Archive for the 'księgowość' Category

Jak optymalizować VAT od sprzedaży w małej firmie? Metoda kasowa.

Czy zastosować metodę kasową? Jakie są alternatywy?

Małe firmy często borykają się z problemem ściągalności swoich należności. Jeżeli VAT należny od świadczonych usług wynosi 23%, wówczas mogą powstać problemy z płynnością. Zdarzają się sytuacje, w których ściągalność w pierwszym miesiącu od wykonania usług lub dostarczenia towarów wystarcza na VAT … i niewiele więcej. Jak sobie radzić w tej sytuacji?

  1. Jednym z możliwych rozwiązań jest metoda kasowa. Ma ona jednak szereg wad:
    Zwiększony nakład pracy związany z koniecznością śledzenia płatności za faktury pod kątem miesiąca, w którym VAT należny zostaje wpisany do rejestru VAT. Przy niewielkiej ilości faktur to może problem nie jest, ale przy dużej ilości może z tym być sporo pracy.
  2. Metoda kasowa dostępna jest tylko dla małych podatników.
  3. Możliwość rozliczenia podatku należnego w przypadku, gdy odbiorcą Twoich usług jest podmiot zwolniony z podatku VAT lub osoba prywatna występuje rónież w momencie otrzymania części lub całości zapłaty, ale nie później jak 180-go dnia od momentu zakończenia usługi lub wydania towaru.

Czy są inne rozwiązania?

Jednym z rozwiązań, które można rozważyć, to wystawianie faktur pro-forma. Schemat współpracy z klientem może być następujący:

  • podpisujemy umowę, która zakłada, że warunkiem przekazania wyników pracy jest wpłata na konto;
  • wystawiamy w dowolnym momencie fakturę pro-forma;
  • po otrzymaniu zapłaty przekazujemy wyniki prac i wystawiamy fakturę.

Metoda ta ma też pewne niedogodności:

  • nie dla każdego rodzaju działalności się nadaje;
  • wymaga wysyłania 2 dokumentów zamiast jednego (faktury pro-forma i faktury właściwej).

Ten drugi problem można zminimalizować w ten sposób, że:

  • stosujemy program do fakturowania, który tworzy fakturę na podstawie faktury pro-forma, bez konieczności jej przepisywania;
  • stosujemy wysyłanie faktur przez email (za wcześniejszą zgodą klienta)
    Pod kątem sprawozdawczości VAT ten drugi sposób jest całkowicie bezproblemowy.

Płacimy VAT tylko po otrzymaniu wpłaty od klienta i nie musimy pilnować terminów rozliczenia VAT należnego z poszczególnych faktur.

Jakie są Państwa doświadczenia?

Reklamy

Rozliczenie wydatków

Większość firm upoważnia swoich pracowników do wykonywania zakupów niezbędnych do funkcjonowania firmy. Pracownicy najczęściej odbierają fakturę lub paragon i muszą go przekazać do działu księgowości w celu zaksięgowania i rozliczenia zapłaty. Jeżeli płatność była dokonana przez pracownika, to niezbędne jest również dokonanie zwrotu pieniędzy po zatwierdzeniu wydatku.

Badania wykazały, że prawie 30% ankietowanych stwierdziło iż w proces rozliczenia wydatków jest nie wystarczająco efektywny.

Rozliczenie wydatków – klasyczny obieg dokumentów

rozliczanie wydatkowZakup dokonany przez pracownika

rozliczanie wydatkowPracownik odbiera fakturę

rozliczanie wydatkowWykonanie kopii faktury

rozliczanie wydatkowPrzygotowanie raportu rozliczenia wydatku

rozliczanie wydatkowZatwierdzenie wydatku

rozliczanie wydatkow Wydatek zaksięgowany

rozliczanie wydatkowPracownik otrzymuje zwrot pieniędzy


Rozliczenie wydatków – problemy

Problemy występujące najczęściej przy rozliczeniu wydatków:

Problem 1

Pracownicy gubią faktury zakupu lub faktury giną na etapie rozliczenia wydatku

Rozwiązanie 1

Pracownicy mogą sfotografować fakturę i wysłać ją jako raport wydatków do rozliczenia za pomocą telefonu komórkowego

Problem 2

Pracownicy odkładają rozliczenie wydatku, najczęściej z uwagi na nadmiar obowiązków

Rozwiązanie 2

Wyposażenie pracowników w proste i skuteczne rozwiązania działające w oparciu o telefon komórkowy zachęca ich do wysłania faktury natychmiast po zakupie, z dowolnego miejsca

Problem 3

Zwykły proces rozliczenia wydatków jest czasochłonny

Rozwiązanie 3

Elektroniczny obieg dokumentów, całkowicie dopuszczalny w Polsce, pozwala na oszczędności czasu na każdym etapie procesu bez konieczności inwestowania w drogie rozwiązania. Praktycznie każdy pracownik posiada telefon z dostępem do internetu który, w przypadku WiFi nie generuje dodatkowych kosztów przesyłania dokumentów.

Problem 4

Pracownicy często nie znają lub nie pamiętają szczegółów procesu rozliczenia wydatków

Rozwiązanie 4

Wprowadzenie korespondencji elektronicznej daje możliwość elastycznej weryfikacji przesłanego dokumentu oraz uzupełnienie stosownych wyjaśnień, jeśli to jest konieczne.

Wyzwania związane z procesem rozliczenia wydatków

Niezależne badania wykazały, że działy finansowe zgłaszają następujące wyzwania w istniejącym w ich firmach procesie rozliczenia wydatków:

  1. Pracownicy gromadzą wydatki tak, aby rozliczyć je „za jednym zamachem” opóźniając proces – 39% ankietowanych
  2. Opóźnienia pojawiają się na etapie zatwierdzania wydatków – 33% ankietowanych
  3. Firmy używają kombinacji procesów papierowych i elektronicznych, co utrudnia pełną kontrolę procesu – 33%
  4. Księgowość spędza zbyt dużo czasu na ręczne wprowadzanie dokumentów – 29%
  5. Błędy pojawiają się na etapie zatwierdzania wydatków, które nie są wystarczająco wnikliwie sprawdzane – 21%
  6. Poszczególne działy firmy w różny sposób podchodzą do procesu rozliczania wydatków – 20%

Rozliczenie wydatków – jak to może wyglądać

Z wykorzystaniem programu księgowego online mKsiegowa.pl cały proces można zoptymalizować.

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

rozliczanie wydatkow w mksiegowa

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego

pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego

Wobec rosnącej konkurencji na rynku usług księgowych, wywołanej zniesieniem konieczności posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów do świadczenia takiej usługi, księgowi zadają sobie pytanie jak skutecznie walczyć o klienta.

Rynek usług księgowych jest kanibalizowany niskimi cenami, za czym nie zawsze idzie wysoka jakość świadczonej usługi. W swojej praktyce wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, że klienci żądają coraz więcej za coraz mniej.

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego wymaga zmiany nastawienia.

Dobrą wiadomością jest fakt, że technologia oprogramowania „w chmurze” pozwala nowoczesnym biurom rachunkowym na daleko idąco optymalizację świadczenia usługi księgowej, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom. Najciekawsze jest to, że wejście w nowoczesne technologie nie wymaga od biura, jak kiedyś, sporych inwestycji.

Najważniejsze jest dostosowanie się do zmiany technologicznej. Biura rachunkowe muszą przejść etap zmiany koncepcji świadczenia usługi księgowej. Przedstawiamy 7 kroków, które pozwolą przetrwać na tym rynku.

1. Świadczenie usługi dla małych organizacji (spółek z o.o., fundacji, stowarzyszeń) może być opłacalne

Panuje przekonanie, że obsługa księgowa małej firmy to dużo pracy za niewielkie pieniądze. Otrzymujemy stosy drobnych faktur i paragonów do zaksięgowania i trudno jest zaoferować usługę księgową dla takiej firmy w konkurencyjnej cenie. Niektóre biura stosują outsourcing wprowadzania dokumentów do lokalizacji, gdzie są niższe koszty pracy. Są jednak inne rozwiązania.

  • Programy księgowe online pozwalają na przeniesienie wprowadzania dokumentów na klienta, pozostawiając księgowym zadania, w których są specjalistami: kontrolę wprowadzonych dokumentów i przygotowywanie sprawozdań.
  • Procesy dostarczania dokumentacji księgowej mogą być w dużym stopniu zautomatyzowane eliminując konieczność pracochłonnego sprawdzania, czy wszystkie dokumenty zostały dostarczone.
  • Automatyzacja procesów daje możliwość raportowania poziomu świadczenia usługi – tzw. Service Level Agreement (SLA), bez dodatkowych kosztów. Oprogramowanie śledzie kiedy i jakie dokumenty były dostarczone do biura lub wprowadzone do systemu.

2. Wprowadzanie danych nie musi być wykonywane na ostatnią chwilę

Bardzo często praca księgowych koncentruje się na dostarczeniu niezbędnych sprawozdań na czas. Dane wprowadzane są na ostatnią chwilę i przedsiębiorca jest w stanie dowidzieć się jaki jest wynik jego działalności lub stan jego rozrachunków z klientami raz w miesiącu lub raz na kwartał. Przedsiębiorcy prowadzą równolegle własną księgowość w Excelu.

  • Dokumenty wprowadzane przez klienta na bieżąco umożliwiają mu podgląd interesujących go danych bez miesięcznego opóźnienia, jednocześnie zapobiegając podwójnej pracy.

3. Potraktuj klienta jako partnera

Wspólne z klientem wprowadzanie danych na początku może powodować kłopoty. Precyzyjny podział obowiązków i odpowiedzialności między klienta i biuro może z biegiem czasu usprawnić pracę unikając powstawania wątpliwości na etapie ustalania wyniku oraz wysokości podatku. Po dłuższym okresie powstaje efekt partnerstwa, przy stałym zabezpieczeniu biura przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z odpowiedzialności za wprowadzone dane.

  • Regularne przeglądy danych z klientem będzie proaktywnym podejściem i będzie powodowało unikanie problemów pojawiających się podczas współpracy.
  • Przeglądy łatwo można robić zdalnie (na przykład przez telefon) oszczędzając czas sobie i klientowi.

4. Wykorzystaj obowiązek raportowania JPK jako szansę podniesienia współpracy na wyższy poziom

Wprowadzenie obowiązku raportowania plików JPK nie musi być zagrożeniem dla przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Wykorzystaj ten moment na wdrożenie procesów współpracy lub podniesienie ich na wyższy poziom.

  • Jesteś expertem i znasz szczegóły wdrożenie obowiązku przekazywania plików JPK. Doradzaj klientowi i bądź przygotowany na pytania.
  • Obowiązek przesyłania plików JPK nie musi się wiązać z dodatkowymi kosztami. Większość programów księgowych jest na to gotowa i biura rachunkowe są przygotowane, aby wypełnić nowy obowiązek.

5. Wykorzystaj wartość danych klienta

W większości przypadków klient ma niewielką orientację jakie dane są gromadzone w systemach księgowych. Rzadko potrafi w pełni wykorzystać ich wartość.

  • Znajdź kilka raportów przekrojowych, które mogą usprawnić prowadzenie przedsiębiorstwa od strony optymalizacji kosztów lub zwiększenia przychodów.
  • Przedstaw raporty klientów. Jeżeli okażą się istotne zaproponuj, że program będzie wysyłał te raporty automatycznie w określonych momentach czasu za pomocą email. Niewielkim kosztem możesz stać się doradcą w biznesie klienta.
  • Zaproponuj dodatkowe możliwości analityczne wynikające z metody MPK, rozliczenia projektów i tym podobne.

6. Zaproponuj przechowywanie skanów dokumentów w systemie

Trudno o dobrą współpracę z klientem na odległość przy tradycyjnym gromadzeniu dokumentacji w segregatorach. Klient chętnie zgodzi się na skanowanie dokumentów, jeżeli może zaoszczędzić na ich kserowaniu, zawożeniu ich do biura rachunkowego lub przesyłaniu pocztą.

  • Wyjaśnianie błędów, korekta dokumentów stają się dużo łatwiejsze, jeżeli dokumenty źródłowe można zobaczyć na ekranie lub omówić wspólnie przez telefon.

7. Pracuj nad nastawieniem klienta do świadczonej usługi księgowej

Dodając wartość do prostej księgowości podatkowej uzyskujesz nową platformę pogłębienia współpracy z klientem. Już nie tylko wspólne wprowadzanie dokumentów, pilnowanie obowiązkowych sprawozdań, ale również wspólna analiza danych, które pojawiają się w systemie na bieżąco tworzą wartość usługi. Wartość ta powstaje przy zmniejszonym nakładzie pracy, jeżeli nie koncentrujemy się na wprowadzaniu dokumentów klienta na ostatnią chwilę.

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego nie jest takie trudne. Przyszłość nowoczesnej księgowości jest w zasięgu ręki

Program mKsiegowa.pl jest najlepszą platformą współpracy z klientem przy prowadzeniu księgowości. Pracownicy klienta mogą skanować faktury i paragony telefonem komórkowym i przesyłać bezpośrednio do księgowości. Wszystkie skany oryginałów są „podpięte” bezpośrednio pod pozycje dziennika.

Program prowadzi zapis audytu wszystkich operacji w programie, co zabezpiecza przed odpowiedzialnością za wprowadzone dane. Zamykanie okresu zabezpiecza również przed omyłkowym wprowadzeniem dokumentu z wsteczną datą.

Jednym z najistotniejszych cech programu mKsiegowa.pl jest możliwość precyzyjnego ustalania uprawnień każdego użytkownika do poszczególnych funkcji programu.

Przygotuj się na wyzwania współczesnego rynku usług księgowych. System księgowości online mKsiegowa.pl jest dobrym rozwiązaniem, które pomoże przejść transformację.

Marek Sowa

Nowe regulacje prawne w zakresie księgowości

Od styczniu 2017 r. ma zostać zmieniony roczny limit przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych, do którego podatnicy podatku PIT mogą prowadzić podatkowe w uproszczonej formie księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Od nowego roku limit ten ma zostać podniesiony do 2 mln euro. Zmianą może zostać objęte niemal 14 tys. podatników.

Obowiązek prowadzenia przez osoby fizyczne ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości, powstaje aktualnie, gdy kwota przychodów netto przekracza 1,2 mln euro w skali roku. Jak twierdzi resort rozwoju, obowiązek ten należy do najbardziej obciążających dla przedsiębiorców.

Program do księgowości online w firmie handlowej – studium przypadku

Program do księgowości online

Zalety rozwiązań online są coraz powszechniej znane i wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z tego typu usługi do prowadzenia spraw firmy. Aspektem mającym coraz większe znaczenie przy podejmowaniu decyzji jest kwestia kosztów prowadzenia księgowości firmy. W artykule prezentujemy oszczędności związane z prowadzeniem księgowości online, w porównaniu do tradycyjnego rozwiązania. W obydwu przypadkach prowadzenie księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe.

Charakterystyka firmy

Firma handlowa, którą analizujemy, zajmuje się sprzedażą elementów instalacji elektrycznych. Dodatkowo firma realizuje kompletne instalacje elektryczne dla swoich klientów. Przeciętna liczba dokumentów sprzedaży w miesiącu wynosi w przybliżeniu:
  • 700 faktur sprzedaży
  • 800 dokumentów WZ
  • 600 dokumentów płatności od klientów (kasa, rachunki bankowe)

Firma kupuje hurtowo elementy instalacji elektrycznych, a także ponosi standardowe koszty wynajmu powierzchni biurowej, wynagrodzeń, itp. Całkowita liczba dokumentów w skali miesiąca wynosi 2500.

Firma jest płatnikiem VAT i rozlicza się w oparciu o księgi handlowe. Zasadnicza większość dokumentów jest w walucie polskiej.

Wycena tradycyjnej usługi biura rachunkowego w Warszawie

Według dostępnych statystyk, najczęściej wybieranym modelem prowadzenia księgowości firmy jest outsourcing usług do biura rachunkowego. Typowe ceny usług w Warszawie obejmują (bez VAT):
  • stałą opłatę w wysokości 500 zł
  • opłatę za fakturę – 2 zł
  • opłata za pozycję wyciągu bankowego – 1 zł
  • opłata za dokument magazynowy – 1 zł

Do tego mogą dochodzić jeszcze inne opłaty za naliczanie płac pracownikom, sporządzenie sprawozdania finansowego, itp. Dodatkowe opłaty pomijamy, ponieważ mają niewielki wpływ na obliczenie oszczędności.

Całkowity koszt usługi biura rachunkowego dla firmy, to 3300 zł + VAT

Jak wygląda w rzeczywistości współpraca z biurem rachunkowym na platformie online?

Firma handlowa zdecydowała się na skorzystanie z usługi biura rachunkowego świadczonej za pomocą systemu księgowości online mKsiegowa.pl. Sposób współpracy firmy z biurem oparty jest na następujących ustaleniach:
  1. Firma wystawia faktury sprzedaży w systemie mKsiegowa.pl; faktury są automatycznie księgowane w oparciu o przygotowane schematy.
  2. Firma prowadzi gospodarkę magazynową w systemie mKsiegowa.pl; dokumenty są księgowane automatycznie
  3. Firma wprowadza wyciąg bankowy generowany w systemie bankowości elektronicznej Alior; wyciąg jest półautomatycznie księgowany; praca polega jedynie na kojarzeniu pozycji wyciągu z fakturami zakupu i sprzedaży
  4. Biuro rachunkowe weryfikuje wprowadzone dokumenty w cyklu miesięcznym, sporządza standardowe sprawozdania, nalicza płace, itp.

Koszty księgowości w oparciu o system online

Ustalone między firmą i biurem rachunkowym zasady rozliczeń obejmują:
  • stały koszt za usługę w wysokości 1000 zł
  • stały koszt za korzystanie z platformy mKsiegowa.pl (hosting, backup danych, wsparcie techniczne, aktualizacje prawne) w wysokości 199 zł
  • opłaty za naliczanie płac i sporządzenie sprawozdania rocznego, nie uwzględnione w obliczeniach (nie różnią się w obu wariantach)

Oszczędności, dzięki zastosowaniu księgowości internetowej

Całkowite oszczędności miesięczne, wynikające z zastosowania księgowości online mKsiegowa.pl wyniosły 2101 zł.
Inne korzyści wynikające ze współpracy firmy z biurem rachunkowym na platformie online
  1. Biuro rachunkowe mieści się w Warszawie, natomiast firma mieści się Radomiu; odległość ma niewielkie znaczenie, ponieważ nie ma konieczności dostarczania dokumentów do biura.
  2. Prezes firmy ma bieżący dostęp do danych o sprzedaży i rozrachunkach za faktury.
  3. Zarówno firma, jak i biuro rachunkowe zwolnione są z konieczności utrzymywania oprogramowania; firma poprzednio korzystała z własnego oprogramowania do sprzedaży, natomiast biuro z tradycyjnego programu księgowego; brak konieczności utrzymywania tych programów przekłada się na dalsze oszczędności wynikające głównie z eliminacji kosztów wsparcie technicznego i przyjazdów specjalisty na miejsce.

Zapraszamy do kontaktu. Zaprezentujemy Państwu wszystkie szczegóły współpracy z biurem rachunkowym w oparciu o platformę mKsiegowa.pl.

Jak przekonać firmę, że warto automatyzować procesy księgowe?

Jesteś już przekonany, że rozwiązania „w chmurze” usprawniają procesy biznesowe. Ale jak przekonać decydentów w firmie do nowoczesnych rozwiązań?

Zastanawiając się nad praktycznymi rozwiązaniami dla firmy warto pamiętać o 2 kluczowych czynnikach:

1. Poszukiwanie efektywnych rozwiązań w zakresie przetwarzania danych w chmurze nie jest zazwyczaj w obszarze zainteresowania kierownictwa firmy. Nie zawsze kierownictwo ma świadomość możliwości technologicznych, jakie pojawiają się na rynku. Poza tym jest tendencja „po co zmieniać coś, co dobrze działa?”.

2. Zmiany nie zawsze są inicjowane przez zarządy. Członkowie zarządów polegają na rozwiązaniach proponowanych przez ich doradców zanim podejmą decyzję o zmianie. Niezbędna jest praca z kluczowymi członkami zarządu, aby wprowadzić nowoczesne rozwiązania.

5 największych barier poprawy wydajności w przedsiębiorstwach

  • opór przed zmianą 44%
  • brak wiedzy 30%
  • brak inicjatywy 27%
  • ryzyko wpływu zmiany na biznes 27%
  • brak tradycji poszukiwania efektywnych rozwiazań 27%

Rozpocznij od poszukiwania przykładów z życia, które wymagają najbardziej pilnej zmiany

Poszukaj przykładów zbędnej pracy w firmie wykonywanej ręcznie, która może być łatwo usprawniona przez rozwiązania w chmurze.

Często gromadzenie danych wspomagających decyzję odbywa się mało efektywnie. Niejednokrotnie prowadzi się „podwójną księgowość”: w celach sprawozdawczych – na potrzeby różnych urzędów oraz w celach zarządczych.

Trzeba budować świadomość obszarów wymagających poprawny. Musimy zaangażować osoby, które mogą być najbardziej zainteresowane poprawą efektywności procesów. Zwóć uwagę, że osoby te:

  1. są sfrustrowane, że muszą wykonywać czynności wymagające sporej ilości czasu, w sposób mało efektywny
  2. nie mają wystarczającej ilości czasu na wykonywanie prac kluczowych na swoim stanowisku wobec konieczności wykonywania czynności powtarzalnych
  3. z powodu braku efektywności procesów nie wykonują swojej pracy z zadowoleniem

Zidentyfikuj obszary do poprawy

Zademonstruj najbardziej zainteresowanym osobom rozwiązania w chmurze. Szybko zrozumieją jak łatwo można zautomatyzować procesy na ich stanowisku. Wykonaj następnie kroki, które później zademonstrujesz zarządowi:

  1. Zapytaj, czy używali już rowiązań w chmurze. Czy wiedzą jak można zautomatyzować rachunkowość w połączeniu z kluczowymi procesami.
  2. Udokumentuj najważniejsze obszary, gdzie można usprawnić pracę. Zapytaj jak wyglądałaby ich praca, gdyby dane były przekazywane bez konieczności ręcznej pracy.
  3. Zaproponuj im przetestowanie rozwiązania w chmurze. Bardzo często okres testowania nic nie kosztuje. Zobaczą na przykładzie, w jaki sposób można usprawnić proces, dzięki automatycznemu księgowaniu.

Doprowadź do spotkania z zarządem

Przedstawiając wnioski i rozwiązania wcześniej wypracowane, może przejść do bardziej ogólnych wniosków.

Możesz założyć, że zarząd jest zainteresowany w:

  1. eliminacji powtarzalnych czynności, które nie dają wartości biznesowej
  2. korelacji między przychodami i kosztami
  3. spójności prezentowanych danych finansowych

Automatyzacja prac księgowych jest niezbędna w dzisiejszych czasach ponieważ:

  • eliminuje błędy wynikające z ręcznej pracy
  • pozwala osobom zatrudnionym w dziale księgowym skoncentrować się na dostarczaniu danych lepiej pokazujących wyniki decyzji biznesowych

Włącz dział IT w swój plan

Mimo, że rozwiązania w chmurze w niewielki stopniu angażują dział IT, nie szkodzi mieć ich po swojej stronie.

Mimo tego mogą powstać ze strony działu IT pewne wątpliwości:

1. Nie mamy wystarczających zasobów, aby wdrażać zautomatyzowane rozwiązania księgowe.

Odpowiedź: w przypadku rozwiązań w chmurze nie trzeba kupować oprogramowania ani sprzętu. Nie ma konieczności wykonywania aktualizacji oprogramowania. Rozwiązania księgowości internetowej są intuicyjne i przy minimalnym wysiłku można je wdrożyć w firmie.

2. Nie jest to dobry moment na zmianę.

Odpowiedź: bardzo często w biznesie nie ma dobrego momentu na zmianę nawet na lepsze rozwiązania. Mając świadomość jak łatwo jest wdrożyc rozwiązanie w chmurze trzeba sobie uświadomić, że nie warto czekać. Wrożenie rozwiązania szybko pokaże korzyści jakie uzyskamy w usprawnieniu procesów.

Używaj sformułowań zrozumiałych dla zarządu

Twój zarząd będzie zainteresowany aby:

  • posiadać kompletne rozwiązanie wspomagające decyzję
  • zredukować ryzyko i koszty
  • zapewnić zgodność systemów z przepisami

Zautomatyzowane księgowe rozwiązania w chmurze realizują te potrzeby przez dostarczanie informacji przez 365 dni w roku, w dowolnym miejscu na świecie.

Jeżeli jeszcze zarząd nie jest przekonany, może zadawać pytania:

1. Nie mamy budżetu

Odpowiedź: Zastosowanie rozwiązań w chmurze jest tańsze, niż tradycyjne rozwiązania informatyczne. Oszczędności wynikające z automatyzacji procesów dadzą w efekcie spore oszczędności.

2. Jakie oszczędności uzyskamy przez zastosowanie rozwiązania w chmurze

Odpowiedź: Klienci mKsiegowa.pl raportują ok 50% oszczędności. Przygotowując się do rozmowy oszacuj oszczędności, na jakie może liczyć Twoja firma.

3. Nasze obecne rozwiązania działają dobrze. Po co je zmieniać?

Odpowiedź: Biorąc pod uwagę, że rejestrujemy 50 faktur zakupu dziennie. Wprowadzenie 1 faktury, to ok 3 minuty pracy. Dziennie możemy oszczędzić 150 minut pracy. Daje to 50 godzin miesięcznie. Podobnie jest z płatnościami za faktury.

Jak będzie wyglądała praca za rok?

Wdrożenie rozwiązań księgowych w chmurze można zrealizować w kilka tygodni. Efekty krótkoterminowe będą owocować w długiej perspektywie przez:

  • zwiększoną produktywność, gdy pracownicy będą spędzać mniej czasu na ręczną pracę
  • większą satysfakcję z pracy
  • oszczędności wynikające z redukcji nieefektywnych rozwiązań
  • usprawniony dostęp do bieżących danych, a przez to lepsze decyzje podejmowane na każdym kroku; w szczególności wgląd w bieżące przepływy finansowe jest istotny

Odwrotne obciążenie

Odwrotne obciążenie to niecodzienne zjawisko w świecie regulowanym przez Ustawę o VAT.

W normalnej sytuacji to sprzedawca odprowadza podatek VAT do urzędu skarbowego. Ustawodawca wprowadził jednak sytuację, w której kupujący odprowadza VAT od transakcji.

Sytuacja ta dotyczy głownie wyrobów ze stali, ale także innych produktów takich, jak odpady szklane, z papieru i tektury, z tworzyw sztucznych, gumy, wyrobów z miedzi, itd.

Nie każdy może otrzymać fakturę z odwrotnym obciążeniem.

Nawet, jeżeli sprzedajemy wyżej wymienione produkty, nie zawsze możemy obciążyć kupującego obowiązkiem rozliczenia VAT od transakcji. Musimy się za każdym razem upewnić, że spełnione są łącznie trzy warunki (art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT):

  • dokonującym dostawy jest podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, u którego sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (czyli dostawcą jest podatnik VAT czynny, niekorzystający ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wysokość sprzedaży);
  • nabywcą jest podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT (przedsiębiorca);
  • dostawa nie jest objęta zwolnieniem, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (czyli zwolnieniem z VAT z tytułu dostawy towarów używanych).

Krótko mówiąc, jeżeli sprzedaż jest dokonywana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, VAT rozlicza sprzedawca (czyli tak, jak zwykle).

Obliczenie VAT w przypadku odwrotnego obciążenia

Wiemy już, w jakich sytuacjach dochodzi do „odwrotnego obciążenia”. W przypadkach takich sprzedawca wystawia fakturę z adnotacją odwrotne obciążenie, a kupujący musi rozliczyć podatek VAT od tej transakcji. Faktura nie powinna zawierać stawki ani kwoty podatku VAT. Sprzedawca wykazuje na fakturze jedynie wartość netto.

Kwota podatku

Kwotę podatku oblicza kupujący według właściwej dla danego towaru stawki VAT.

Podstawa opodatkowania

Podstawą opodatkowania jest kwota, którą nabywca jest obowiązany zapłacić dostawcy za zakupione towary.

Obliczenie podatku

Kupujący nalicza podatek należny. Jednocześnie, ta sama kwota podatku może stanowić podatek naliczony, jeżeli zakupione towary są wykorzystywane przez kupującego do wykonywania czynności opodatkowanych.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Możliwość obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za ten same okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dostawy towarów. Kupujący wykazuje naliczoną kwotę podatku w ewidencji VAT, jednocześnie w części dotyczącej podatku należnego, jak i w części dotyczącej podatku naliczonego.

Deklaracja VAT

VAT z tytułu odwrotnego obciążenia kupujący wykazuje w odpowiedniej deklaracji VAT trochę inaczej, niż normalnie.

Kwoty zarówno podatku naliczonego, jak i należnego wykazujemy w odpowiednich rubrykach, zgodnie z instrukcją wypełniania deklaracji.

W wersji 14 formularza VAT7 kwotę podatku wraz z podstawą opodatkowania wykazujemy w części C, wiersz 12: „Dostawa towarów oraz świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca”.

Więcej na temat odwrotnego obciążenia piszemy w naszym poradniku księgowym.