo do odzyskania części ponoszonych z tego tytułu kosztów)
  • warto ustalić sposób wewnętrznej komunikacji telefonicznej; jeżeli zachodzi konieczność prowadzenia dłuższych rozmów, należy przewidzieć instalację programu telefonii internetowej (np. program Skype) na wszystkich komputerach działu księgowości i innych działów, w zależności od organizacji pracy
  • jeżeli pracownik dodatkowo obsługuje kontrahentów zewnętrznych, wówczas trzeba pomyśleć o przekierowaniu rozmów na telefon prywatny, lub przyzwyczajenie klientów do komunikowania się przez telefon komórkowy pracownika

3. Oprogramowanie – warto skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje http://mksiegowa.pl

4. Organizacja pracy po stronie pracownika – poza posiadaniem stałego łącza internetowego i telefonu, to przygotowanie miejsca do pracy w miarę odizolowanego od hałasu.

5. Organizacja pracy ze strony kierownika – wiele prac wykonywanych w dziale księgowości jest szczególnie łatwo wykonywać w domu i łatwo te prace monitorować. Należą do nich: wprowadzanie dokumentów, wprowadzanie wyciągów bankowych, uzgadnianie obrotów i sald, itp. Oczywiście, im bardziej firma dostosowana jest do obiegu dokumentów elektronicznych, tym więcej prac można wykonywać w domu. Dobrym przykładem jest wystawianie faktur sprzedaży. Przy spełnieniu określonych warunków i za zgodą kontrahentów, można je przygotowywać i wysyłać w postaci elektronicznej. Program http://mksiegowa.pl jest przystosowany do tej opcji.

Moje osobiste doświadczenie związane z organizacją telepracy jest bardzo pozytywne. Wiąże się to przede wszystkim z charakterem mojej pracy oraz znacznym czasem poświęcanym na dojazd do pracy. Doświadczenie wyniesione z praktyki zarządzania projektami ułatwia mi planowanie pracy dla siebie i innych, a potem monitorowanie jej przebiegu. Zachęcam wszystkich przedsiębiorców, aby telepraca stała się trwałym elementem organizacji firmy.

Reklamy

0 Responses to “Telepraca w księgowości”



  1. Dodaj komentarz

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: