Posts Tagged 'internetowe biuro rachunkowe'

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego

pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego

Wobec rosnącej konkurencji na rynku usług księgowych, wywołanej zniesieniem konieczności posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów do świadczenia takiej usługi, księgowi zadają sobie pytanie jak skutecznie walczyć o klienta.

Rynek usług księgowych jest kanibalizowany niskimi cenami, za czym nie zawsze idzie wysoka jakość świadczonej usługi. W swojej praktyce wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, że klienci żądają coraz więcej za coraz mniej.

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego wymaga zmiany nastawienia.

Dobrą wiadomością jest fakt, że technologia oprogramowania „w chmurze” pozwala nowoczesnym biurom rachunkowym na daleko idąco optymalizację świadczenia usługi księgowej, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom. Najciekawsze jest to, że wejście w nowoczesne technologie nie wymaga od biura, jak kiedyś, sporych inwestycji.

Najważniejsze jest dostosowanie się do zmiany technologicznej. Biura rachunkowe muszą przejść etap zmiany koncepcji świadczenia usługi księgowej. Przedstawiamy 7 kroków, które pozwolą przetrwać na tym rynku.

1. Świadczenie usługi dla małych organizacji (spółek z o.o., fundacji, stowarzyszeń) może być opłacalne

Panuje przekonanie, że obsługa księgowa małej firmy to dużo pracy za niewielkie pieniądze. Otrzymujemy stosy drobnych faktur i paragonów do zaksięgowania i trudno jest zaoferować usługę księgową dla takiej firmy w konkurencyjnej cenie. Niektóre biura stosują outsourcing wprowadzania dokumentów do lokalizacji, gdzie są niższe koszty pracy. Są jednak inne rozwiązania.

  • Programy księgowe online pozwalają na przeniesienie wprowadzania dokumentów na klienta, pozostawiając księgowym zadania, w których są specjalistami: kontrolę wprowadzonych dokumentów i przygotowywanie sprawozdań.
  • Procesy dostarczania dokumentacji księgowej mogą być w dużym stopniu zautomatyzowane eliminując konieczność pracochłonnego sprawdzania, czy wszystkie dokumenty zostały dostarczone.
  • Automatyzacja procesów daje możliwość raportowania poziomu świadczenia usługi – tzw. Service Level Agreement (SLA), bez dodatkowych kosztów. Oprogramowanie śledzie kiedy i jakie dokumenty były dostarczone do biura lub wprowadzone do systemu.

2. Wprowadzanie danych nie musi być wykonywane na ostatnią chwilę

Bardzo często praca księgowych koncentruje się na dostarczeniu niezbędnych sprawozdań na czas. Dane wprowadzane są na ostatnią chwilę i przedsiębiorca jest w stanie dowidzieć się jaki jest wynik jego działalności lub stan jego rozrachunków z klientami raz w miesiącu lub raz na kwartał. Przedsiębiorcy prowadzą równolegle własną księgowość w Excelu.

  • Dokumenty wprowadzane przez klienta na bieżąco umożliwiają mu podgląd interesujących go danych bez miesięcznego opóźnienia, jednocześnie zapobiegając podwójnej pracy.

3. Potraktuj klienta jako partnera

Wspólne z klientem wprowadzanie danych na początku może powodować kłopoty. Precyzyjny podział obowiązków i odpowiedzialności między klienta i biuro może z biegiem czasu usprawnić pracę unikając powstawania wątpliwości na etapie ustalania wyniku oraz wysokości podatku. Po dłuższym okresie powstaje efekt partnerstwa, przy stałym zabezpieczeniu biura przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z odpowiedzialności za wprowadzone dane.

  • Regularne przeglądy danych z klientem będzie proaktywnym podejściem i będzie powodowało unikanie problemów pojawiających się podczas współpracy.
  • Przeglądy łatwo można robić zdalnie (na przykład przez telefon) oszczędzając czas sobie i klientowi.

4. Wykorzystaj obowiązek raportowania JPK jako szansę podniesienia współpracy na wyższy poziom

Wprowadzenie obowiązku raportowania plików JPK nie musi być zagrożeniem dla przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Wykorzystaj ten moment na wdrożenie procesów współpracy lub podniesienie ich na wyższy poziom.

  • Jesteś expertem i znasz szczegóły wdrożenie obowiązku przekazywania plików JPK. Doradzaj klientowi i bądź przygotowany na pytania.
  • Obowiązek przesyłania plików JPK nie musi się wiązać z dodatkowymi kosztami. Większość programów księgowych jest na to gotowa i biura rachunkowe są przygotowane, aby wypełnić nowy obowiązek.

5. Wykorzystaj wartość danych klienta

W większości przypadków klient ma niewielką orientację jakie dane są gromadzone w systemach księgowych. Rzadko potrafi w pełni wykorzystać ich wartość.

  • Znajdź kilka raportów przekrojowych, które mogą usprawnić prowadzenie przedsiębiorstwa od strony optymalizacji kosztów lub zwiększenia przychodów.
  • Przedstaw raporty klientów. Jeżeli okażą się istotne zaproponuj, że program będzie wysyłał te raporty automatycznie w określonych momentach czasu za pomocą email. Niewielkim kosztem możesz stać się doradcą w biznesie klienta.
  • Zaproponuj dodatkowe możliwości analityczne wynikające z metody MPK, rozliczenia projektów i tym podobne.

6. Zaproponuj przechowywanie skanów dokumentów w systemie

Trudno o dobrą współpracę z klientem na odległość przy tradycyjnym gromadzeniu dokumentacji w segregatorach. Klient chętnie zgodzi się na skanowanie dokumentów, jeżeli może zaoszczędzić na ich kserowaniu, zawożeniu ich do biura rachunkowego lub przesyłaniu pocztą.

  • Wyjaśnianie błędów, korekta dokumentów stają się dużo łatwiejsze, jeżeli dokumenty źródłowe można zobaczyć na ekranie lub omówić wspólnie przez telefon.

7. Pracuj nad nastawieniem klienta do świadczonej usługi księgowej

Dodając wartość do prostej księgowości podatkowej uzyskujesz nową platformę pogłębienia współpracy z klientem. Już nie tylko wspólne wprowadzanie dokumentów, pilnowanie obowiązkowych sprawozdań, ale również wspólna analiza danych, które pojawiają się w systemie na bieżąco tworzą wartość usługi. Wartość ta powstaje przy zmniejszonym nakładzie pracy, jeżeli nie koncentrujemy się na wprowadzaniu dokumentów klienta na ostatnią chwilę.

Pozyskiwanie klientów do biura rachunkowego nie jest takie trudne. Przyszłość nowoczesnej księgowości jest w zasięgu ręki

Program mKsiegowa.pl jest najlepszą platformą współpracy z klientem przy prowadzeniu księgowości. Pracownicy klienta mogą skanować faktury i paragony telefonem komórkowym i przesyłać bezpośrednio do księgowości. Wszystkie skany oryginałów są „podpięte” bezpośrednio pod pozycje dziennika.

Program prowadzi zapis audytu wszystkich operacji w programie, co zabezpiecza przed odpowiedzialnością za wprowadzone dane. Zamykanie okresu zabezpiecza również przed omyłkowym wprowadzeniem dokumentu z wsteczną datą.

Jednym z najistotniejszych cech programu mKsiegowa.pl jest możliwość precyzyjnego ustalania uprawnień każdego użytkownika do poszczególnych funkcji programu.

Przygotuj się na wyzwania współczesnego rynku usług księgowych. System księgowości online mKsiegowa.pl jest dobrym rozwiązaniem, które pomoże przejść transformację.

Marek Sowa