Posts Tagged 'biznes w chmurze'

Jak przekonać firmę, że warto automatyzować procesy księgowe?

Jesteś już przekonany, że rozwiązania „w chmurze” usprawniają procesy biznesowe. Ale jak przekonać decydentów w firmie do nowoczesnych rozwiązań?

Zastanawiając się nad praktycznymi rozwiązaniami dla firmy warto pamiętać o 2 kluczowych czynnikach:

1. Poszukiwanie efektywnych rozwiązań w zakresie przetwarzania danych w chmurze nie jest zazwyczaj w obszarze zainteresowania kierownictwa firmy. Nie zawsze kierownictwo ma świadomość możliwości technologicznych, jakie pojawiają się na rynku. Poza tym jest tendencja „po co zmieniać coś, co dobrze działa?”.

2. Zmiany nie zawsze są inicjowane przez zarządy. Członkowie zarządów polegają na rozwiązaniach proponowanych przez ich doradców zanim podejmą decyzję o zmianie. Niezbędna jest praca z kluczowymi członkami zarządu, aby wprowadzić nowoczesne rozwiązania.

5 największych barier poprawy wydajności w przedsiębiorstwach

  • opór przed zmianą 44%
  • brak wiedzy 30%
  • brak inicjatywy 27%
  • ryzyko wpływu zmiany na biznes 27%
  • brak tradycji poszukiwania efektywnych rozwiazań 27%

Rozpocznij od poszukiwania przykładów z życia, które wymagają najbardziej pilnej zmiany

Poszukaj przykładów zbędnej pracy w firmie wykonywanej ręcznie, która może być łatwo usprawniona przez rozwiązania w chmurze.

Często gromadzenie danych wspomagających decyzję odbywa się mało efektywnie. Niejednokrotnie prowadzi się „podwójną księgowość”: w celach sprawozdawczych – na potrzeby różnych urzędów oraz w celach zarządczych.

Trzeba budować świadomość obszarów wymagających poprawny. Musimy zaangażować osoby, które mogą być najbardziej zainteresowane poprawą efektywności procesów. Zwóć uwagę, że osoby te:

  1. są sfrustrowane, że muszą wykonywać czynności wymagające sporej ilości czasu, w sposób mało efektywny
  2. nie mają wystarczającej ilości czasu na wykonywanie prac kluczowych na swoim stanowisku wobec konieczności wykonywania czynności powtarzalnych
  3. z powodu braku efektywności procesów nie wykonują swojej pracy z zadowoleniem

Zidentyfikuj obszary do poprawy

Zademonstruj najbardziej zainteresowanym osobom rozwiązania w chmurze. Szybko zrozumieją jak łatwo można zautomatyzować procesy na ich stanowisku. Wykonaj następnie kroki, które później zademonstrujesz zarządowi:

  1. Zapytaj, czy używali już rowiązań w chmurze. Czy wiedzą jak można zautomatyzować rachunkowość w połączeniu z kluczowymi procesami.
  2. Udokumentuj najważniejsze obszary, gdzie można usprawnić pracę. Zapytaj jak wyglądałaby ich praca, gdyby dane były przekazywane bez konieczności ręcznej pracy.
  3. Zaproponuj im przetestowanie rozwiązania w chmurze. Bardzo często okres testowania nic nie kosztuje. Zobaczą na przykładzie, w jaki sposób można usprawnić proces, dzięki automatycznemu księgowaniu.

Doprowadź do spotkania z zarządem

Przedstawiając wnioski i rozwiązania wcześniej wypracowane, może przejść do bardziej ogólnych wniosków.

Możesz założyć, że zarząd jest zainteresowany w:

  1. eliminacji powtarzalnych czynności, które nie dają wartości biznesowej
  2. korelacji między przychodami i kosztami
  3. spójności prezentowanych danych finansowych

Automatyzacja prac księgowych jest niezbędna w dzisiejszych czasach ponieważ:

  • eliminuje błędy wynikające z ręcznej pracy
  • pozwala osobom zatrudnionym w dziale księgowym skoncentrować się na dostarczaniu danych lepiej pokazujących wyniki decyzji biznesowych

Włącz dział IT w swój plan

Mimo, że rozwiązania w chmurze w niewielki stopniu angażują dział IT, nie szkodzi mieć ich po swojej stronie.

Mimo tego mogą powstać ze strony działu IT pewne wątpliwości:

1. Nie mamy wystarczających zasobów, aby wdrażać zautomatyzowane rozwiązania księgowe.

Odpowiedź: w przypadku rozwiązań w chmurze nie trzeba kupować oprogramowania ani sprzętu. Nie ma konieczności wykonywania aktualizacji oprogramowania. Rozwiązania księgowości internetowej są intuicyjne i przy minimalnym wysiłku można je wdrożyć w firmie.

2. Nie jest to dobry moment na zmianę.

Odpowiedź: bardzo często w biznesie nie ma dobrego momentu na zmianę nawet na lepsze rozwiązania. Mając świadomość jak łatwo jest wdrożyc rozwiązanie w chmurze trzeba sobie uświadomić, że nie warto czekać. Wrożenie rozwiązania szybko pokaże korzyści jakie uzyskamy w usprawnieniu procesów.

Używaj sformułowań zrozumiałych dla zarządu

Twój zarząd będzie zainteresowany aby:

  • posiadać kompletne rozwiązanie wspomagające decyzję
  • zredukować ryzyko i koszty
  • zapewnić zgodność systemów z przepisami

Zautomatyzowane księgowe rozwiązania w chmurze realizują te potrzeby przez dostarczanie informacji przez 365 dni w roku, w dowolnym miejscu na świecie.

Jeżeli jeszcze zarząd nie jest przekonany, może zadawać pytania:

1. Nie mamy budżetu

Odpowiedź: Zastosowanie rozwiązań w chmurze jest tańsze, niż tradycyjne rozwiązania informatyczne. Oszczędności wynikające z automatyzacji procesów dadzą w efekcie spore oszczędności.

2. Jakie oszczędności uzyskamy przez zastosowanie rozwiązania w chmurze

Odpowiedź: Klienci mKsiegowa.pl raportują ok 50% oszczędności. Przygotowując się do rozmowy oszacuj oszczędności, na jakie może liczyć Twoja firma.

3. Nasze obecne rozwiązania działają dobrze. Po co je zmieniać?

Odpowiedź: Biorąc pod uwagę, że rejestrujemy 50 faktur zakupu dziennie. Wprowadzenie 1 faktury, to ok 3 minuty pracy. Dziennie możemy oszczędzić 150 minut pracy. Daje to 50 godzin miesięcznie. Podobnie jest z płatnościami za faktury.

Jak będzie wyglądała praca za rok?

Wdrożenie rozwiązań księgowych w chmurze można zrealizować w kilka tygodni. Efekty krótkoterminowe będą owocować w długiej perspektywie przez:

  • zwiększoną produktywność, gdy pracownicy będą spędzać mniej czasu na ręczną pracę
  • większą satysfakcję z pracy
  • oszczędności wynikające z redukcji nieefektywnych rozwiązań
  • usprawniony dostęp do bieżących danych, a przez to lepsze decyzje podejmowane na każdym kroku; w szczególności wgląd w bieżące przepływy finansowe jest istotny
Reklamy

Czym się różni program rachunkowości online od tradycyjnego?

Rozpowszechnienie internetu przyniosło rewolucję w sposobie dystrybucji oprogramowania. Coraz bardziej rozpowszechnia się model bezinwestycyjny. W tym artykule spróbuję przybliżyć różnice, chociaż jestem przekonany, że nie dam rady wyczerpać tematu.

Programy online najczęściej oferowane są w modelu SaaS, czyli Software-as-a-Service. Dotychczasowy model sprzedaży oprogramowania bazował na odpłatnym udzieleniu licencji. Nie twierdzę, że model najmu oprogramowania nie był znany wcześniej, lecz wyraźnie rozpowszechnia się wraz z rozwojem internetu. Mówiąc fachowym językiem wynika to z tego, że sieć internetowa ułatwia rozdzielenie miejsca przetwarzania danych od miejsca ich prezentacji.

Ale od początku….

Koncepcja usługi „software on demand” nazwana później „Software-as-a-Service” (SaaS) powstała w latach 60-tych XX wieku. Jej dynamiczny rozwój nastąpił w okresie popularyzacji internetu oraz doskonalenia jakości dostępu do sieci. Opis usługi SaaS w obecnej postaci został opublikowany w lutym 2001 w artykule „Strategic Backgrounder: Software as a Service”.

W największym uproszczeniu SaaS polega na przeniesieniu przetwarzania danych z komputerów i serwerów używanych w sieci lokalnej do wysoko wyspecjalizowanych centrów przetwarzania danych. Jednocześnie nie ma konieczności zakupu licencji oraz ponoszenia kosztów instalacji oprogramowania. Użytkownicy korzystają z oprogramowania przez internet.

Pierwotnie, w modelu SaaS, oferowane były proste usługi, jak hosting poczty e-mail, serwis www, itd. Obecnie oferta udostępniania aplikacji biznesowych przez internet za abonamentem rozwija się bardzo dynamicznie. Jedna z bardziej znanych firm konsultingowych „Gartner Group” na podstawie swoich badań stwierdziła, że rynek oprogramowania udostępnianego w modelu SaaS jest w fazie stabilnego wzrostu.

Firma ERPmobile, w marcu roku 2010, przeprowadziła badania w sektorze MSP na próbie 100 przedsiębiorstw. W rezultacie ok 20 % badanych przedsiębiorstw było zainteresowanych zakupem oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą, w modelu SaaS. Na podstawie dostępnych danych można przypuszczać, że szybko wzrasta wśród przedsiębiorców świadomość zalet modelu SaaS w porównaniu z tradycyjnym modelem zakupu i utrzymania systemu we własnym zakresie.

Na podstawie badań i dostępnych informacji przewiduje się, że dalszy rozwój usług SaaS będzie zmierzał w następujących kierunkach:

  • rozszerzanie oferty dostępnych programów
  • integracja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w oparciu o popularną już na świecie koncepcję „chmury publicznej” (public cloud computing), czyli integracja modeli IAAS (infrastructure-as-a-service), PAAS (platform-as-a-service) oraz SAAS (software-as-a-service)
  • adaptacja technologii web 2.0 zmieniających paradygmat interakcji między operatorem serwisu i jego użytkownikami, oddając tworzenie większości treści oraz modelowanie serwisu w ręce samych użytkowników
  • urzeczywistnienie koncepcji „łańcucha dostaw” dla małych i średnich przedsiębiorstw poprzez integrację systemów producentów, dystrybutorów oraz sprzedawców
  • zwiększanie dostępności serwisów na urządzeniach mobilnych

Usługa w modelu Software-as-a-Service bardzo mocno wpisuje się w koncepcję „chmury”. W czasach rozwoju sieci komputerowych i internetu miejsce przetwarzania danych przestaje być istotne. Do tej pory dane były przechowywane przede wszystkim lokalnie – serwerownie, czy centra przetwarzania danych mieściły się w tym samym budynku, w którym rozlokowani byli pracownicy korzystający z tych danych. Wraz ze wzrostem szybkości transmisji danych w sieciach publicznych przestaje mieć znaczenie geograficzna lokalizacja serwerów. Użytkownik coraz częściej nie ma pojęcia gdzie przechowywane są jego dane – po prostu są przetwarzane gdzieś w chmurze globalnej sieci komputerowej.

Najważniejsze stają się:

  • koszt przetwarzania i przechowywania danych. Przetwarzanie w wyspecjalizowanych centrach komputerowych powoduje zazwyczaj obniżenie kosztów.
  • bezpieczeństwo przechowywania danych. Najczęściej serwery umieszczone w centrach danych są bardziej bezpieczne i lepiej chronione niż w lokalnych serwerowniach.

Koncepcja „chmury” ma dalsze implikacje. Zmienia się model świadczenia usług IT, ponieważ łatwiej jest zlecać usługi informatyczne zewnętrznym podmiotom. Zjawisko to wpływa na wolumen usług IT świadczonych w modelu outsourcingu.

Warto podkreślić, że model usługi SaaS ma pozytywne oddziaływanie na środowisko naturalne poprzez zmniejszenie zużycia energii elektrycznej. Jeżeli 1000 firm korzysta z oprogramowania w modelu SaaS, wówczas zamiast 1000 małych serwerów, na których zainstalowane będą lokalne programy księgowe, funkcjonuje kilka dużych wirtualnych serwerów w specjalistycznej serwerowni. Można wykazać, że dzięki wirtualizacji serwerów zużycie mocy elektrycznej spada o ok. 80% w porównaniu do malych serwerów fizycznych. (źródło: http://www.vmware.com/virtualization/green-it/index.html)

Wszystkie powyższe czynniki sprzyjają dynamicznemu wkraczaniu modelu SaaS do biznesu. Rynek SaaS rośnie o ok. 20% rocznie i nic nie wskazuje na to, żeby tendencja ta uległa odwróceniu. Nie sądzę, aby trend ten ominął oprogramowanie rachunkowości online.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl

Rachunkowość online – przyszłość czy mit?

Wirtualna księgowość – przyszłość czy mit?

W ostatnich latach sfera wirtualna zyskuje coraz większe znaczenie, coraz więcej elementów naszego życia przenosi się w świat wirtualny. Obecnie w internecie szukamy nie tylko rozrywki, ale także praktycznych rozwiązań ułatwiających nam codzienne funkcjonowanie. Wiele osób nie potrafi już sobie wyobrazić życia bez tej sfery. Bez umiejętności robienia zakupów on-line, bez używania aplikacji pomocnych przy planowaniu, poszukiwaniu czy organizowaniu, bez narzędzi służących do szeroko pojętego tworzenia – trudno byłoby się dziś odnaleźć. Również obszar usług rachunkowości online wkracza prężnie w tę sferę.

„Integracja usług oraz przeniesienie ich do internetu to wymaganie, które firmy formułują coraz częściej” – mówi ekspert księgowy p. Albert Kupiec – „Polscy przedsiębiorcy nie traktują księgowości wirtualnej jako fanaberię, czy też nowinkę techniczną. Związane jest to z koniecznością ograniczenia nakładów pracy i czasu towarzyszące księgowości i organizacji firmy, które trzeba przenieść na inne płaszczyzny, takie jak rozwój firmy, sprzedaż, czy też czas prywatny. Niemniej ważne jest to dla osób prowadzących księgowość stowarzyszeń i fundacji”.

Obserwatorzy biznesu zastanawiają się jak będzie wyglądał rynek usług księgowych w epoce social media. Księgowi z doświadczeniem, podobnie jak fachowcy wielu innych sektorów, prowadzą blogi na tematy prawno – księgowe oraz zakładają profile na mediach społecznościowych, udzielają się na forach.

Co napędza tę machinę? Czy jest to kolejny gadżet, który przeminie jak każda moda na nowinki techniczne i organizacyjne? Czy raczej na stałe osadzi się w naszej skomputeryzowanej rzeczywistości i stanie się podstawową jej cechą? Nie ma jednoznacznych odpowiedz na te pytania. Rodzą one kolejne rozważania, czy nowoczesne, wirtualne biuro finansowe może działać i jaką wartość dodaną daje przeniesienie usług do „drugiego życia”.

Spora część przedsiębiorców nie wyobraża sobie prowadzenia biznesu bez wizyt w biurze rachunkowym. Trzeba bowiem dostarczyć faktury, uzgodnić kategorie kosztów, omówić zaległe płatności, podpisywać cyklicznie strategiczne dokumenty. Kolejny raz trzeba się spotkać, aby omówić kwestie podatkowe i prawne. W dużych miastach wiąże się to z godzinami spędzonymi w korkach, o ile biuro finansowe nie mieści się tuż za rogiem. Do tego dochodzą dziesiątki rozmów telefonicznych po to, aby sprawdzić, kiedy trzeba zapłacić ważną fakturę i czy mamy na to środki. Zawsze jest to duży wydatek czasu, który można ograniczyć do minimum.

Wybór biura rachunkowego jest kompromisem między odległością od siedziby firmy i ceną usługi.

Na szczęście jest już coraz więcej ułatwień związanych z globalną siecią. Przedsiębiorcy powszechnie korzystają z bankowości elektronicznej, dostępnej już często nawet w telefonie. Ustawodawca umożliwił od roku 2011 wystawianie i przyjmowanie faktur elektronicznych bez konieczności ponoszenia kosztów podpisu elektronicznego, co znacznie skraca tradycyjne procedury.

Wyobraźmy sobie jak może wyglądać dzisiaj taka w pełni wirtualna „księgowa online”.

Biuro finansowe posiada oprogramowanie księgowe z pełnym dostępem online. Pracownicy przedsiębiorstwa współpracującego z takim biurem wystawiają faktury sprzedaży przy użyciu programu do fakturowania online; nie trzeba już ich ręcznie wprowadzać do programu księgowego w biurze rachunkowym. Niektóre biura będą skłonne obniżyć w takim przypadku miesięczny koszt obsługi, bo takie rozwiązanie ogranicza istotnie czas pracy i – co ważne – eliminuje wiele popełnianych przy tej okazji błędów. Faktury sprzedaży są przygotowywane na podstawie szablonu i po zatwierdzeniu są automatycznie rozsyłane e-mailem do klientów. Operacje kasowe i bankowe są wprowadzane automatycznie do systemu. Na bieżąco widać, które faktury zostały zapłacone, a które nie. Wystarczy do tego telefon z dostępem do internetu. Ponadto, przed spotkaniem biznesowym, można jednym ruchem sprawdzić w telefonie historię płatności i tym samym rzetelność partnera. Biuro rachunkowe jest dobrze zorganizowane, każdy pracownik posiada zainstalowany komunikator Skype lub inny popularny komunikator internetowy. Można się dzięki nim szybko skontaktować z klientem i zadać mu pytanie, na które odpowiedź możemy otrzymać niemalże natychmiast. Pracownicy mają bieżący dostęp do programu rachunkowości online oraz konta bankowego. Nigdy nie usłyszymy „nie mogę w tej chwili panu udzielić odpowiedzi bo właśnie informatyk instaluje nową wersję programu”. Nie ograniczy nas również sytuacja, w której dokumenty są właśnie „u księgowej” i nie mamy chwilowo do nich wglądu. Faktury zakupu (które coraz częściej otrzymujemy w postaci elektronicznej) przesyłamy do biura księgowego, wypełniając odpowiedni formularz informujący księgowość o rodzaju poniesionych kosztów. Informacje o zbliżającym się terminie płatności otrzymujemy e-mailem lub SMS-em, a wgląd w cashflow mamy w laptopie lub telefonie w każdej chwili.

Czy to wszystko utopia? Nie, takie rozwiązanie jest całkiem możliwe. Istnieją już takie biura, wykorzystujące rachunkowość online mKsiegowa.pl. Czy biuro korzystające z takiego rozwiązania będzie droższe niż biura tradycyjne? Wręcz przeciwnie. Spora cześć pracy jest zautomatyzowana, koszty mogą być zatem znacznie niższe niż w tradycyjnym biurze. Nowoczesne rozwiązanie rachunkowości online daje nam jednocześnie wygodę, z uwagi na natychmiastowy dostęp do wszelkich informacji, pewność, ponieważ eliminujemy błędy wynikające z konieczności ręcznego wprowadzania dokumentów, oraz bezpieczeństwo, ponieważ powierzamy przetwarzanie i przechowywanie danych fachowcom. „Księgowa online” to skrócenie czasu poświęconego na prowadzenie finansów oraz ograniczenie kosztów.

Jedyny problem jaki może się pojawić przy rozwoju księgowości wirtualnej to obawa przedsiębiorców przed nowoczesnymi rozwiązaniami. Przedsiębiorcy są często przyzwyczajeni do wizerunku mało dostępnej księgowej, która wie „lepiej” lub nie chce skorzystać z nowego rozwiązania. Badania wskazują, że główną barierą przy skorzystaniu z księgowości wirtualnej, mogą być obawy potencjalnych klientów dotyczące racjonalnego poziomu bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy mają dużo większe zaufanie do zaprzyjaźnionych księgowych oraz pracowników z Urzędu Skarbowego. W bardzo małym stopniu postrzegane jest tu ryzyko zwykłej kradzieży dokumentów, czy też ludzkich błędów jakie zdarzają się nawet wykwalifikowanym ekspertom. Przeniesienie księgowości na płaszczyznę wirtualną w zasadzie eliminuje te składniki do minimum.

Według ekspertów księgowych oraz wśród szerokiej rzeszy przedsiębiorców, zautomatyzowanie i przeniesienie księgowości w sferę online ma szanse zaistnieć na rynku.

Aby rachunkowość online została w pełni zaakceptowana, musi upowszechnić się zrozumienie w polskich firmach, jak duży wpływ będzie ona miała na organizację czasu pracy przedsiębiorstwa oraz jak silnie przełoży się to na ograniczenie kosztów w skali rocznej.

Chcę prowadzić ten blog, aby przybliżać polskim przedsiębiorcom ideą księgowości internetowej.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl