Archive for the 'biuro rachunkowe' Category

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego

pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego

Wobec rosnącej konkurencji na rynku usług księgowych, wywołanej zniesieniem konieczności posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów do świadczenia takiej usługi, księgowi zadają sobie pytanie jak skutecznie walczyć o klienta.

Rynek usług księgowych jest kanibalizowany niskimi cenami, za czym nie zawsze idzie wysoka jakość świadczonej usługi. W swojej praktyce wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, że klienci żądają coraz więcej za coraz mniej.

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego wymaga zmiany nastawienia.

Dobrą wiadomością jest fakt, że technologia oprogramowania „w chmurze” pozwala nowoczesnym biurom rachunkowym na daleko idąco optymalizację świadczenia usługi księgowej, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom. Najciekawsze jest to, że wejście w nowoczesne technologie nie wymaga od biura, jak kiedyś, sporych inwestycji.

Najważniejsze jest dostosowanie się do zmiany technologicznej. Biura rachunkowe muszą przejść etap zmiany koncepcji świadczenia usługi księgowej. Przedstawiamy 7 kroków, które pozwolą przetrwać na tym rynku.

1. Świadczenie usługi dla małych organizacji (spółek z o.o., fundacji, stowarzyszeń) może być opłacalne

Panuje przekonanie, że obsługa księgowa małej firmy to dużo pracy za niewielkie pieniądze. Otrzymujemy stosy drobnych faktur i paragonów do zaksięgowania i trudno jest zaoferować usługę księgową dla takiej firmy w konkurencyjnej cenie. Niektóre biura stosują outsourcing wprowadzania dokumentów do lokalizacji, gdzie są niższe koszty pracy. Są jednak inne rozwiązania.

  • Programy księgowe online pozwalają na przeniesienie wprowadzania dokumentów na klienta, pozostawiając księgowym zadania, w których są specjalistami: kontrolę wprowadzonych dokumentów i przygotowywanie sprawozdań.
  • Procesy dostarczania dokumentacji księgowej mogą być w dużym stopniu zautomatyzowane eliminując konieczność pracochłonnego sprawdzania, czy wszystkie dokumenty zostały dostarczone.
  • Automatyzacja procesów daje możliwość raportowania poziomu świadczenia usługi – tzw. Service Level Agreement (SLA), bez dodatkowych kosztów. Oprogramowanie śledzie kiedy i jakie dokumenty były dostarczone do biura lub wprowadzone do systemu.

2. Wprowadzanie danych nie musi być wykonywane na ostatnią chwilę

Bardzo często praca księgowych koncentruje się na dostarczeniu niezbędnych sprawozdań na czas. Dane wprowadzane są na ostatnią chwilę i przedsiębiorca jest w stanie dowidzieć się jaki jest wynik jego działalności lub stan jego rozrachunków z klientami raz w miesiącu lub raz na kwartał. Przedsiębiorcy prowadzą równolegle własną księgowość w Excelu.

  • Dokumenty wprowadzane przez klienta na bieżąco umożliwiają mu podgląd interesujących go danych bez miesięcznego opóźnienia, jednocześnie zapobiegając podwójnej pracy.

3. Potraktuj klienta jako partnera

Wspólne z klientem wprowadzanie danych na początku może powodować kłopoty. Precyzyjny podział obowiązków i odpowiedzialności między klienta i biuro może z biegiem czasu usprawnić pracę unikając powstawania wątpliwości na etapie ustalania wyniku oraz wysokości podatku. Po dłuższym okresie powstaje efekt partnerstwa, przy stałym zabezpieczeniu biura przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z odpowiedzialności za wprowadzone dane.

  • Regularne przeglądy danych z klientem będzie proaktywnym podejściem i będzie powodowało unikanie problemów pojawiających się podczas współpracy.
  • Przeglądy łatwo można robić zdalnie (na przykład przez telefon) oszczędzając czas sobie i klientowi.

4. Wykorzystaj obowiązek raportowania JPK jako szansę podniesienia współpracy na wyższy poziom

Wprowadzenie obowiązku raportowania plików JPK nie musi być zagrożeniem dla przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Wykorzystaj ten moment na wdrożenie procesów współpracy lub podniesienie ich na wyższy poziom.

  • Jesteś expertem i znasz szczegóły wdrożenie obowiązku przekazywania plików JPK. Doradzaj klientowi i bądź przygotowany na pytania.
  • Obowiązek przesyłania plików JPK nie musi się wiązać z dodatkowymi kosztami. Większość programów księgowych jest na to gotowa i biura rachunkowe są przygotowane, aby wypełnić nowy obowiązek.

5. Wykorzystaj wartość danych klienta

W większości przypadków klient ma niewielką orientację jakie dane są gromadzone w systemach księgowych. Rzadko potrafi w pełni wykorzystać ich wartość.

  • Znajdź kilka raportów przekrojowych, które mogą usprawnić prowadzenie przedsiębiorstwa od strony optymalizacji kosztów lub zwiększenia przychodów.
  • Przedstaw raporty klientów. Jeżeli okażą się istotne zaproponuj, że program będzie wysyłał te raporty automatycznie w określonych momentach czasu za pomocą email. Niewielkim kosztem możesz stać się doradcą w biznesie klienta.
  • Zaproponuj dodatkowe możliwości analityczne wynikające z metody MPK, rozliczenia projektów i tym podobne.

6. Zaproponuj przechowywanie skanów dokumentów w systemie

Trudno o dobrą współpracę z klientem na odległość przy tradycyjnym gromadzeniu dokumentacji w segregatorach. Klient chętnie zgodzi się na skanowanie dokumentów, jeżeli może zaoszczędzić na ich kserowaniu, zawożeniu ich do biura rachunkowego lub przesyłaniu pocztą.

  • Wyjaśnianie błędów, korekta dokumentów stają się dużo łatwiejsze, jeżeli dokumenty źródłowe można zobaczyć na ekranie lub omówić wspólnie przez telefon.

7. Pracuj nad nastawieniem klienta do świadczonej usługi księgowej

Dodając wartość do prostej księgowości podatkowej uzyskujesz nową platformę pogłębienia współpracy z klientem. Już nie tylko wspólne wprowadzanie dokumentów, pilnowanie obowiązkowych sprawozdań, ale również wspólna analiza danych, które pojawiają się w systemie na bieżąco tworzą wartość usługi. Wartość ta powstaje przy zmniejszonym nakładzie pracy, jeżeli nie koncentrujemy się na wprowadzaniu dokumentów klienta na ostatnią chwilę.

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego nie jest takie trudne. Przyszłość nowoczesnej księgowości jest w zasięgu ręki

Program mKsiegowa.pl jest najlepszą platformą współpracy z klientem przy prowadzeniu księgowości. Pracownicy klienta mogą skanować faktury i paragony telefonem komórkowym i przesyłać bezpośrednio do księgowości. Wszystkie skany oryginałów są „podpięte” bezpośrednio pod pozycje dziennika.

Program prowadzi zapis audytu wszystkich operacji w programie, co zabezpiecza przed odpowiedzialnością za wprowadzone dane. Zamykanie okresu zabezpiecza również przed omyłkowym wprowadzeniem dokumentu z wsteczną datą.

Jednym z najistotniejszych cech programu mKsiegowa.pl jest możliwość precyzyjnego ustalania uprawnień każdego użytkownika do poszczególnych funkcji programu.

Przygotuj się na wyzwania współczesnego rynku usług księgowych. System księgowości online mKsiegowa.pl jest dobrym rozwiązaniem, które pomoże przejść transformację.

Marek Sowa

Reklamy

Program do księgowości online w firmie handlowej – studium przypadku

Program do księgowości online

Zalety rozwiązań online są coraz powszechniej znane i wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z tego typu usługi do prowadzenia spraw firmy. Aspektem mającym coraz większe znaczenie przy podejmowaniu decyzji jest kwestia kosztów prowadzenia księgowości firmy. W artykule prezentujemy oszczędności związane z prowadzeniem księgowości online, w porównaniu do tradycyjnego rozwiązania. W obydwu przypadkach prowadzenie księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe.

Charakterystyka firmy

Firma handlowa, którą analizujemy, zajmuje się sprzedażą elementów instalacji elektrycznych. Dodatkowo firma realizuje kompletne instalacje elektryczne dla swoich klientów. Przeciętna liczba dokumentów sprzedaży w miesiącu wynosi w przybliżeniu:
  • 700 faktur sprzedaży
  • 800 dokumentów WZ
  • 600 dokumentów płatności od klientów (kasa, rachunki bankowe)

Firma kupuje hurtowo elementy instalacji elektrycznych, a także ponosi standardowe koszty wynajmu powierzchni biurowej, wynagrodzeń, itp. Całkowita liczba dokumentów w skali miesiąca wynosi 2500.

Firma jest płatnikiem VAT i rozlicza się w oparciu o księgi handlowe. Zasadnicza większość dokumentów jest w walucie polskiej.

Wycena tradycyjnej usługi biura rachunkowego w Warszawie

Według dostępnych statystyk, najczęściej wybieranym modelem prowadzenia księgowości firmy jest outsourcing usług do biura rachunkowego. Typowe ceny usług w Warszawie obejmują (bez VAT):
  • stałą opłatę w wysokości 500 zł
  • opłatę za fakturę – 2 zł
  • opłata za pozycję wyciągu bankowego – 1 zł
  • opłata za dokument magazynowy – 1 zł

Do tego mogą dochodzić jeszcze inne opłaty za naliczanie płac pracownikom, sporządzenie sprawozdania finansowego, itp. Dodatkowe opłaty pomijamy, ponieważ mają niewielki wpływ na obliczenie oszczędności.

Całkowity koszt usługi biura rachunkowego dla firmy, to 3300 zł + VAT

Jak wygląda w rzeczywistości współpraca z biurem rachunkowym na platformie online?

Firma handlowa zdecydowała się na skorzystanie z usługi biura rachunkowego świadczonej za pomocą systemu księgowości online mKsiegowa.pl. Sposób współpracy firmy z biurem oparty jest na następujących ustaleniach:
  1. Firma wystawia faktury sprzedaży w systemie mKsiegowa.pl; faktury są automatycznie księgowane w oparciu o przygotowane schematy.
  2. Firma prowadzi gospodarkę magazynową w systemie mKsiegowa.pl; dokumenty są księgowane automatycznie
  3. Firma wprowadza wyciąg bankowy generowany w systemie bankowości elektronicznej Alior; wyciąg jest półautomatycznie księgowany; praca polega jedynie na kojarzeniu pozycji wyciągu z fakturami zakupu i sprzedaży
  4. Biuro rachunkowe weryfikuje wprowadzone dokumenty w cyklu miesięcznym, sporządza standardowe sprawozdania, nalicza płace, itp.

Koszty księgowości w oparciu o system online

Ustalone między firmą i biurem rachunkowym zasady rozliczeń obejmują:
  • stały koszt za usługę w wysokości 1000 zł
  • stały koszt za korzystanie z platformy mKsiegowa.pl (hosting, backup danych, wsparcie techniczne, aktualizacje prawne) w wysokości 199 zł
  • opłaty za naliczanie płac i sporządzenie sprawozdania rocznego, nie uwzględnione w obliczeniach (nie różnią się w obu wariantach)

Oszczędności, dzięki zastosowaniu księgowości internetowej

Całkowite oszczędności miesięczne, wynikające z zastosowania księgowości online mKsiegowa.pl wyniosły 2101 zł.
Inne korzyści wynikające ze współpracy firmy z biurem rachunkowym na platformie online
  1. Biuro rachunkowe mieści się w Warszawie, natomiast firma mieści się Radomiu; odległość ma niewielkie znaczenie, ponieważ nie ma konieczności dostarczania dokumentów do biura.
  2. Prezes firmy ma bieżący dostęp do danych o sprzedaży i rozrachunkach za faktury.
  3. Zarówno firma, jak i biuro rachunkowe zwolnione są z konieczności utrzymywania oprogramowania; firma poprzednio korzystała z własnego oprogramowania do sprzedaży, natomiast biuro z tradycyjnego programu księgowego; brak konieczności utrzymywania tych programów przekłada się na dalsze oszczędności wynikające głównie z eliminacji kosztów wsparcie technicznego i przyjazdów specjalisty na miejsce.

Zapraszamy do kontaktu. Zaprezentujemy Państwu wszystkie szczegóły współpracy z biurem rachunkowym w oparciu o platformę mKsiegowa.pl.

business in Poland – księgowość dla inwestorów zagranicznych

Dzisiaj zamierzam napisać na temat prowadzenia interesów w Polsce z punktu widzenia Brytyjczyka. Do przemyśleń skłoniła mnie pewna rozmowa z brytyjskim przedsiębiorcą, który założył firmę w Polsce i skorzystał z serwisu http://mksiegowa.pl.

Przyglądając się bliżej kwestii wsparcia brytyjskich inwestycji w obszarze małego biznesu w Polsce nabieram przekonania, że oferta polskich firm w tym zakresie jest niewielka. Księgowość dla obcokrajowców koncentruje się na „dużym” biznesie. Z drugiej strony spora jest oferta w internecie dla Polaków zakładających firmy w Wielkiej Brytanii.

O wsparciu dla biznesu ze strony Polskiej Agencji Informacji i Inwestycji Zagranicznych (PAIiIZ) napisano już sporo. Agencja ta podaje też wiele  interesujących statystyk, jeśli chodzi o inwestycje zagraniczne. Wielka Brytania była w roku 2010 na szóstym miejscu pod tym względem w Polsce.

Niedawno PAIiIZ przygotował wspólnie z kancelarią Gide Loyrette Nouel dokument pod tytułem „Legal aspects of Doing Business in Poland 2012”. Dokument dosyć dokładnie opisuje wiele aspektów prowadzenia interesów w Polsce. Niewiele jednak napisano na temat prowadzenia księgowości.

Zasady prowadzenia rachunkowości w Polsce różnią się w istotny sposób od zasad w innych krajach. Jak się niejednokrotnie przekonałem, różne standardy dla spółek prawa handlowego i działalności gospodarczej to coś, co budzi zdziwienie u moich angielskich rozmówców. Stopień skomplikowania zasad prowadzenia księgowości w porównaniu do brytyjskich wygląda dla nas niekorzystnie.

Outsourcing usług księgowych w Wielkiej Brytanii jest dosyć popularny. Zdaniem jednak mojego rozmówcy, główną motywacją firm decydujących się na zlecanie księgowości na zewnątrz jest obniżanie kosztów, a nie stopień skomplikowania przepisów.

Wśród małych przedsiębiorców w Wielkiej Brytanii powszechne jest samodzielne rozliczanie prowadzonej działalności. Odbywa się to w oparciu o podobne standardy księgowości, jakie w naszym kraju stosuje się do spółek prawa handlowego. Nie ma tam osobnych zasad księgowych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Księgowość jest po  prostu mniej skomplikowana.

Z drugiej strony zasady księgowości w Polsce są tak rozbudowane, że większość małych spółek prawa handlowego (z tego co wiem, to ok. 90%) korzysta z oferty biura rachunkowego.

Wracam do rozważań „z naszego podwórka”.

Specyfiką programu księgowego online mKsiegowa.pl jest prezentowanie w programie każdego dokumentu księgowego w postaci czytelnej dla przedsiębiorcy.

Na przykład, wystawiona w programie faktura sprzedaży jest prezentowana na ekranie jako faktura (co nie jest oczywiste w innych programach księgowych). Z każdą fakturą jest związany stosowny dokument księgowania tej faktury. Każdy może więc zobaczyć to co go interesuje. Przedsiębiorca „widzi” fakturę, natomiast księgowa „widzi” dowód księgowy. Przedsiębiorca nie musi mieć wiedzy księgowej, aby wprowadzić fakturę do programu. Podobnie jest z innymi dokumentami.

Pokazałem taką filozofię programu pewnemu brytyjskiemu przedsiębiorcy i powiedział „This is exactly what I need!”. Trzeba dodać, że człowiek ten był już „po przejściach” rozwijając swoją działalność w Polsce.

Spodobało mu się również to, że może poruszać się w programie księgowym używając języka angielskiego. Wystarczy przełączyć interfejs programu na inny język.

Może podglądać bilans próbny oraz rachunek zysków i strat swojej firmy logując się do programu ze laptopa. Może też sprawdzić bieżący stan rozrachunków z dowolnym klientem. To jest coś, czego nie znalazł w ofercie żadnego biura rachunkowego.

Liczymy na to, że oferując program dwujęzyczny (na razie interfejs polski i angielski) ułatwi przedsiębiorcom inwestującym w Polsce prowadzenie biznesu. Nie tylko przedsiębiorcom z Wielkiej Brytanii, lecz również z innych krajów. Planujemy też rozszerzenie interfejsu programu o kolejne języki obce.
Na razie uruchomiliśmy serwis w języku angielskim AccountingInPoland.com. Zapraszamy.

Telepraca w księgowości

Jedną z oczywistych korzyści wynikających z prowadzenia rachunkowości w internecie jest możliwość telepracy. Coraz więcej firm rozumie potrzebę umożliwiania pracownikom pracy z domu. Obserwuję spory postęp w tej dziedzinie.

Na temat telepracy napisano już wiele artykułów oraz przeprowadzono sporo badań. Dzięki rozwojowi internetu przestał to być problem techniczny, czy kosztowy. Podsumujmy kilka powszechnie znanych faktów i wniosków z nich wynikających. Zobaczmy jak to się ma do księgowości.

Panuje powszechne przekonanie, potwierdzone licznymi doświadczeniami, że telepraca pozwala na ograniczenie kosztów, zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. O ile, dla pracodawców umożliwiających telepracę, istotne ograniczenie kosztów jest zauważalne dopiero w większej skali czasowej, o tyle korzyści finansowe pracownika są natychmiastowe i oczywiste: ograniczenie kosztów dojazdu do miejsca pracy, oszczędność czasu.

Firmy wdrażające telepracę odnotowują dodatkowe efekty, jak zwiększenie wydajności, większej lojalności pracowników. Telepraca jest traktowana jako benefit, szczególnie przez pracowników wychowanych w erze internetu.

Niezwykle istotnym efektem wdrożenia telepracy jest przestawienie myślenia kadry kierowniczej na pracę zadaniową. Wymaga to oczywiście wyższych kwalifikacji menedżerskich i daje  długofalowe korzyści dla firmy.

Mając pracownika pod ręką kierownik ma komfort bezpośredniego wglądu w wykonywaną pracę. Przy pracy zdalnej kierownik musi wspólnie z pracownikiem zaplanować zadanie oraz zastanowić się, w jaki sposób monitorować postęp prac. Najczęściej zresztą telepraca dotyczy ustalonych z pracownikiem dni w tygodniu. Niektórzy pracodawcy unikają ustalania poniedziałku i piątku jako dni przeznaczonych na pracę zdalną. Ogranicza się w ten sposób pokusę skracania dnia pracy, w celu wydłużenia weekendu.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę planując telepracę w księgowości?

Dział księgowości jest tym miejscem w firmie, gdzie stosunkowo łatwo jest zorganizować pracę z domu. Na dodatek telepraca w tym przypadku ujawnia swoje wszystkie zalety.

Niezbędne warunki można podzielić na kilka kategorii:

1. Warunki prawne – pracodawca musi przygotować odpowiednie aneksy do umów o pracę. Aneks będzie określał warunki wykonywania pracy zdalnej.

2. Komunikacja:

  • firma musi być podłączona do internetu stałym łączem (co w dzisiejszych czasach jest coraz bardziej powszechne)
  • pracownik musi mieć stałe łącze do internetu (warto w aneksie do umowy ustalić, czy pracownik ma prawo do odzyskania części ponoszonych z tego tytułu kosztów)
  • warto ustalić sposób wewnętrznej komunikacji telefonicznej; jeżeli zachodzi konieczność prowadzenia dłuższych rozmów, należy przewidzieć instalację programu telefonii internetowej (np. program Skype) na wszystkich komputerach działu księgowości i innych działów, w zależności od organizacji pracy
  • jeżeli pracownik dodatkowo obsługuje kontrahentów zewnętrznych, wówczas trzeba pomyśleć o przekierowaniu rozmów na telefon prywatny, lub przyzwyczajenie klientów do komunikowania się przez telefon komórkowy pracownika

3. Oprogramowanie – warto skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje http://mksiegowa.pl

4. Organizacja pracy po stronie pracownika – poza posiadaniem stałego łącza internetowego i telefonu, to przygotowanie miejsca do pracy w miarę odizolowanego od hałasu.

5. Organizacja pracy ze strony kierownika – wiele prac wykonywanych w dziale księgowości jest szczególnie łatwo wykonywać w domu i łatwo te prace monitorować. Należą do nich: wprowadzanie dokumentów, wprowadzanie wyciągów bankowych, uzgadnianie obrotów i sald, itp. Oczywiście, im bardziej firma dostosowana jest do obiegu dokumentów elektronicznych, tym więcej prac można wykonywać w domu. Dobrym przykładem jest wystawianie faktur sprzedaży. Przy spełnieniu określonych warunków i za zgodą kontrahentów, można je przygotowywać i wysyłać w postaci elektronicznej. Program http://mksiegowa.pl jest przystosowany do tej opcji.

Moje osobiste doświadczenie związane z organizacją telepracy jest bardzo pozytywne. Wiąże się to przede wszystkim z charakterem mojej pracy oraz znacznym czasem poświęcanym na dojazd do pracy. Doświadczenie wyniesione z praktyki zarządzania projektami ułatwia mi planowanie pracy dla siebie i innych, a potem monitorowanie jej przebiegu. Zachęcam wszystkich przedsiębiorców, aby telepraca stała się trwałym elementem organizacji firmy.

Współpraca z firmą rachunkową – szanse i wyzwania

Każda organizacja spełniająca określone parametry zobowiązana jest do rejestrowania działalności gospodarczej w oparciu o księgi główne (tzw. amerykanka).
Większość nowo tworzonych spółek, stowarzyszeń, czy fundacji decyduje się na zlecenie usługi do biura finansowego.

Osobiście, mam doświadczenie współpracy zarówno z biurem rachunkowym, jak i z księgowymi zatrudnionymi w firmie.
W niniejszym artykule podejmę temat wyzwań z tym związanych. Mam nadzieję, że również osoby zajmujące się księgowością stowarzyszeń i fundacji znajdą tutaj interesujące wskazówki.

Kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozpatrywać w szerszym kontekście, jakim jest outsourcing.
Koncepcja outsourcingu weszła na trwałe do biznesu. O zaletach i wadach tego modelu napisano już tomy. Pierwsze praktyczne implementacje w modelu znanym obecnie miały miejsce już w lata osiemdziesiątych ubiegłego wieku. Od początku XXI wieku outsourcing procesów biznesowych stał się zjawiskiem masowym. Korporacje odkryły jego zalety i nauczyły się stosować w praktyce.

Oczywiście proces ten nie odbywa się bez problemów. Znam przypadki, w których ten sam obszar biznesowy firmy raz był zlecany na zewnątrz, po kilku latach powracał do firmy, żeby znowu być wyprowadzonym do zewnętrznego partnera w kolejnym cyklu.

Nie od dzisiaj wiadomo, że outsourcing jest skuteczny przede wszystkim wtedy, gdy obydwie strony są do niego dobrze przygotowane. Pośród wielu czynników istotnych w skutecznym outsourcingu warto wymienić dobre opisanie procesu biznesowego, będącego przedmiotem outsourcingu, oraz jego parametrów.

Dzięki postępom w modelowaniu procesów biznesowych możemy coraz skuteczniej je opisywać i mierzyć. Jeżeli proces zostanie dobrze zdefiniowany po stronie zleceniodawcy, wówczas możemy zmniejszyć tzw. szarą strefę, która może prowadzić do konfliktu. Spotkałem się z pojęciem szarej strefy jako określeniem tego obszaru działań, które towarzyszą nie zostały precyzyjnie opisane w ramach procesu biznesowego.
W księgowości to mogą być np. kwestie do jakiego stopnia biuro rachunkowe prowadzi gospodarkę magazynową klienta, lub jakie wskaźniki i w jakich terminach chcemy otrzymać od biura rachunkowego.

Kolejny przykład.
W większości metodyk zarządzania projektami zaleca się prowadzenie dokładnej analizy sposobu realizacji prac już w fazie planowania projektu. Jedną z analiz jest kwestia, czy określone zadanie zostanie zlecone na zewnątrz, czy zostanie wykonane z użyciem zasobów własnych.
Każdy doświadczony manager zna dokładnie ryzyka związane z outsourcingiem. Oprócz wymienionej już szarej strefy, możemy wymienić ryzyka związane ze zdolnością zleceniobiorcy do nieprzerwanej realizacji zleconych prac w zmiennych warunkach biznesowych, ryzyka związane z pojawiającą się okresowo koniecznością zmian zleceniobiorcy i zapewnieniem ciągłości procesu w trakcie zmian, zagrożenia związane z utratą określonych kompetencji w ramach firmy i wiele innych.

Sposoby eliminacji niektórych zagrożeń są znane. Niewątpliwie, na pierwszym miejscu należy postawić dobrze skonstruowaną umowę – zlecenie. Stworzenie dobrej umowy to wspólne zadanie dla prawnika oraz osoby dobrze znającej sam proces. Umowa pozwala przetransferować wiele ryzyk outsourcingu na zleceniobiorcę. Obserwuję sytuacje, gdzie kierownictwo firmy „uczy się” outsourcingu i już trzecia umowa zlecenia danego procesu jest perfekcyjna.

Kolejnym istotnym czynnikiem jest doświadczenie zleceniobiorcy. Ważne jest, czy zleceniobiorca realizował już, lub realizuje podobne zlecenia i czy ma zasoby do realizacji nowego. Idealnie jest, gdy istnieje możliwość uruchomienia współpracy pilotażowej, zwanej „proof of concept”.

Zaryzykuję stwierdzenie, że najistotniejszym czynnikiem sukcesu outsourcingu jest doświadczenie po stronie zleceniodawcy. Wymienię tutaj nie tylko znajomość procesu, ale także miękkie umiejętności współpracy z partnerem. Osoba odpowiedzialna za określony proces biznesowy musi umieć ułożyć sobie zasady współpracy i zapewnić właściwy plan komunikacji. Często drogą do porażki jest postawa „zlecam i zapominam o sprawie”.

Jak te ogólne rozważania mają się do obsługi księgowości przez biura finansowe?
Księgowość sprawozdawcza jest jednym z tych procesów biznesowych, który występuje w każdej organizacji o określonych parametrach. Jest narzucona przez system prawny. Przepisy narzucają szereg zasad i ograniczeń jakim podlega. Można powiedzieć, że jest bardzo dobrze określonym procesem i szkoda czasu na zbyt uważną jego analizę. Nic bardziej mylnego. Z moich obserwacji wynika, że często przedsiębiorcy zlecający księgowość nie są przygotowani do współpracy z biurem finansowym (czyli w modelu outsourcingu) i z tego wynika wiele problemów. Najważniejszy czynnik sukcesu outsourcingu często nie jest spełniony.

Jakie są objawy tego stanu rzeczy?
Biura rachunkowe są świadome szarej strefy i w cenie usługi muszą umieścić odpowiedni margines, który pozwoli obsłużyć nietypowe sytuacje. W końcu „klient nasz Pan”. Jednak, wobec rosnącej konkurencji wygrywać będą biura, które zminimalizują ryzyko szarej strefy. Warto odnieść się do najlepszych praktyk outsourcingu. Doświadczone biura finansowe zabezpieczają się przed szarą strefą umową z dobrze zdefiniowanym zakresem, przedziałami cen w zależności od ilości dokumentów księgowych w miesiącu, oraz zapisami na temat terminów dostarczenia dokumentów księgowych.

Rzadko, z kolei, znajdziemy w umowie dostarczonej przez biuro księgowe określenie terminów dostarczenia informacji o rozrachunkach, czy wyników finansowych. Najczęściej liczymy na dobre ułożenie współpracy.

Kolejnym elementem jest wiedza z dziedziny rachunkowości po stronie zleceniodawcy. Powszechnie uważa się, że zlecenie księgowania do biura finansowego rozwiązuje wszystkie problemy. Dotyczy to w szczególności mniejszych organizacji, gdzie nie ma oddzielnego stanowiska dyrektora finansowego.
Typowym przykładem jest stworzenie i ciągła aktualizacja polityki rachunkowości. Ciekaw jestem, czy ktoś robił badania jaki procent firm nie posiada tego dokumentu. W każdym razie dyrektor zarządzający może nie mieć świadomości, że dokument powinien powstać we współpracy kadry zarządzającej z księgowością. Biuro rachunkowe też często nie wychodzi z inicjatywą, jeżeli obowiązek definiowania polityki rachunkowości nie został określony w umowie.

Warto na koniec zwrócić uwagę na szanse, jakie niesie ze sobą upowszechnienie rachunkowości online, zwanej często księgowością wirtualną. Dzięki umieszczeniu przetwarzania danych „w chmurze” możemy lepiej współpracować z biurem rachunkowym. Dyrektor finansowy lub Prezes może mieć natychmiastowy dostęp do danych źródłowych i nie musi polegać na ich interpretacji. Może na przykład szybko przejrzeć jakie dokumenty składają się na określony wskaźnik. Większość programów typu „rachunkowość online” pozwala na eksport danych do arkusza kalkulacyjnego i dalszą analizę danych w różnych przekrojach.

Taki bezpośredni dostęp klienta do danych może być wyzwaniem dla biura finansowego. Nie wszystkie biura zdecydują się na taki model od razu. Jednak obserwując światowe trendy, nie mam wątpliwości, że w tym kierunku będzie rozwijał się model outsourcingu procesów księgowych. Będzie to model lepiej łączący zleceniodawcę ze zleceniobiorcą. Model, w którym szybki dostęp do danych oraz właściwa komunikacja będą grały kluczową rolę.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Rachunkowość internetowa na Androidzie

W ostatnich latach obserwujemy szybki wzrost rynku oprogramowania dostępnego ONLINE. W pierwszej kolejności upowszechniają się programy dostępne przez przeglądarkę.
Interfejs użytkownika programów dostępnych przez przeglądarkę jest jeszcze może nie tak doskonały jak interfejs programów działających lokalnie w środowisku okienkowym. Jednak zalety oprogramowania dostępnego w każdym miejscu na świecie przewyższają już niewielką uciążliwość wynikającą z wolniejszej pracy programu (chociaż nie zawsze).
Programy wspierające rachunkowość przedsiębiorstw, czy biur księgowych są na świecie coraz bardziej powszechne w modelu software-as-a-service.
Dobrym przykładem jest xero.com.
Powstaje ciekawa dla mnie kwestia: czy w przypadku programu wspierającego rachunkowość internetową przydatny będzie dostęp z popularnych dziś tabletów?
mKsiegowa.pl działa bardzo dobrze i szybko na Samsung Galaxy Tab w środowisku Androida.
Bardzo dobrze sprawuje się też na iPadzie.
Pytanie jednak pozostaje, czy natychmiastowy dostęp do rozrachunków z klientem bez otwierania laptopa się upowszechni?
Z naszych statystyk ruchu wynika, że zainteresowanie tym kanałe rośnie wraz ze wzrostem ilości tabletów na rynku i wzrostem świadomości użytkowników.
Zobaczymy jak głęboki będzie to trend.
Czy również obejmie inne dziedziny, jak CRM, gospodarkę magazynową, a szczególnie controlling?
Jak zareagują osoby prowadzące księgowość stowarzyszeń i fundacji?
Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Rachunkowość online – przyszłość czy mit?

Wirtualna księgowość – przyszłość czy mit?

W ostatnich latach sfera wirtualna zyskuje coraz większe znaczenie, coraz więcej elementów naszego życia przenosi się w świat wirtualny. Obecnie w internecie szukamy nie tylko rozrywki, ale także praktycznych rozwiązań ułatwiających nam codzienne funkcjonowanie. Wiele osób nie potrafi już sobie wyobrazić życia bez tej sfery. Bez umiejętności robienia zakupów on-line, bez używania aplikacji pomocnych przy planowaniu, poszukiwaniu czy organizowaniu, bez narzędzi służących do szeroko pojętego tworzenia – trudno byłoby się dziś odnaleźć. Również obszar usług rachunkowości online wkracza prężnie w tę sferę.

„Integracja usług oraz przeniesienie ich do internetu to wymaganie, które firmy formułują coraz częściej” – mówi ekspert księgowy p. Albert Kupiec – „Polscy przedsiębiorcy nie traktują księgowości wirtualnej jako fanaberię, czy też nowinkę techniczną. Związane jest to z koniecznością ograniczenia nakładów pracy i czasu towarzyszące księgowości i organizacji firmy, które trzeba przenieść na inne płaszczyzny, takie jak rozwój firmy, sprzedaż, czy też czas prywatny. Niemniej ważne jest to dla osób prowadzących księgowość stowarzyszeń i fundacji”.

Obserwatorzy biznesu zastanawiają się jak będzie wyglądał rynek usług księgowych w epoce social media. Księgowi z doświadczeniem, podobnie jak fachowcy wielu innych sektorów, prowadzą blogi na tematy prawno – księgowe oraz zakładają profile na mediach społecznościowych, udzielają się na forach.

Co napędza tę machinę? Czy jest to kolejny gadżet, który przeminie jak każda moda na nowinki techniczne i organizacyjne? Czy raczej na stałe osadzi się w naszej skomputeryzowanej rzeczywistości i stanie się podstawową jej cechą? Nie ma jednoznacznych odpowiedz na te pytania. Rodzą one kolejne rozważania, czy nowoczesne, wirtualne biuro finansowe może działać i jaką wartość dodaną daje przeniesienie usług do „drugiego życia”.

Spora część przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez wizyt w biurze rachunkowym. Trzeba bowiem dostarczyć faktury, uzgodnić kategorie kosztów, omówić zaległe płatności, podpisywać cyklicznie strategiczne dokumenty. Kolejny raz trzeba się spotkać, aby omówić kwestie podatkowe i prawne. W dużych miastach wiąże się to z godzinami spędzonymi w korkach, o ile biuro finansowe nie mieści się tuż za rogiem. Do tego dochodzą dziesiątki rozmów telefonicznych po to, aby sprawdzić, kiedy trzeba zapłacić ważną fakturę i czy mamy na to środki. Zawsze jest to duży wydatek czasu, który można ograniczyć do minimum.

Wybór biura rachunkowego jest kompromisem między odległością od siedziby firmy i ceną usługi.

Na szczęście jest już coraz więcej ułatwień związanych z globalną siecią. Przedsiębiorcy powszechnie korzystają z bankowości elektronicznej, dostępnej już często nawet w telefonie. Ustawodawca umożliwił od roku 2011 wystawianie i przyjmowanie faktur elektronicznych bez konieczności ponoszenia kosztów podpisu elektronicznego, co znacznie skraca tradycyjne procedury.

Wyobraźmy sobie jak może wyglądać dzisiaj taka w pełni wirtualna „księgowa online”.

Biuro finansowe posiada oprogramowanie księgowe z pełnym dostępem online. Pracownicy przedsiębiorstwa współpracującego z takim biurem wystawiają faktury sprzedaży przy użyciu programu do fakturowania online; nie trzeba już ich ręcznie wprowadzać do programu księgowego w biurze rachunkowym. Niektóre biura będą skłonne obniżyć w takim przypadku miesięczny koszt obsługi, bo takie rozwiązanie ogranicza istotnie czas pracy i – co ważne – eliminuje wiele popełnianych przy tej okazji błędów. Faktury sprzedaży są przygotowywane na podstawie szablonu i po zatwierdzeniu są automatycznie rozsyłane e-mailem do klientów. Operacje kasowe i bankowe są wprowadzane automatycznie do systemu. Na bieżąco widać, które faktury zostały zapłacone, a które nie. Wystarczy do tego telefon z dostępem do internetu. Ponadto, przed spotkaniem biznesowym, można jednym ruchem sprawdzić w telefonie historię płatności i tym samym rzetelność partnera. Biuro rachunkowe jest dobrze zorganizowane, każdy pracownik posiada zainstalowany komunikator Skype lub inny popularny komunikator internetowy. Można się dzięki nim szybko skontaktować z klientem i zadać mu pytanie, na które odpowiedź możemy otrzymać niemalże natychmiast. Pracownicy mają bieżący dostęp do programu rachunkowości online oraz konta bankowego. Nigdy nie usłyszymy „nie mogę w tej chwili panu udzielić odpowiedzi bo właśnie informatyk instaluje nową wersję programu”. Nie ograniczy nas również sytuacja, w której dokumenty są właśnie „u księgowej” i nie mamy chwilowo do nich wglądu. Faktury zakupu (które coraz częściej otrzymujemy w postaci elektronicznej) przesyłamy do biura księgowego, wypełniając odpowiedni formularz informujący księgowość o rodzaju poniesionych kosztów. Informacje o zbliżającym się terminie płatności otrzymujemy e-mailem lub SMS-em, a wgląd w cashflow mamy w laptopie lub telefonie w każdej chwili.

Czy to wszystko utopia? Nie, takie rozwiązanie jest całkiem możliwe. Istnieją już takie biura, wykorzystujące rachunkowość online mKsiegowa.pl. Czy biuro korzystające z takiego rozwiązania będzie droższe niż biura tradycyjne? Wręcz przeciwnie. Spora cześć pracy jest zautomatyzowana, koszty mogą być zatem znacznie niższe niż w tradycyjnym biurze. Nowoczesne rozwiązanie rachunkowości online daje nam jednocześnie wygodę, z uwagi na natychmiastowy dostęp do wszelkich informacji, pewność, ponieważ eliminujemy błędy wynikające z konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów, oraz bezpieczeństwo, ponieważ powierzamy przetwarzanie i przechowywanie danych fachowcom. „Księgowa online” to skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie finansów oraz ograniczenie kosztów.

Jedyny problem jaki może się pojawić przy rozwoju księgowości wirtualnej to obawa przedsiębiorców przed nowoczesnymi rozwiązaniami. Przedsiębiorcy są często przyzwyczajeni do wizerunku mało dostępnej księgowej, która wie „lepiej” lub nie chce skorzystać z nowego rozwiązania. Badania wskazują, że główną barierą przy skorzystaniu z księgowości wirtualnej, mogą być obawy potencjalnych klientów dotyczące racjonalnego poziomu bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy mają dużo większe zaufanie do zaprzyjaźnionych księgowych oraz pracowników z Urzędu Skarbowego. W bardzo małym stopniu postrzegane jest tu ryzyko zwykłej kradzieży dokumentów, czy też ludzkich błędów jakie zdarzają się nawet wykwalifikowanym ekspertom. Przeniesienie księgowości na płaszczyznę wirtualną w zasadzie eliminuje te składniki do minimum.

Według ekspertów księgowych oraz wśród szerokiej rzeszy przedsiębiorców, zautomatyzowanie i przeniesienie księgowości w sferę online ma szanse zaistnieć na rynku.

Aby rachunkowość online została w pełni zaakceptowana, musi upowszechnić się zrozumienie w polskich firmach, jak duży wpływ będzie ona miała na organizację czasu pracy przedsiębiorstwa oraz jak silnie przełoży się to na ograniczenie kosztów w skali rocznej.

Chcę prowadzić ten blog, aby przybliżać polskim przedsiębiorcom ideą księgowości internetowej.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl