Archive for the 'saas' Category

Księgowanie zleceń produkcyjnych

Księgowość produkcji złożeniowej wymaga, naszym zdaniem, szczególnej uwagi. Mamy coraz więcej firm zajmujących się produkcją i chcemy ułatwić pracę księgowym pracującym dla tych firm. Przygotowaliśmy moduł produkcji w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl.

Spójrzmy jak to działa. . .

Opiszemy przykładową firmę produkującą urządzenia elektroniczne. Mamy tutaj urządzenia, które składają się z setek, czy tysięcy elementów elektronicznych.

Zaczynamy od utworzenia list materiałowych. Będą podstawą przy księgowaniu zleceń produkcyjnych.

Lista materiałowa zawiera informację z jakich części składa się urządzenie. Określamy ilość poszczególnych materiałów. Musimy bardzo uważnie przygotować listy materiałowe, aby uwzględnić zamienniki. Każda pozycja w kartotece towarowej powinna zostać oznakowana odpowiednim kodem. Sposobów kodowania może być wiele:

  1. Możemy przyjąć własny sposób kodowania części elektronicznych.
  2. Możemy skorzystać z kodów głównego dostawcy – sprawdza się, jeżeli większość części pochodzi z jednego źródła.
  3. Możemy wprowadzić kody kreskowe. Najczęściej spotykanym standardem jest EAN13. Kody mogą być zewnętrzne (nadane przez producentów). Dla elementów elektronicznych nie posiadająych kodu kreskowego możemy w ramach standardu EAN13 nadawać własne kody. EAN13 jest tak zaprojektowany, że przestrzegając określone normy nie ma ryzyka, aby dwa różne elementy miały ten sam kod.

Istotne jest, aby zamienniki miały w listach materiałowych ten sam kod.

Listy materiałowe mogą również zawierać usługi składające się na zlecenie produkcyjne. Można też przygotowywać wielo-poziomowe listy materiałowe. Np. komputer składający się z części składowych, a następnie zestaw komputerowy złożony z komputera, klawiatury, myszy i monitora.

Zlecenia produkcyjne ściśle wiążą się z gospodarką magazynową. Przed wyprodukowaniem produktu musimy zadbać o to, by wszystkie części zostały zakupione i przyjęte w odpowiednich ilościach na magazyn dokumentami PZ.

W listach materiałowych określa się z którego magazynu będą pobierane elementy na produkcję.

Samo zlecenie produkcyjne jest wydaniem z magazynu części składowych i przyjęciem na magazyn produktu gotowego. W zależności od organizacji produkcji między wydaniem elementów (zwanym często rozchodem wewnętrznym RW), a przyjęciem wyrobu gotowego może upłynąć określony odcinek czasu.

Księgowanie zlecenia zwykle jest połączone z zaksięgowaniem odpowiedniej robocizny lub usług obcych.

Wyrób, po wyprodukowaniu, można już sprzedać. Stosujemy dokument wydania z magazynu WZ oraz fakturę sprzedaży. W programie mKsiegowa.pl wystawiając fakturę sprzedaży, dokument WZ może zostać utworzony automatycznie.

Zapraszam do przejrzenia dokumentacji modułu zleceń produkcyjnych: http://mksiegowa.pl/doc/index.php?n=Help.Manufacturing&ctxhelp=1&lang=pl_PL

Prezentujemy w dokumentacji przykładowe księgowania związane z produkcją: http://mksiegowa.pl/doc/index.php?n=Help.ManufacturingCompanyBooking

Autor: Zespół mKsiegowa

Reklamy

Dokumentacja elektroniczna w księgowości

Nowa ustawa przygotowywana przez Sejm dotycząca m.in. zmian VAT zrówna faktury elektroniczne z tradycyjnymi od 1 stycznia 2014 roku. Ustawa spowoduje upowszechnienie przesyłania faktur między przedsiębiorcami. Najistotniejszą jednak kwestią jaką ureguluje nowa ustawa to przechowywanie w dokumentacji księgowej faktur VAT wyłącznie w wersji elektronicznej. Oznacza to, że efaktury otrzymane od kontrahentów nie muszą być drukowane, jak również nie trzeba będzie drukować kopii faktur sprzedaży. Z mojej praktyki współpracy z księgowymi wynika, że wielu nich nie zaufało jeszcze komputerom do tego stopnia, by przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej.

Wobec nadchodzących zmian każda firma powinna zastanowić się jakie są warunki niezbędne, aby uruchomić elektroniczne archiwum dokumentów księgowych.

Nie będę rozpisywał się o zaletach elektronicznego archiwum dokumentów, ponieważ na ten temat mamy w sieci mnóstwo artykułów. Argument o redukcji kosztów jest zwykle najważniejszy, chociaż trzeba pamiętać, że elektroniczne przechowywanie dokumentów też kosztuje. Dostępne są w sieci kalkulatory pozwalające obliczyć opłacalność przejścia na dokumentację elektroniczną. Naszym klientom oferujemy również nieodpłatne obliczenie współczynnika opłacalności.

Na co trzeba zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o przechowywaniu dokumentów w wersji elektronicznej?

  1. Liczba dokumentów
    Liczba dokumentów, dla których zmienimy sposób przechowywania ma najbardziej istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przeciętny segregator zawiera 500 – 1000 stron A4. Zazwyczaj przyrost archiwum o kilkunaście segergatorów rocznie może stanowić wystarczającą przesłankę do przejścia na wersję elektroniczną. Nasze doświadczenie pokazuje, że już w przypadku niewielkiej organizacji oszczędności roczne mogą osiągać kwoty kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
  2. Faktury sprzedaży
    Najłatwiej podjąć decyzję o wysyłaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej faktur sprzedaży. Nawet, jeżeli kontrahent nie wyraża zgody na przyjęcie faktury drogą elektroniczną, przechowywanie kopii faktur może być istotnym ułatwieniem. Od 1 stycznia 2014 zgoda kontrahenta może być „dorozumiana”. Oznacza to, że jeżeli kontrahent zapłacił za fakturę wówczas można założyć, że zaakceptował otrzymanie jej w wersji elektronicznej.
  3. Faktury zakupu
    Przechowywanie faktur zakupu może być większym wyzwaniem. Trzeba się zastanowić czy faktury będą skanowane i co robić z oryginałami. Upowszechnienie faktur elektronicznych spowoduje, że coraz więcej faktur zakupu będziemy otrzymywać w takiej formie. Skanować można obecnie nawet telefonem komórkowym wyposażonym w aparat fotograficzny.
  4. Oprogramowanie księgowe
    O ile programy do fakturowania dostępne w sieci najczęściej posiadają archiwum dokumentów, o tyle niewiele programów księgowych zapewnia taką możliwość.
    Nowy projekt ustawy o zmianie VAT precyzuje kryteria, jakie trzeba spełnić by przejść na archiwum elektroniczne. Zarówno dla faktur zakupu, jak i sprzedaży musi być zapewniona ścieżka audytu między zdarzeniem gospodarczym i fakturą. W praktyce oznacza to, że musi istnieć bezpośredni związek między dostawą towaru lub poświadczeniem wykonania usługi, a czytelną postacią faktury. Program mKsiegowa.pl spełnia wszystkie wymagania w tym zakresie, o czym piszemy na naszym blogu poświęconym ustawie o zmianie VAT.
  5. Polityka bezpieczeństwa
    Polityka bezpieczeństwa obowiązująca w organizacji powinna objąć archiwum elektroniczne.
    Przechowywanie dokumentów elektronicznych musi spełnić kilka warunków:
  • trwałość – przechowywanie dokumentów przez okres wymagany ustawą o rachunkowości (dotyczy spółek prawa handlowego oraz NGO)
  • poufność – zapewnienie dostępu do archiwum tylko osobom uprawnionym przez kierownika organizacji
  • integralność – zapewnienie możliwości łatwego odszukania dokumentu przez cały okres trwałości

W obszarze polityki bezpieczeństwa pojawia się kilka wyzwań:

  1. Środki techniczne
    Archiwum można zorganizować wewnętrznie poprzez inwestycję w sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie. Można również założyć archiwum u zewnętrznego dostawcy (tzw. software as a service). Ocenia się na świecie, że skorzystanie z zewnętrznego dostawcy to nie więcej niż 5% kosztów własnej inwestycji w skali 5 lat. Rozwiązanie takie jest więc dużo bardziej opłacalne i jednocześnie powierzenie przechowania dokumentów elektronicznych wyspecjalizowanej firmie związane jest z większym poziomem bezpieczeństwa dokumentów. mKsiegowa.pl oferuje taką usługę w zakresie dokumentacji księgowej.
  2. kultura organizacji – polityka bezpieczeństwa w obszarze dostępu do systemów informatycznych musi być wdrożona i przestrzegana. Jakość zabezpieczeń informatycznych archiwum elektronicznego programu mKsiegowa.pl nie ustępuje standardom stosowanym w bankowości elektronicznej. Najsłabszym ogniwem może być człowiek. Najistotniejsze aspekty polityki bezpieczeństwa to odpowiednia jakość haseł dostępu, ich regularna zmiana oraz właściwe poziomy uprawnień do dokumentacji.

Podsumowanie
Archiwum elektroniczne to kusząca propozycja dla firm szukających oszczędności. Redukcja kosztów może osiągać poziom kilku lub kilkunastu tysięcy złotych rocznie nawet w niewielkich organizacjach. Zapraszamy do opisu implementacji archiwum elektronicznego w programie mKsiegowa.pl.

Sprawy do przemyślenia:

  • duża liczba wystawianych faktur o niskiej wartości (np. faktury za abonament) mogą być dobrą okazją do podjęcia decyzji o zaprzestaniu drukowania kopii do archiwum
  • pracownicy firmy mogą dostarczać do księgowości zeskanowane lub sfotografowane faktury zakupu za pomocą email. mKsiegowa.pl obsługuje taki mechanizm.

Rynek SaaS rośnie w Polsce i na świecie

Usługi w modelu SaaS to bardzo dynamicznie rozwijający się segment rynku IT zarówno w Polsce, jak i na świecie.

Niezawodny Gartner Group publikuje od wielu lat prognozy wzrostu tego rynku. W tym roku zaobserwujemy wzrost o 18%.

Byłem ostatnio na konferencji zorganizowanej dla szefów IT w firmach i poczyniłem pewne obserwacje. Większość szefów działów IT ma za sobą już pierwsze wdrożenia „w chmurze”. Wywnioskowałem to po pytaniach jakie zadawali. Pytania te zdradzały dużą wiedzę, spore zainteresowanie konkretnymi rozwiązaniami oraz krytyczne podejście do rozwiązań prezentowanych podczas konferencji.

Co najbardziej interesuje szefów działów IT?

Na podstawie obserwacji z jednej tylko konferencji mógłbym przytoczyć kilka najważniejszych punktów:

  • funkcjonalność oferowanego rozwiązania „w chmurze”; to oczywiste, że najpierw chcemy sprawdzić co nam oferują i czy pasuje to do naszej firmy;
  • wiele pytań dotyczyło cen konkretnych rozwiązań; widać było, że uczestnicy konferencji są nieźle zorientowani w cenach na rynku;
  • warunki świadczenia usługi: wdrożenie, wszelkie gwarancje SLA, a także koszty wyjścia z usługi
  • doświadczenia innych

Jak bardzo jednak jesteśmy przyzwyczajeni do tradycyjnego sposobu myślenia o informatyce świadczyło jedno z pytań uczestnika konferencji zadane prelegentowi: „Czy obliczył Pan ROI dla tego rozwiązania?”. Prelegent był tak zbity z tropu, że strzelił „Tak, liczyłem i ROI wyniósł 1,5 roku”. Później dopiero jakiś bardziej przytomny uczestnik konferencji nawiązał do tego pytania i stwierdził, że w zasadzie przy wdrożeniach rozwiązań informatycznych w modelu SaaS nie ma ROI! Przecież tutaj nie ma inwestycji – może poza samym wdrożeniem i szkoleniem użytkowników.

Akurat to pytanie dotyczyło wdrożenia rozwiązania zintegrowanego systemu telefonicznego w modelu SaaS, więc koszty wdrożenia i szkoleń po stronie użytkownika były minimalne. Temat ROI jest więc mało istotny. Bardziej interesujące jest w takim przypadku porównanie kosztów operacyjnych tradycyjnego rozwiązania oraz SaaS.

Bardzo zainteresowało mnie wystąpienie przedstawiciela firmy Cisco. Opowiadał o doświadczeniach firmy na rynku SaaS. Początkowo Cisco sprzedawało większość swoich rozwiązań bezpośrednio. Obecnie ponad 2/3 sprzedaży pochodzi od partnerów.

Na naszym podwórku programu mKsiegowa.pl jesteśmy jeszcze na etapie sprzedaży bezpośredniej, ale również intensywnie rozwijamy program partnerski. W ostatnich miesiącach przygotowaliśmy szereg rozwiązań, które ułatwiają integrację programu z rozwiązaniami partnerów. Możemy już „opakować” program w identyfikację wizualną partnera, przekierować system pomocy na strony partnera itd.

W najbliższym czasie opiszemy szczegóły programu partnerskiego.

Tymczasem pozdrawiam wszystkich księgowych którzy, mam nadzieję, przygotowali już deklaracje VAT.

Tomasz Kozielski

Obsługa masowych płatności

Chciałbym dzisiaj opisać sprawę, która jest problemem m.in. dla wielu serwisów internetowych – rozliczenie masowych płatności. Temat ten poruszałem już kilkakrotnie na tych łamach. Teraz zajmę się kwestią masowych faktur oraz automatyzacji rozliczeń.

Sprawa jest o tyle istotna, że wiele firm boryka się z kwestią skutecznego ściągania należności.

W moim wpisie skoncentruję się przede wszystkim na opisie procesu związanego z masowym rozliczeniem sprzedaży. Nasze oprogramowanie mKsiegowa.pl będzie wkrótce dostosowane do jego obsługi.

Zacznę od określenia co rozumiem pod pojęciem płatności masowych. Według mojego doświadczenia trudność w rozliczeniu sprzedaży pojawia się już powyżej kilkuset klientów w miesiącu. Ponieważ kwota abonamentu często nie przekracza kilkudziesięciu złotych, przy takiej ilości faktur niezbędne jest zbudowanie procesu oraz wdrożenie oprogramowania wspomagającego niektóre elementy. Na dodatek koszty całego procesu muszą być niewielkie – dobrze jest, jeżeli nie przekraczają 2-3% wartości abonamentu.

Cykl rozpoczyna się od wystawienia faktur sprzedaży. Przyjmijmy, że są to faktury za abonament za świadczenie określonej usługi. W tym przypadku pomocna jest funkcjonalność programu do fakturowania, która pozwala na wystawianie masowych faktur sprzedaży. W mKsiegowa.pl nazywamy to fakturami okresowymi.

W celu ułatwienia późniejszego rozliczenia tych faktur warto zastanowić się nad skorzystaniem z usługi oferowanej przez większość banków, polegającej na nadawaniu klientom ich indywidualnych numerów rachunków. Na przykład Deutsche Bank oferuje usługę db collect.

Każdy klient. w ramach usługi, otrzymuje  indywidualny numer rachunku bankowego, na który będzie dokonywał przelewów za abonament. Db collect umożliwia na przykład utworzenie indywidualnego numeru rachunku bankowego na podstawie numeru klienta. Numer ten może być nadawany przez system komputerowy. Można też zastosować PESEL lub NIP klienta. Indywidualny numer rachunku bankowego drukujemy na fakturze podobnie, jak robią to np. operatorzy telefonii komórkowej.

Kolejnym etapem procesu jest rozliczanie wpłat od klientów. Bardzo pomocne są indywidualne rachunki bankowe, które pozwalają jednoznacznie przypisać wpłatę do klienta w programie księgowym. Rozwiązanie polegające na identyfikacji klienta poprzez numer rachunku, z którego przychodzi przelew nie zawsze się sprawdza. Jest to rozwiązanie szczególnie zawodne, gdy wpłaty przychodzą od osób fizycznych, kiedy często ktoś płaci za kogoś lub wpłaty są wykonywane za pośrednictwem poczty.

Wczytywanie wyciągów bankowych w usłudze płatności masowych również może być zautomatyzowane. Banki oferują możliwość generowania wyciągów w postaci plików w określonym formacie. Ważne jest, aby program księgowy posiadał możliwość wczytywania tych plików. Program mKsiegowa.pl zostanie wkrótce dostosowany do wczytywania plików w formacie ElixMas usługi db Collect.

Tak ustawiony proces pozwala na skuteczne rozliczenie masowych płatności przy minimalnych kosztach. Właściwie jedynym bezpośrednim kosztem jest usługa db Collect wynegocjowana z bankiem. Nakład pracy w miesiącu, związany z wygenerowaniem i rozliczeniem kilkuset faktur sprzedaży nie przekracza kilku godzin w miesiącu.

Korzyści, to precyzyjne rozliczenie sprzedaży, a więc łatwiejsza i mniej kosztowna windykacja. W efekcie przekłada się to bezpośrednio na wynik firmy oraz jej płynność finansową.

Przygotowaliśmy krótki opis www.masoweplatnosci.pl.

Zespół mKsiegowa.pl

API – interfejs dla programistów do mKsięgowej

Jedną z zalet oferowanego oprogramowania w modelu SaaS jest łatwość integracji programu księgowego z innymi programami. Integracja jest podstawowym wymaganiem każdej firmy, która stara się unikać dublowania pracy wykonywanej przez pracowników.

Spróbuję zacząć od określenia warunków, kiedy integracja programów powinna mieć miejsce. Z ekonomicznego puntu widzenia decyzja o budowie interfejsu między dwoma programami musi być uzasadniona redukcją ilości pracy wykonywanej ręcznie. Obliczenie zwrotu z inwestycji (tzw. ROI) jest więc, przynajmniej teoretycznie, proste. Współczynnik ROI, rozumiany jako ilość miesięcy, po których nastąpi zwrot wykonanej inwestycji, można przedstawić uproszczonym wzorem (jednym z wielu podawanych w literaturze):

ROI = KI / KM

gdzie:
KI – koszt inwestycji związanej z wdrożeniem interfejsu
KM – miesięczne oszczędności wynikające z wdrożenia interfejsu

Dla uproszczenia rozważań przyjąłem niezmienność kosztów w czasie. Nie uwzględniłem również współczynnika IRR (wewnętrzna stopa zwrotu), który w organizacjach biznesowych określa minimalny, akceptowalny zwrot z zainwestowanego kapitału.

Obliczenie miesięcznych oszczędności KM może nastręczać pewnych trudności. Trzeba uwzględnić następujące czynniki organizacyjne:
– oszczędność kosztowa wynikająca z zastosowania interfejsu jest, w zasadzie, iloczynem ilości przesyłanych interfejsem transakcji w miesiącu i kosztu wykonania pojedynczej transakcji ręcznie
– powyższa oszczędność może być powiększona o koszty usuwania błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych z jednego programu do drugiego
– z kolei kwota oszczędności musi zostać pomniejszona o miesięczne koszty utrzymania interfejsu

Jeżeli powyższa analiza da wynik pozytywny (tzn. czas zwrotu z inwestycji jest akceptowalny), wówczas warto sięgnąć po rozwiązanie pozwalające na połączenie dwóch systemów informatycznych z zastosowaniem tzw. API (application programming interface).

W księgowości konieczość stosowania interfejsów wynika najczęściej z następujących przesłanek:
– duża liczba dokumentów sprzedaży wymagających zaksięgowania w miesiącu
– duża liczba transakcji płatności za dokumenty sprzedaży
– księgowanie listy płac
– księgowanie innych, powtarzalnych domumentów, specyficznych dla branży

Dla najczęściej występujących sytuacji przygotowaliśmy w zespole mKsięgowej szereg interfejsów. W zależności od specyfiki dokumentów można je importować z plików tekstowych lub poprzez dedykowany interfejs programistyczny (API).

Przygotowując interfejs wzięliśmy pod uwagę wiele czynników, które są istotne w takich przypadkach i wynikają także ze specyfiki programów internetowych. Spośród najważniejszych warto wymienić:
– prostota konfiguracji interfejsu – brak konieczności zatrudniania specjalisty do tego celu

– sensowny poziom bezpieczeństwa – taki, który nie jest zbyt uciążliwy dla użytkownika, natomiast zapewnia odpowiedni poziom poufności

– łatwy do implementacji

– rozszerzalny w razie potrzeby

W następnej wersji programu księgowego mKsiegowa.pl uruchamiamy możliwość transmisji dokumentów sprzedaży oraz ich księgowania. Dostępny będzie również nowy interfejs do systemu płatności payu.pl.

Zapraszamy do testowania.

Internetowe płatności – ciąg dalszy

Kontynuuję temat rozpoczęty w czerwcu – integracja płatności internetowych z księgowością.

Jak już pisałem, integracja płatności internetowych powraca coraz częściej w rozmowach z klientami. Nie jest to jeszcze funkcjonalność zbyt szeroko dostępna w popularnych programach księgowych. Jest wykonywana raczej na zamówienie, niż w standardzie.

W ramach naszej „mapy drogowej” rozwoju mKsięgowej zajęliśmy się tym razem najbardziej popularnym serwisem płatności internetowych – payu.pl. Poprzednia nazwa serwisu to platnosci.pl.

Po analizie dokumentacji w zakresie importu transakcji szybko okazało się, że interfejs payu.pl jest diametralnie inny niż wcześniej zrealizowany przez nas interfejs do przelewy24.pl. Import transakcji w payu.pl bazuje na unikalnym kluczu wygenerowanym przez serwis dla każdej płatności. Oznacza to, że aby wczytać określoną transakcję trzeba znać ten klucz (tzw. session id). Niesie to za sobą istotne konsekwencje – zapłatę można zaimportować do programu księgowego dopiero po wprowadzeniu tego identyfikatora do programu.

W praktyce taka możliwość istnieje tylko, jeżeli wykona się wcześniej operację importu danych o sprzedaży ze sklepu internetowego, który jest zintegrowany z payu.pl. Mamy więc dosyć skomplikowaną konfigurację trzech programów:

  • sklep internetowy rejestruje sprzedaż i zapłatę w serwisie płatności
  • program księgowy wczytuje dane o sprzedaży (razem ze wszystkimi identyfikatorami płatności dla każdej transakcji)
  • na podstawie danych o sprzedaży program księgowy może zaimportować płatności z payu.pl

Powstaje również alternatywa, w której płatności są importowane razem z danymi sprzedaży ze sklepu internetowego. Jest to możliwe pod pewnymi warunkami:

  • sklep rejestruje ostateczny status każdej transakcji (co tak, czy inaczej jest niezbędne do zakończenia transakcji sprzedaży)
  • sklep rejestruje datę zaksięgowania środków na koncie
  • kwota płatności jest zawsze zgodna z wartością sprzedaży, lub wszelkie różnice są monitorowane przez sklep

Wiemy, że nie wszystkie aplikacje sklepów internetowych są przygotowane na precyzyjne zaksięgowanie i rozliczenie płatności, więc zdecydowaliśmy się na implementację interfejsu do systemu payu.pl.

Mamy nadzieję, że będziecie Państwo zainteresowani nową funkcjonalnością mksiegowa.pl, która będzie dostępna pod koniec września.

Telepraca w księgowości

Jedną z oczywistych korzyści wynikających z prowadzenia rachunkowości w internecie jest możliwość telepracy. Coraz więcej firm rozumie potrzebę umożliwiania pracownikom pracy z domu. Obserwuję spory postęp w tej dziedzinie.

Na temat telepracy napisano już wiele artykułów oraz przeprowadzono sporo badań. Dzięki rozwojowi internetu przestał to być problem techniczny, czy kosztowy. Podsumujmy kilka powszechnie znanych faktów i wniosków z nich wynikających. Zobaczmy jak to się ma do księgowości.

Panuje powszechne przekonanie, potwierdzone licznymi doświadczeniami, że telepraca pozwala na ograniczenie kosztów, zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. O ile, dla pracodawców umożliwiających telepracę, istotne ograniczenie kosztów jest zauważalne dopiero w większej skali czasowej, o tyle korzyści finansowe pracownika są natychmiastowe i oczywiste: ograniczenie kosztów dojazdu do miejsca pracy, oszczędność czasu.

Firmy wdrażające telepracę odnotowują dodatkowe efekty, jak zwiększenie wydajności, większej lojalności pracowników. Telepraca jest traktowana jako benefit, szczególnie przez pracowników wychowanych w erze internetu.

Niezwykle istotnym efektem wdrożenia telepracy jest przestawienie myślenia kadry kierowniczej na pracę zadaniową. Wymaga to oczywiście wyższych kwalifikacji menedżerskich i daje  długofalowe korzyści dla firmy.

Mając pracownika pod ręką kierownik ma komfort bezpośredniego wglądu w wykonywaną pracę. Przy pracy zdalnej kierownik musi wspólnie z pracownikiem zaplanować zadanie oraz zastanowić się, w jaki sposób monitorować postęp prac. Najczęściej zresztą telepraca dotyczy ustalonych z pracownikiem dni w tygodniu. Niektórzy pracodawcy unikają ustalania poniedziałku i piątku jako dni przeznaczonych na pracę zdalną. Ogranicza się w ten sposób pokusę skracania dnia pracy, w celu wydłużenia weekendu.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę planując telepracę w księgowości?

Dział księgowości jest tym miejscem w firmie, gdzie stosunkowo łatwo jest zorganizować pracę z domu. Na dodatek telepraca w tym przypadku ujawnia swoje wszystkie zalety.

Niezbędne warunki można podzielić na kilka kategorii:

1. Warunki prawne – pracodawca musi przygotować odpowiednie aneksy do umów o pracę. Aneks będzie określał warunki wykonywania pracy zdalnej.

2. Komunikacja:

  • firma musi być podłączona do internetu stałym łączem (co w dzisiejszych czasach jest coraz bardziej powszechne)
  • pracownik musi mieć stałe łącze do internetu (warto w aneksie do umowy ustalić, czy pracownik ma prawo do odzyskania części ponoszonych z tego tytułu kosztów)
  • warto ustalić sposób wewnętrznej komunikacji telefonicznej; jeżeli zachodzi konieczność prowadzenia dłuższych rozmów, należy przewidzieć instalację programu telefonii internetowej (np. program Skype) na wszystkich komputerach działu księgowości i innych działów, w zależności od organizacji pracy
  • jeżeli pracownik dodatkowo obsługuje kontrahentów zewnętrznych, wówczas trzeba pomyśleć o przekierowaniu rozmów na telefon prywatny, lub przyzwyczajenie klientów do komunikowania się przez telefon komórkowy pracownika

3. Oprogramowanie – warto skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje http://mksiegowa.pl

4. Organizacja pracy po stronie pracownika – poza posiadaniem stałego łącza internetowego i telefonu, to przygotowanie miejsca do pracy w miarę odizolowanego od hałasu.

5. Organizacja pracy ze strony kierownika – wiele prac wykonywanych w dziale księgowości jest szczególnie łatwo wykonywać w domu i łatwo te prace monitorować. Należą do nich: wprowadzanie dokumentów, wprowadzanie wyciągów bankowych, uzgadnianie obrotów i sald, itp. Oczywiście, im bardziej firma dostosowana jest do obiegu dokumentów elektronicznych, tym więcej prac można wykonywać w domu. Dobrym przykładem jest wystawianie faktur sprzedaży. Przy spełnieniu określonych warunków i za zgodą kontrahentów, można je przygotowywać i wysyłać w postaci elektronicznej. Program http://mksiegowa.pl jest przystosowany do tej opcji.

Moje osobiste doświadczenie związane z organizacją telepracy jest bardzo pozytywne. Wiąże się to przede wszystkim z charakterem mojej pracy oraz znacznym czasem poświęcanym na dojazd do pracy. Doświadczenie wyniesione z praktyki zarządzania projektami ułatwia mi planowanie pracy dla siebie i innych, a potem monitorowanie jej przebiegu. Zachęcam wszystkich przedsiębiorców, aby telepraca stała się trwałym elementem organizacji firmy.