Dokumentacja elektroniczna w księgowości

Nowa ustawa przygotowywana przez Sejm dotycząca m.in. zmian VAT zrówna faktury elektroniczne z tradycyjnymi od 1 stycznia 2014 roku. Ustawa spowoduje upowszechnienie przesyłania faktur między przedsiębiorcami. Najistotniejszą jednak kwestią jaką ureguluje nowa ustawa to przechowywanie w dokumentacji księgowej faktur VAT wyłącznie w wersji elektronicznej. Oznacza to, że efaktury otrzymane od kontrahentów nie muszą być drukowane, jak również nie trzeba będzie drukować kopii faktur sprzedaży. Z mojej praktyki współpracy z księgowymi wynika, że wielu nich nie zaufało jeszcze komputerom do tego stopnia, by przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej.

Wobec nadchodzących zmian każda firma powinna zastanowić się jakie są warunki niezbędne, aby uruchomić elektroniczne archiwum dokumentów księgowych.

Nie będę rozpisywał się o zaletach elektronicznego archiwum dokumentów, ponieważ na ten temat mamy w sieci mnóstwo artykułów. Argument o redukcji kosztów jest zwykle najważniejszy, chociaż trzeba pamiętać, że elektroniczne przechowywanie dokumentów też kosztuje. Dostępne są w sieci kalkulatory pozwalające obliczyć opłacalność przejścia na dokumentację elektroniczną. Naszym klientom oferujemy również nieodpłatne obliczenie współczynnika opłacalności.

Na co trzeba zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o przechowywaniu dokumentów w wersji elektronicznej?

  1. Liczba dokumentów
    Liczba dokumentów, dla których zmienimy sposób przechowywania ma najbardziej istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przeciętny segregator zawiera 500 – 1000 stron A4. Zazwyczaj przyrost archiwum o kilkunaście segergatorów rocznie może stanowić wystarczającą przesłankę do przejścia na wersję elektroniczną. Nasze doświadczenie pokazuje, że już w przypadku niewielkiej organizacji oszczędności roczne mogą osiągać kwoty kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
  2. Faktury sprzedaży
    Najłatwiej podjąć decyzję o wysyłaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej faktur sprzedaży. Nawet, jeżeli kontrahent nie wyraża zgody na przyjęcie faktury drogą elektroniczną, przechowywanie kopii faktur może być istotnym ułatwieniem. Od 1 stycznia 2014 zgoda kontrahenta może być „dorozumiana”. Oznacza to, że jeżeli kontrahent zapłacił za fakturę wówczas można założyć, że zaakceptował otrzymanie jej w wersji elektronicznej.
  3. Faktury zakupu
    Przechowywanie faktur zakupu może być większym wyzwaniem. Trzeba się zastanowić czy faktury będą skanowane i co robić z oryginałami. Upowszechnienie faktur elektronicznych spowoduje, że coraz więcej faktur zakupu będziemy otrzymywać w takiej formie. Skanować można obecnie nawet telefonem komórkowym wyposażonym w aparat fotograficzny.
  4. Oprogramowanie księgowe
    O ile programy do fakturowania dostępne w sieci najczęściej posiadają archiwum dokumentów, o tyle niewiele programów księgowych zapewnia taką możliwość.
    Nowy projekt ustawy o zmianie VAT precyzuje kryteria, jakie trzeba spełnić by przejść na archiwum elektroniczne. Zarówno dla faktur zakupu, jak i sprzedaży musi być zapewniona ścieżka audytu między zdarzeniem gospodarczym i fakturą. W praktyce oznacza to, że musi istnieć bezpośredni związek między dostawą towaru lub poświadczeniem wykonania usługi, a czytelną postacią faktury. Program mKsiegowa.pl spełnia wszystkie wymagania w tym zakresie, o czym piszemy na naszym blogu poświęconym ustawie o zmianie VAT.
  5. Polityka bezpieczeństwa
    Polityka bezpieczeństwa obowiązująca w organizacji powinna objąć archiwum elektroniczne.
    Przechowywanie dokumentów elektronicznych musi spełnić kilka warunków:
  • trwałość – przechowywanie dokumentów przez okres wymagany ustawą o rachunkowości (dotyczy spółek prawa handlowego oraz NGO)
  • poufność – zapewnienie dostępu do archiwum tylko osobom uprawnionym przez kierownika organizacji
  • integralność – zapewnienie możliwości łatwego odszukania dokumentu przez cały okres trwałości

W obszarze polityki bezpieczeństwa pojawia się kilka wyzwań:

  1. Środki techniczne
    Archiwum można zorganizować wewnętrznie poprzez inwestycję w sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie. Można również założyć archiwum u zewnętrznego dostawcy (tzw. software as a service). Ocenia się na świecie, że skorzystanie z zewnętrznego dostawcy to nie więcej niż 5% kosztów własnej inwestycji w skali 5 lat. Rozwiązanie takie jest więc dużo bardziej opłacalne i jednocześnie powierzenie przechowania dokumentów elektronicznych wyspecjalizowanej firmie związane jest z większym poziomem bezpieczeństwa dokumentów. mKsiegowa.pl oferuje taką usługę w zakresie dokumentacji księgowej.
  2. kultura organizacji – polityka bezpieczeństwa w obszarze dostępu do systemów informatycznych musi być wdrożona i przestrzegana. Jakość zabezpieczeń informatycznych archiwum elektronicznego programu mKsiegowa.pl nie ustępuje standardom stosowanym w bankowości elektronicznej. Najsłabszym ogniwem może być człowiek. Najistotniejsze aspekty polityki bezpieczeństwa to odpowiednia jakość haseł dostępu, ich regularna zmiana oraz właściwe poziomy uprawnień do dokumentacji.

Podsumowanie
Archiwum elektroniczne to kusząca propozycja dla firm szukających oszczędności. Redukcja kosztów może osiągać poziom kilku lub kilkunastu tysięcy złotych rocznie nawet w niewielkich organizacjach. Zapraszamy do opisu implementacji archiwum elektronicznego w programie mKsiegowa.pl.

Sprawy do przemyślenia:

  • duża liczba wystawianych faktur o niskiej wartości (np. faktury za abonament) mogą być dobrą okazją do podjęcia decyzji o zaprzestaniu drukowania kopii do archiwum
  • pracownicy firmy mogą dostarczać do księgowości zeskanowane lub sfotografowane faktury zakupu za pomocą email. mKsiegowa.pl obsługuje taki mechanizm.
Reklamy

0 Responses to “Dokumentacja elektroniczna w księgowości”



  1. Dodaj komentarz

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: