Archive for the 'funkcjonalność programu' Category

Jak ustawić controlling finansowy w firmie?

Controlling finansowy jest podstawą skutecznego zarządzania firmą. To wiadomo. Spróbujmy się jednak przyjrzeć temu w praktyce.

Jakie kroki są niezbędne, aby wdrożyć skuteczne mechanizmy kontrolingowe?

1. Właściwie ustawiona i aktualna polityka rachunkowości.

Polityka rachunkowości to podstawowy dokument w firmie, w którym określamy sposób księgowania zdarzeń gospodarczych.

Przygotowanie dokumentu opisane jest w poradniku na stronach Politka rachunkowości.

2. Właściwie skonfigurowane sprawozdania finansowe

Musimy z pomocą księgowych upewnić się, że podstawowe sprawozdania finansowe są tworzone z właściwych kont księgi głównej.

Najlepiej jest, jeżeli plan kont i polityka rachunkowości są tak przygotowane, aby jednoznacznie przyporządkować kont do poszczególnych wierszy sprawozdań.

Konieczność ręcznych modyfikacji będzie spowalniało proces tworzenia sprawozdań finansowych będących podstawą do podejmowania decyzji.

Bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której wyprodukowanie sprawozdań finansowych przez księgowość za dany okres wiązało się z dużą ilością ręcznej pracy. Warto podjąć wysiłek aby tak ustawić procesy, aby pracę ręczną zredukować do minimum.

O podstawowych sprawozdaniach finansowych spółki piszemy w naszym poradniku na stronach Controlling finansowy.

3. Ustawione procesy tak, by sprawozdania finansowe były dostarczane właściwym osobom we właściwym czasie.

Kluczowym czynnikiem sukcesu controllingu finansowego jest poprawne ustawienie procesów w zakresie:

  • wprowadzania danych w księgowości zakończone zamknięciem miesiąca; należy pamiętać, że nie wprowadzone dokumenty skutkują zafałszowanymi danymi w sprawozdaniach; zaleca się ustalenie, by do dnia 10tego każdego miesiąca wszystkie dokumenty były wprowadzone za poprzedni miesiąc
  • ustawienie mechanizmów, które powodują wysyłanie odpowiednich sprawozdań właściwym osobom

4. Doskonalenie procesu

Szczególnie w okresie początkowym (zazwyczaj w ciągu kilku pierwszych miesięcy od momentu podjęcia decyzji o wdrożeniu controllingu) należy liczyć się z koniecznością poprawiania procesów. Zaleca się na tym etapie miesięczny przegląd procesów oraz podejmowanie działań korygujących.

Może być niezbędny powrót do każdego z wymienionych kroków i np.:

  • dodanie lub modyfikacja kont księgi głównej tak, by brakujące informacje były odpowiednio prezentowane w sprawozdaniach
  • rozbudowa zawartości sprawozdań finansowych
  • sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty są zgromadzone i wprowadzone na czas do programu księgowego

5. Niezbędne narzędzia informatyczne

Program księgowości internetowej stanowi idealną platforme do wdrożenia skutecznego controllingu finansowego. Eliminuje wiele pracy ręcznej i doskonale wspiera procesy, szczególnie w przypadku geograficznego rozproszenia firmy. Posiada szereg mechanizmów ulatwiających wdrożenie controllingu finansowego:

  • elastyczny plan kont ułatwiający dostosowanie programu do polityki rachunkowości
  • mechanizm sprawozdań finansowych umożliwiający prezentację niezbędnych danych finansowych firmy
  • pulpit menedżerski, pozwalający na konfigurowanie informacji, jakie mają się ukazywać poszczególnym osobom zarządzającym firmą

Zapraszamy do kontaktu, w celu umówienia się na prezentację oferowanych rozwiazań.

Reklamy

10 powodów dla których warto przejść na program magazynowy online

Jako zespół mKsiegowa.pl mamy za sobą sporo wdrożeń programu księgowego online. Ostatnio przyszedł czas na wdrożenia programu magazynowego. Nasz moduł Magazyn nadaje się idealnie do prowadzenia sprzedaży w hurtowni.

Mamy już całkiem pokaźne doświadczenie we wdrożeniach programu w hurtowniach. Chcielibyśmy się podzielić tym doświadczeniem.

Dlaczego program magazynowy mKsiegowa.pl?

Na rynku jest wiele programów magazynowych do wyboru – mało jest jeszcze programów magazynowych online. Zalety ogólne każdego programu online są oczywiste i odmieniane przez wszystkie przypadki.

Zestawię jednak dla porządku te zalety,  które  szczególnie dotyczą hurtowni:

Dla firmy działającej w wielu lokalizacjach podstawowym problemem są koszty utrzymania oprogramowania w środowisku rozproszonym.

Koszty te obejmują przede wszystkim:

  • wymianę danych pomiędzy lokalizacjami (np. między hurtownią, a punktami sprzedaży) – ten aspekt funkcjonalności załatwiają typowe programy, lecz wymaga to dużego wysiłku
  • większym problemem jest konieczność utrzymania sprzętu komputerowego w wielu miejscach

Na ten ostatni aspekt nasi klienci zwracają największą uwagę.

Typowe programy wymagają nadzoru nad prawidłową wymianą danych, wykonywania kopii danych, a nawet utrzymania serwerów w punktach sprzedaży.

Koncepcja programu sprzedaży obsługiwanego przez przeglądarkę powstała już pod koniec lat 90-tych. Na tragach Cebit wiedziałem pokaz programu napisanego w Javie.

W ciągu ostatnich 15 lat dokonał się postęp technologiczny umożliwiający zastosowanie takich programów w praktyce:

  • łącza internetowe osiągnęły wystarczającą przepustowość i stabilność
  • technologie webowe umożliwiają już tworzenie interfejsu użytkownika, który jest w stanie konkurować z interfejsem aplikacji graficznych

Dygresja: niektóre firmy przychodzą do nas i okazuje się,  że używają jeszcze programów DOSowych do obsługi sprzedaży!
Przez lata toczyła się dyskusja „DOS, czy Windows?”.

Postaram się teraz wymienić 10 powodów,  dlaczego nasz interfejs użytkownika dojrzał do programów sprzedaży i magazynowych w hurtowniach.  Chciałbym dodać,  że lista dotyczy ta nie wszystkich programów sprzedaży dostępnych na rynku, obsługiwanych przez przeglądarkę.

10 powodów dla których warto wdrożyć program sprzedażowy – magazynowy mKsiegowa.pl

  1. mKsiegowa.pl posiada wszystko, co program do hurtowni posiadać powinien
  2. Program mKsiegowa.pl można obsługiwać przez każdą przeglądarkę
  3. Program mKsiegowa.pl możesz uruchomić na każdym komputerze, niezależnie czy jest to Windows, Linux, Mac. Możesz dowolnie przełączać się między systemami. (Nie jest to oczywiste, ponieważ są na rynku programy online, które chodzą tylko na Windows)
  4. Bez żadnych dodatkowych modułów możesz logować się do programu mksiegowa.pl z tabletów iPad, czy Android – aby na przykład zobaczyć nie zapłacone faktury lub poziomy sprzedaży w ostatnich dniach.
  5. Sprzedaż w programie mKsiegowa.pl możesz obsługiwać za pomocą klawiszy funkcyjnych, nie tylko myszką (to jest już rzadkość w programach online – musieliśmy się nieźle napracować, żeby to działało)
  6. Możesz przyłączyć przeglądarkę w tryb cało-ekranowy (dla większości przeglądarek klawiszem F11) – niektórzy użytkownicy „gubią” się w przeglądarce.
  7. Możesz bez problemu otworzyć 2 lub więcej okien przeglądarki na pulpicie komputera – bardzo wygodne, aby mieć na przykład jednoczesny podgląd do kartoteki towarowej podczas wystawiania faktury
  8. Wszystkie dane masz w jednym miejscu. Koniec kłopotów z rozproszona bazą danych, kopiami zapasowymi, itd.
  9. Program obsługuje wiele kodów kreskowych do towaru, zestawy handlowe, różne opakowania, przeliczenia jednostek miar i wiele innych
  10. Najważniejsze: jeżeli jeszcze Twoja księgowość wprowadza jakiekolwiek dokumenty sprzedażowe lub magazynowe ręcznie – koniecznie zgłoś się do nas!

Ten ostatni powód jest najważniejszy dla naszych klientów – podkreślają, że biura rachunkowe uzależniają ceny swoich usług od ilości dokumentów.

Jakie elementy powinien posiadać program księgowy

Kolejny, znaleziony wpis na blogach.

Poza wymienionymi możliwościami mKsiegowa.pl posiada:

  • prowadzenie rozrachunków,
  • prowadzenie kasy gotówkowej,
  • księgowanie wyciągów bankowych,
  • automatyczne księgowanie różnic kursowych,
  • księgowanie rozliczeń międzyokresowych.

Ponadto przydadzą się:

  • wzorce szybkiego księgowania, które automatyzują pracę w przypadku powtarzalnych księgowań,
  • import wyciągów bankowych z plików w formacie CSV i MT940,
  • rozliczanie projektów, przekrojów, systemów kosztów typu ABC (activity-based costing), itd,

… i wiele innych funkcjonalności wspomagające pracę księgowych

Zapraszamy do wersji demo.

Zespół mKsiegowa

Programy księgowość

Program do pełnej obsługi księgowości powinien być wyposażony w szereg różnych modułów. Pewnie nie jest łatwo znaleźć program, który będzie dostosowany do potrzeb różnych działalności. Może właśnie dlatego warto rozejrzeć się za oprogramowaniem księgowym, gdzie producent umożliwia wprowadzenie funkcjonalności na indywidualną potrzebę klienta. Także jakie są wg Was najważniejsze elementu na jakie trzeba zwracać uwagę przy wyborze programu księgowego? Na pewno musi ewidencjonować faktury sprzedaży oraz zakupów. Jeżeli pełna księgowość, to pewnie też powinien potrafić rozliczyć podatek z każdego miesiąca z każdego zadanego okresu. Bardzo ważna jest też ewidencja środków trwałych, wyposażenia, koszty dla pojazdów. Ale co jeszcze?

View original post

Księgowanie zleceń produkcyjnych

Księgowość produkcji złożeniowej wymaga, naszym zdaniem, szczególnej uwagi. Mamy coraz więcej firm zajmujących się produkcją i chcemy ułatwić pracę księgowym pracującym dla tych firm. Przygotowaliśmy moduł produkcji w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl.

Spójrzmy jak to działa. . .

Opiszemy przykładową firmę produkującą urządzenia elektroniczne. Mamy tutaj urządzenia, które składają się z setek, czy tysięcy elementów elektronicznych.

Zaczynamy od utworzenia list materiałowych. Będą podstawą przy księgowaniu zleceń produkcyjnych.

Lista materiałowa zawiera informację z jakich części składa się urządzenie. Określamy ilość poszczególnych materiałów. Musimy bardzo uważnie przygotować listy materiałowe, aby uwzględnić zamienniki. Każda pozycja w kartotece towarowej powinna zostać oznakowana odpowiednim kodem. Sposobów kodowania może być wiele:

  1. Możemy przyjąć własny sposób kodowania części elektronicznych.
  2. Możemy skorzystać z kodów głównego dostawcy – sprawdza się, jeżeli większość części pochodzi z jednego źródła.
  3. Możemy wprowadzić kody kreskowe. Najczęściej spotykanym standardem jest EAN13. Kody mogą być zewnętrzne (nadane przez producentów). Dla elementów elektronicznych nie posiadająych kodu kreskowego możemy w ramach standardu EAN13 nadawać własne kody. EAN13 jest tak zaprojektowany, że przestrzegając określone normy nie ma ryzyka, aby dwa różne elementy miały ten sam kod.

Istotne jest, aby zamienniki miały w listach materiałowych ten sam kod.

Listy materiałowe mogą również zawierać usługi składające się na zlecenie produkcyjne. Można też przygotowywać wielo-poziomowe listy materiałowe. Np. komputer składający się z części składowych, a następnie zestaw komputerowy złożony z komputera, klawiatury, myszy i monitora.

Zlecenia produkcyjne ściśle wiążą się z gospodarką magazynową. Przed wyprodukowaniem produktu musimy zadbać o to, by wszystkie części zostały zakupione i przyjęte w odpowiednich ilościach na magazyn dokumentami PZ.

W listach materiałowych określa się z którego magazynu będą pobierane elementy na produkcję.

Samo zlecenie produkcyjne jest wydaniem z magazynu części składowych i przyjęciem na magazyn produktu gotowego. W zależności od organizacji produkcji między wydaniem elementów (zwanym często rozchodem wewnętrznym RW), a przyjęciem wyrobu gotowego może upłynąć określony odcinek czasu.

Księgowanie zlecenia zwykle jest połączone z zaksięgowaniem odpowiedniej robocizny lub usług obcych.

Wyrób, po wyprodukowaniu, można już sprzedać. Stosujemy dokument wydania z magazynu WZ oraz fakturę sprzedaży. W programie mKsiegowa.pl wystawiając fakturę sprzedaży, dokument WZ może zostać utworzony automatycznie.

Zapraszam do przejrzenia dokumentacji modułu zleceń produkcyjnych: http://mksiegowa.pl/doc/index.php?n=Help.Manufacturing&ctxhelp=1&lang=pl_PL

Prezentujemy w dokumentacji przykładowe księgowania związane z produkcją: http://mksiegowa.pl/doc/index.php?n=Help.ManufacturingCompanyBooking

Autor: Zespół mKsiegowa

Efektywność podczas pracy z programem księgowym

Program księgowy . . . jak każdy program. Możemy pracować mniej, lub bardziej efektywnie. Mam na myśli codzienne czynności wykonywane w programie.

Dzisiaj przyszła mi do głowy myśl, że poziom efektywności naszej pracy (zresztą w każdym programie) zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest, oczywiście, ergonomia programu. Czy jest to jedyny czynnik?

Ktoś podliczył, ze pakiet MS Office ma kilka tysięcy funkcjonalności. Zaawansowany użytkownik wykorzystuje zaledwie sto, maksimum kilkaset. Pakiet ten jest stawiany za wzór ergonomiczności (choć wielu się z taką tezą nie zgodzi), co nie znaczy, że wszystkie czynności wykonujemy efektywnie. Brak wiedzy o pewnych funkcjonalnościach np. Excela powoduje, że tą samą czynność wykonujemy wiele razy – a więc nieefektywnie.

Podobno w Excelu, jeżeli musimy powtórzyć jakąś czynność więcej niż dwa razy to znaczy, że prawdopodobnie jest taka opcja, która pozwala to zrobić lepiej. Czy Państwu nie zdażyło się kasować kilkunastu wierszy tylko dlatego, że chcieliśmy się pozbyć nagłówków stron w raporcie?

Można, oczywiście, użyć makra, ale to jest tylko „automatyzacja nieefektywności”. Lepiej pewnie znaleźć jakiś sposób, który zapewne znajdzie się pośród tysięcy opcji Excela.

Przejdźmy na podwórko naszego programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl. Praca z programem za pomocą przeglądarki daje wspaniałe możliwości  ułatwienia sobie życia.

Zrobię przegląd kilku prostych „ficzerów”.

1. Klawisz F11
Dlaczego nie rozszerzyć sobie pola pracy na cały ekran?

2. Klawisz TAB
Dużo wygodniej wprowadza się dokument księgowy poruszając się między polami za pomocą klawiszy TAB (do przodu) i Shift-TAB (do tyłu).

3. Praca w wielu zakładkach przeglądarki
Strasznie wygodna rzecz!
Mogę na przykład otworzyć ekran podglądu danych klienta w jednej zakładce i wprowadzać dokument księgowy w innej. W kolejnej zakładce otwieram sobie kursy walut, a w jeszcze innej kartotekę towarową. W zależności od przeglądarki – mogę przełączać sie między zakładkami za pomocą Ctrl-numer (np. Ctrl-1 to przeskok do pierwszej zakładki przeglądarki).

Pod Windows działa otwieranie kolejnej zakładki poprzez kliknięcie rolki myszki, gdy kursor jest nad określoną pozycją menu. Super sprawa! Można też otworzyć program w nowej zakładce klikając na link prawym klawiszem i wybierając „Otwórz w nowej zakładce” (czy coś podobnego).

4. Praca w wielu oknach
Tutaj moja praca w programie księgowym naprawdę nabiera wigoru, bo mam szeroki monitor. Ostatnio odkryłem, że pod Windows mogę bardzo szybko podzielić ekran na pół, otwierając jedno okno programu (przeglądarki) po prawej, a drugie po lewej. Wiecie jak? Klawisz „windows” w połączeniu ze strzałkami. Tymi samymi klawiszami mogę powrócić do pracy na pełnym ekranie. Działa od Windows 7 w górę. Między oknami przełączam się, oczywiście, Alt-TAB lub Windows-TAB.

5. Poruszanie się strzałkami po menu programu
Nic dodać nic ująć.

6. Zoom – powiększanie i pomniejszanie tekstu w przeglądarce
Przytrzymuję klawisz Ctrl i kręcę kółkiem myszki. Dla mnie bomba!

Polecam Państwu przyzwyczaić się do tych skrótów klawiszowych, a także poznawać nowe. Bardzo ułatwiają pracę.

Autor: Zespół mKsiegowa

Dokumentacja elektroniczna w księgowości

Nowa ustawa przygotowywana przez Sejm dotycząca m.in. zmian VAT zrówna faktury elektroniczne z tradycyjnymi od 1 stycznia 2014 roku. Ustawa spowoduje upowszechnienie przesyłania faktur między przedsiębiorcami. Najistotniejszą jednak kwestią jaką ureguluje nowa ustawa to przechowywanie w dokumentacji księgowej faktur VAT wyłącznie w wersji elektronicznej. Oznacza to, że efaktury otrzymane od kontrahentów nie muszą być drukowane, jak również nie trzeba będzie drukować kopii faktur sprzedaży. Z mojej praktyki współpracy z księgowymi wynika, że wielu nich nie zaufało jeszcze komputerom do tego stopnia, by przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej.

Wobec nadchodzących zmian każda firma powinna zastanowić się jakie są warunki niezbędne, aby uruchomić elektroniczne archiwum dokumentów księgowych.

Nie będę rozpisywał się o zaletach elektronicznego archiwum dokumentów, ponieważ na ten temat mamy w sieci mnóstwo artykułów. Argument o redukcji kosztów jest zwykle najważniejszy, chociaż trzeba pamiętać, że elektroniczne przechowywanie dokumentów też kosztuje. Dostępne są w sieci kalkulatory pozwalające obliczyć opłacalność przejścia na dokumentację elektroniczną. Naszym klientom oferujemy również nieodpłatne obliczenie współczynnika opłacalności.

Na co trzeba zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o przechowywaniu dokumentów w wersji elektronicznej?

  1. Liczba dokumentów
    Liczba dokumentów, dla których zmienimy sposób przechowywania ma najbardziej istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przeciętny segregator zawiera 500 – 1000 stron A4. Zazwyczaj przyrost archiwum o kilkunaście segergatorów rocznie może stanowić wystarczającą przesłankę do przejścia na wersję elektroniczną. Nasze doświadczenie pokazuje, że już w przypadku niewielkiej organizacji oszczędności roczne mogą osiągać kwoty kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
  2. Faktury sprzedaży
    Najłatwiej podjąć decyzję o wysyłaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej faktur sprzedaży. Nawet, jeżeli kontrahent nie wyraża zgody na przyjęcie faktury drogą elektroniczną, przechowywanie kopii faktur może być istotnym ułatwieniem. Od 1 stycznia 2014 zgoda kontrahenta może być „dorozumiana”. Oznacza to, że jeżeli kontrahent zapłacił za fakturę wówczas można założyć, że zaakceptował otrzymanie jej w wersji elektronicznej.
  3. Faktury zakupu
    Przechowywanie faktur zakupu może być większym wyzwaniem. Trzeba się zastanowić czy faktury będą skanowane i co robić z oryginałami. Upowszechnienie faktur elektronicznych spowoduje, że coraz więcej faktur zakupu będziemy otrzymywać w takiej formie. Skanować można obecnie nawet telefonem komórkowym wyposażonym w aparat fotograficzny.
  4. Oprogramowanie księgowe
    O ile programy do fakturowania dostępne w sieci najczęściej posiadają archiwum dokumentów, o tyle niewiele programów księgowych zapewnia taką możliwość.
    Nowy projekt ustawy o zmianie VAT precyzuje kryteria, jakie trzeba spełnić by przejść na archiwum elektroniczne. Zarówno dla faktur zakupu, jak i sprzedaży musi być zapewniona ścieżka audytu między zdarzeniem gospodarczym i fakturą. W praktyce oznacza to, że musi istnieć bezpośredni związek między dostawą towaru lub poświadczeniem wykonania usługi, a czytelną postacią faktury. Program mKsiegowa.pl spełnia wszystkie wymagania w tym zakresie, o czym piszemy na naszym blogu poświęconym ustawie o zmianie VAT.
  5. Polityka bezpieczeństwa
    Polityka bezpieczeństwa obowiązująca w organizacji powinna objąć archiwum elektroniczne.
    Przechowywanie dokumentów elektronicznych musi spełnić kilka warunków:
  • trwałość – przechowywanie dokumentów przez okres wymagany ustawą o rachunkowości (dotyczy spółek prawa handlowego oraz NGO)
  • poufność – zapewnienie dostępu do archiwum tylko osobom uprawnionym przez kierownika organizacji
  • integralność – zapewnienie możliwości łatwego odszukania dokumentu przez cały okres trwałości

W obszarze polityki bezpieczeństwa pojawia się kilka wyzwań:

  1. Środki techniczne
    Archiwum można zorganizować wewnętrznie poprzez inwestycję w sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie. Można również założyć archiwum u zewnętrznego dostawcy (tzw. software as a service). Ocenia się na świecie, że skorzystanie z zewnętrznego dostawcy to nie więcej niż 5% kosztów własnej inwestycji w skali 5 lat. Rozwiązanie takie jest więc dużo bardziej opłacalne i jednocześnie powierzenie przechowania dokumentów elektronicznych wyspecjalizowanej firmie związane jest z większym poziomem bezpieczeństwa dokumentów. mKsiegowa.pl oferuje taką usługę w zakresie dokumentacji księgowej.
  2. kultura organizacji – polityka bezpieczeństwa w obszarze dostępu do systemów informatycznych musi być wdrożona i przestrzegana. Jakość zabezpieczeń informatycznych archiwum elektronicznego programu mKsiegowa.pl nie ustępuje standardom stosowanym w bankowości elektronicznej. Najsłabszym ogniwem może być człowiek. Najistotniejsze aspekty polityki bezpieczeństwa to odpowiednia jakość haseł dostępu, ich regularna zmiana oraz właściwe poziomy uprawnień do dokumentacji.

Podsumowanie
Archiwum elektroniczne to kusząca propozycja dla firm szukających oszczędności. Redukcja kosztów może osiągać poziom kilku lub kilkunastu tysięcy złotych rocznie nawet w niewielkich organizacjach. Zapraszamy do opisu implementacji archiwum elektronicznego w programie mKsiegowa.pl.

Sprawy do przemyślenia:

  • duża liczba wystawianych faktur o niskiej wartości (np. faktury za abonament) mogą być dobrą okazją do podjęcia decyzji o zaprzestaniu drukowania kopii do archiwum
  • pracownicy firmy mogą dostarczać do księgowości zeskanowane lub sfotografowane faktury zakupu za pomocą email. mKsiegowa.pl obsługuje taki mechanizm.

Obsługa masowych płatności

Chciałbym dzisiaj opisać sprawę, która jest problemem m.in. dla wielu serwisów internetowych – rozliczenie masowych płatności. Temat ten poruszałem już kilkakrotnie na tych łamach. Teraz zajmę się kwestią masowych faktur oraz automatyzacji rozliczeń.

Sprawa jest o tyle istotna, że wiele firm boryka się z kwestią skutecznego ściągania należności.

W moim wpisie skoncentruję się przede wszystkim na opisie procesu związanego z masowym rozliczeniem sprzedaży. Nasze oprogramowanie mKsiegowa.pl będzie wkrótce dostosowane do jego obsługi.

Zacznę od określenia co rozumiem pod pojęciem płatności masowych. Według mojego doświadczenia trudność w rozliczeniu sprzedaży pojawia się już powyżej kilkuset klientów w miesiącu. Ponieważ kwota abonamentu często nie przekracza kilkudziesięciu złotych, przy takiej ilości faktur niezbędne jest zbudowanie procesu oraz wdrożenie oprogramowania wspomagającego niektóre elementy. Na dodatek koszty całego procesu muszą być niewielkie – dobrze jest, jeżeli nie przekraczają 2-3% wartości abonamentu.

Cykl rozpoczyna się od wystawienia faktur sprzedaży. Przyjmijmy, że są to faktury za abonament za świadczenie określonej usługi. W tym przypadku pomocna jest funkcjonalność programu do fakturowania, która pozwala na wystawianie masowych faktur sprzedaży. W mKsiegowa.pl nazywamy to fakturami okresowymi.

W celu ułatwienia późniejszego rozliczenia tych faktur warto zastanowić się nad skorzystaniem z usługi oferowanej przez większość banków, polegającej na nadawaniu klientom ich indywidualnych numerów rachunków. Na przykład Deutsche Bank oferuje usługę db collect.

Każdy klient. w ramach usługi, otrzymuje  indywidualny numer rachunku bankowego, na który będzie dokonywał przelewów za abonament. Db collect umożliwia na przykład utworzenie indywidualnego numeru rachunku bankowego na podstawie numeru klienta. Numer ten może być nadawany przez system komputerowy. Można też zastosować PESEL lub NIP klienta. Indywidualny numer rachunku bankowego drukujemy na fakturze podobnie, jak robią to np. operatorzy telefonii komórkowej.

Kolejnym etapem procesu jest rozliczanie wpłat od klientów. Bardzo pomocne są indywidualne rachunki bankowe, które pozwalają jednoznacznie przypisać wpłatę do klienta w programie księgowym. Rozwiązanie polegające na identyfikacji klienta poprzez numer rachunku, z którego przychodzi przelew nie zawsze się sprawdza. Jest to rozwiązanie szczególnie zawodne, gdy wpłaty przychodzą od osób fizycznych, kiedy często ktoś płaci za kogoś lub wpłaty są wykonywane za pośrednictwem poczty.

Wczytywanie wyciągów bankowych w usłudze płatności masowych również może być zautomatyzowane. Banki oferują możliwość generowania wyciągów w postaci plików w określonym formacie. Ważne jest, aby program księgowy posiadał możliwość wczytywania tych plików. Program mKsiegowa.pl zostanie wkrótce dostosowany do wczytywania plików w formacie ElixMas usługi db Collect.

Tak ustawiony proces pozwala na skuteczne rozliczenie masowych płatności przy minimalnych kosztach. Właściwie jedynym bezpośrednim kosztem jest usługa db Collect wynegocjowana z bankiem. Nakład pracy w miesiącu, związany z wygenerowaniem i rozliczeniem kilkuset faktur sprzedaży nie przekracza kilku godzin w miesiącu.

Korzyści, to precyzyjne rozliczenie sprzedaży, a więc łatwiejsza i mniej kosztowna windykacja. W efekcie przekłada się to bezpośrednio na wynik firmy oraz jej płynność finansową.

Przygotowaliśmy krótki opis www.masoweplatnosci.pl.

Zespół mKsiegowa.pl