Rozliczenie wydatków

Większość firm upoważnia swoich pracowników do wykonywania zakupów niezbędnych do funkcjonowania firmy. Pracownicy najczęściej odbierają fakturę lub paragon i muszą go przekazać do działu księgowości w celu zaksięgowania i rozliczenia zapłaty. Jeżeli płatność była dokonana przez pracownika, to niezbędne jest również dokonanie zwrotu pieniędzy po zatwierdzeniu wydatku.

Badania wykazały, że prawie 30% ankietowanych stwierdziło iż w proces rozliczenia wydatków jest nie wystarczająco efektywny.

Rozliczenie wydatków – klasyczny obieg dokumentów

rozliczanie wydatkowZakup dokonany przez pracownika

rozliczanie wydatkowPracownik odbiera fakturę

rozliczanie wydatkowWykonanie kopii faktury

rozliczanie wydatkowPrzygotowanie raportu rozliczenia wydatku

rozliczanie wydatkowZatwierdzenie wydatku

rozliczanie wydatkow Wydatek zaksięgowany

rozliczanie wydatkowPracownik otrzymuje zwrot pieniędzy


Rozliczenie wydatków – problemy

Problemy występujące najczęściej przy rozliczeniu wydatków:

Problem 1

Pracownicy gubią faktury zakupu lub faktury giną na etapie rozliczenia wydatku

Rozwiązanie 1

Pracownicy mogą sfotografować fakturę i wysłać ją jako raport wydatków do rozliczenia za pomocą telefonu komórkowego

Problem 2

Pracownicy odkładają rozliczenie wydatku, najczęściej z uwagi na nadmiar obowiązków

Rozwiązanie 2

Wyposażenie pracowników w proste i skuteczne rozwiązania działające w oparciu o telefon komórkowy zachęca ich do wysłania faktury natychmiast po zakupie, z dowolnego miejsca

Problem 3

Zwykły proces rozliczenia wydatków jest czasochłonny

Rozwiązanie 3

Elektroniczny obieg dokumentów, całkowicie dopuszczalny w Polsce, pozwala na oszczędności czasu na każdym etapie procesu bez konieczności inwestowania w drogie rozwiązania. Praktycznie każdy pracownik posiada telefon z dostępem do internetu który, w przypadku WiFi nie generuje dodatkowych kosztów przesyłania dokumentów.

Problem 4

Pracownicy często nie znają lub nie pamiętają szczegółów procesu rozliczenia wydatków

Rozwiązanie 4

Wprowadzenie korespondencji elektronicznej daje możliwość elastycznej weryfikacji przesłanego dokumentu oraz uzupełnienie stosownych wyjaśnień, jeśli to jest konieczne.

Wyzwania związane z procesem rozliczenia wydatków

Niezależne badania wykazały, że działy finansowe zgłaszają następujące wyzwania w istniejącym w ich firmach procesie rozliczenia wydatków:

  1. Pracownicy gromadzą wydatki tak, aby rozliczyć je „za jednym zamachem” opóźniając proces – 39% ankietowanych
  2. Opóźnienia pojawiają się na etapie zatwierdzania wydatków – 33% ankietowanych
  3. Firmy używają kombinacji procesów papierowych i elektronicznych, co utrudnia pełną kontrolę procesu – 33%
  4. Księgowość spędza zbyt dużo czasu na ręczne wprowadzanie dokumentów – 29%
  5. Błędy pojawiają się na etapie zatwierdzania wydatków, które nie są wystarczająco wnikliwie sprawdzane – 21%
  6. Poszczególne działy firmy w różny sposób podchodzą do procesu rozliczania wydatków – 20%

Rozliczenie wydatków – jak to może wyglądać

Z wykorzystaniem programu księgowego online mKsiegowa.pl cały proces można zoptymalizować.

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

Advertisements

0 Responses to “Rozliczenie wydatków”



  1. Dodaj komentarz

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s





%d blogerów lubi to: