Posts Tagged 'identyfikacja płatności masowych'

Obsługa masowych płatności

Chciałbym dzisiaj opisać sprawę, która jest problemem m.in. dla wielu serwisów internetowych – rozliczenie masowych płatności. Temat ten poruszałem już kilkakrotnie na tych łamach. Teraz zajmę się kwestią masowych faktur oraz automatyzacji rozliczeń.

Sprawa jest o tyle istotna, że wiele firm boryka się z kwestią skutecznego ściągania należności.

W moim wpisie skoncentruję się przede wszystkim na opisie procesu związanego z masowym rozliczeniem sprzedaży. Nasze oprogramowanie mKsiegowa.pl będzie wkrótce dostosowane do jego obsługi.

Zacznę od określenia co rozumiem pod pojęciem płatności masowych. Według mojego doświadczenia trudność w rozliczeniu sprzedaży pojawia się już powyżej kilkuset klientów w miesiącu. Ponieważ kwota abonamentu często nie przekracza kilkudziesięciu złotych, przy takiej ilości faktur niezbędne jest zbudowanie procesu oraz wdrożenie oprogramowania wspomagającego niektóre elementy. Na dodatek koszty całego procesu muszą być niewielkie – dobrze jest, jeżeli nie przekraczają 2-3% wartości abonamentu.

Cykl rozpoczyna się od wystawienia faktur sprzedaży. Przyjmijmy, że są to faktury za abonament za świadczenie określonej usługi. W tym przypadku pomocna jest funkcjonalność programu do fakturowania, która pozwala na wystawianie masowych faktur sprzedaży. W mKsiegowa.pl nazywamy to fakturami okresowymi.

W celu ułatwienia późniejszego rozliczenia tych faktur warto zastanowić się nad skorzystaniem z usługi oferowanej przez większość banków, polegającej na nadawaniu klientom ich indywidualnych numerów rachunków. Na przykład Deutsche Bank oferuje usługę db collect.

Każdy klient. w ramach usługi, otrzymuje  indywidualny numer rachunku bankowego, na który będzie dokonywał przelewów za abonament. Db collect umożliwia na przykład utworzenie indywidualnego numeru rachunku bankowego na podstawie numeru klienta. Numer ten może być nadawany przez system komputerowy. Można też zastosować PESEL lub NIP klienta. Indywidualny numer rachunku bankowego drukujemy na fakturze podobnie, jak robią to np. operatorzy telefonii komórkowej.

Kolejnym etapem procesu jest rozliczanie wpłat od klientów. Bardzo pomocne są indywidualne rachunki bankowe, które pozwalają jednoznacznie przypisać wpłatę do klienta w programie księgowym. Rozwiązanie polegające na identyfikacji klienta poprzez numer rachunku, z którego przychodzi przelew nie zawsze się sprawdza. Jest to rozwiązanie szczególnie zawodne, gdy wpłaty przychodzą od osób fizycznych, kiedy często ktoś płaci za kogoś lub wpłaty są wykonywane za pośrednictwem poczty.

Wczytywanie wyciągów bankowych w usłudze płatności masowych również może być zautomatyzowane. Banki oferują możliwość generowania wyciągów w postaci plików w określonym formacie. Ważne jest, aby program księgowy posiadał możliwość wczytywania tych plików. Program mKsiegowa.pl zostanie wkrótce dostosowany do wczytywania plików w formacie ElixMas usługi db Collect.

Tak ustawiony proces pozwala na skuteczne rozliczenie masowych płatności przy minimalnych kosztach. Właściwie jedynym bezpośrednim kosztem jest usługa db Collect wynegocjowana z bankiem. Nakład pracy w miesiącu, związany z wygenerowaniem i rozliczeniem kilkuset faktur sprzedaży nie przekracza kilku godzin w miesiącu.

Korzyści, to precyzyjne rozliczenie sprzedaży, a więc łatwiejsza i mniej kosztowna windykacja. W efekcie przekłada się to bezpośrednio na wynik firmy oraz jej płynność finansową.

Przygotowaliśmy krótki opis www.masoweplatnosci.pl.

Zespół mKsiegowa.pl

Reklamy