Jak przekonać firmę, że warto automatyzować procesy księgowe?

Jesteś już przekonany, że rozwiązania „w chmurze” usprawniają procesy biznesowe. Ale jak przekonać decydentów w firmie do nowoczesnych rozwiązań?

Zastanawiając się nad praktycznymi rozwiązaniami dla firmy warto pamiętać o 2 kluczowych czynnikach:

1. Poszukiwanie efektywnych rozwiązań w zakresie przetwarzania danych w chmurze nie jest zazwyczaj w obszarze zainteresowania kierownictwa firmy. Nie zawsze kierownictwo ma świadomość możliwości technologicznych, jakie pojawiają się na rynku. Poza tym jest tendencja „po co zmieniać coś, co dobrze działa?”.

2. Zmiany nie zawsze są inicjowane przez zarządy. Członkowie zarządów polegają na rozwiązaniach proponowanych przez ich doradców zanim podejmą decyzję o zmianie. Niezbędna jest praca z kluczowymi członkami zarządu, aby wprowadzić nowoczesne rozwiązania.

5 największych barier poprawy wydajności w przedsiębiorstwach

  • opór przed zmianą 44%
  • brak wiedzy 30%
  • brak inicjatywy 27%
  • ryzyko wpływu zmiany na biznes 27%
  • brak tradycji poszukiwania efektywnych rozwiazań 27%

Rozpocznij od poszukiwania przykładów z życia, które wymagają najbardziej pilnej zmiany

Poszukaj przykładów zbędnej pracy w firmie wykonywanej ręcznie, która może być łatwo usprawniona przez rozwiązania w chmurze.

Często gromadzenie danych wspomagających decyzję odbywa się mało efektywnie. Niejednokrotnie prowadzi się „podwójną księgowość”: w celach sprawozdawczych – na potrzeby różnych urzędów oraz w celach zarządczych.

Trzeba budować świadomość obszarów wymagających poprawny. Musimy zaangażować osoby, które mogą być najbardziej zainteresowane poprawą efektywności procesów. Zwóć uwagę, że osoby te:

  1. są sfrustrowane, że muszą wykonywać czynności wymagające sporej ilości czasu, w sposób mało efektywny
  2. nie mają wystarczającej ilości czasu na wykonywanie prac kluczowych na swoim stanowisku wobec konieczności wykonywania czynności powtarzalnych
  3. z powodu braku efektywności procesów nie wykonują swojej pracy z zadowoleniem

Zidentyfikuj obszary do poprawy

Zademonstruj najbardziej zainteresowanym osobom rozwiązania w chmurze. Szybko zrozumieją jak łatwo można zautomatyzować procesy na ich stanowisku. Wykonaj następnie kroki, które później zademonstrujesz zarządowi:

  1. Zapytaj, czy używali już rowiązań w chmurze. Czy wiedzą jak można zautomatyzować rachunkowość w połączeniu z kluczowymi procesami.
  2. Udokumentuj najważniejsze obszary, gdzie można usprawnić pracę. Zapytaj jak wyglądałaby ich praca, gdyby dane były przekazywane bez konieczności ręcznej pracy.
  3. Zaproponuj im przetestowanie rozwiązania w chmurze. Bardzo często okres testowania nic nie kosztuje. Zobaczą na przykładzie, w jaki sposób można usprawnić proces, dzięki automatycznemu księgowaniu.

Doprowadź do spotkania z zarządem

Przedstawiając wnioski i rozwiązania wcześniej wypracowane, może przejść do bardziej ogólnych wniosków.

Możesz założyć, że zarząd jest zainteresowany w:

  1. eliminacji powtarzalnych czynności, które nie dają wartości biznesowej
  2. korelacji między przychodami i kosztami
  3. spójności prezentowanych danych finansowych

Automatyzacja prac księgowych jest niezbędna w dzisiejszych czasach ponieważ:

  • eliminuje błędy wynikające z ręcznej pracy
  • pozwala osobom zatrudnionym w dziale księgowym skoncentrować się na dostarczaniu danych lepiej pokazujących wyniki decyzji biznesowych

Włącz dział IT w swój plan

Mimo, że rozwiązania w chmurze w niewielki stopniu angażują dział IT, nie szkodzi mieć ich po swojej stronie.

Mimo tego mogą powstać ze strony działu IT pewne wątpliwości:

1. Nie mamy wystarczających zasobów, aby wdrażać zautomatyzowane rozwiązania księgowe.

Odpowiedź: w przypadku rozwiązań w chmurze nie trzeba kupować oprogramowania ani sprzętu. Nie ma konieczności wykonywania aktualizacji oprogramowania. Rozwiązania księgowości internetowej są intuicyjne i przy minimalnym wysiłku można je wdrożyć w firmie.

2. Nie jest to dobry moment na zmianę.

Odpowiedź: bardzo często w biznesie nie ma dobrego momentu na zmianę nawet na lepsze rozwiązania. Mając świadomość jak łatwo jest wdrożyc rozwiązanie w chmurze trzeba sobie uświadomić, że nie warto czekać. Wrożenie rozwiązania szybko pokaże korzyści jakie uzyskamy w usprawnieniu procesów.

Używaj sformułowań zrozumiałych dla zarządu

Twój zarząd będzie zainteresowany aby:

  • posiadać kompletne rozwiązanie wspomagające decyzję
  • zredukować ryzyko i koszty
  • zapewnić zgodność systemów z przepisami

Zautomatyzowane księgowe rozwiązania w chmurze realizują te potrzeby przez dostarczanie informacji przez 365 dni w roku, w dowolnym miejscu na świecie.

Jeżeli jeszcze zarząd nie jest przekonany, może zadawać pytania:

1. Nie mamy budżetu

Odpowiedź: Zastosowanie rozwiązań w chmurze jest tańsze, niż tradycyjne rozwiązania informatyczne. Oszczędności wynikające z automatyzacji procesów dadzą w efekcie spore oszczędności.

2. Jakie oszczędności uzyskamy przez zastosowanie rozwiązania w chmurze

Odpowiedź: Klienci mKsiegowa.pl raportują ok 50% oszczędności. Przygotowując się do rozmowy oszacuj oszczędności, na jakie może liczyć Twoja firma.

3. Nasze obecne rozwiązania działają dobrze. Po co je zmieniać?

Odpowiedź: Biorąc pod uwagę, że rejestrujemy 50 faktur zakupu dziennie. Wprowadzenie 1 faktury, to ok 3 minuty pracy. Dziennie możemy oszczędzić 150 minut pracy. Daje to 50 godzin miesięcznie. Podobnie jest z płatnościami za faktury.

Jak będzie wyglądała praca za rok?

Wdrożenie rozwiązań księgowych w chmurze można zrealizować w kilka tygodni. Efekty krótkoterminowe będą owocować w długiej perspektywie przez:

  • zwiększoną produktywność, gdy pracownicy będą spędzać mniej czasu na ręczną pracę
  • większą satysfakcję z pracy
  • oszczędności wynikające z redukcji nieefektywnych rozwiązań
  • usprawniony dostęp do bieżących danych, a przez to lepsze decyzje podejmowane na każdym kroku; w szczególności wgląd w bieżące przepływy finansowe jest istotny
Reklamy

1 Response to “Jak przekonać firmę, że warto automatyzować procesy księgowe?”


  1. 1 Pareto Luty 2, 2015 o 7:17 am

    Zdecydowanie warto automatyzować procesy księgowe. Ułatwia i usprawnia to funkcjonowanie naszej firmy. Wiele rzeczy może zrobić za nas komputer. Ciekawy artykuł. Pozdrawiam.


Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: