Posts Tagged 'oprogramowanie w chmurze'

Księgowanie zleceń produkcyjnych

Księgowość produkcji złożeniowej wymaga, naszym zdaniem, szczególnej uwagi. Mamy coraz więcej firm zajmujących się produkcją i chcemy ułatwić pracę księgowym pracującym dla tych firm. Przygotowaliśmy moduł produkcji w programie księgowości internetowej mKsiegowa.pl.

Spójrzmy jak to działa. . .

Opiszemy przykładową firmę produkującą urządzenia elektroniczne. Mamy tutaj urządzenia, które składają się z setek, czy tysięcy elementów elektronicznych.

Zaczynamy od utworzenia list materiałowych. Będą podstawą przy księgowaniu zleceń produkcyjnych.

Lista materiałowa zawiera informację z jakich części składa się urządzenie. Określamy ilość poszczególnych materiałów. Musimy bardzo uważnie przygotować listy materiałowe, aby uwzględnić zamienniki. Każda pozycja w kartotece towarowej powinna zostać oznakowana odpowiednim kodem. Sposobów kodowania może być wiele:

  1. Możemy przyjąć własny sposób kodowania części elektronicznych.
  2. Możemy skorzystać z kodów głównego dostawcy – sprawdza się, jeżeli większość części pochodzi z jednego źródła.
  3. Możemy wprowadzić kody kreskowe. Najczęściej spotykanym standardem jest EAN13. Kody mogą być zewnętrzne (nadane przez producentów). Dla elementów elektronicznych nie posiadająych kodu kreskowego możemy w ramach standardu EAN13 nadawać własne kody. EAN13 jest tak zaprojektowany, że przestrzegając określone normy nie ma ryzyka, aby dwa różne elementy miały ten sam kod.

Istotne jest, aby zamienniki miały w listach materiałowych ten sam kod.

Listy materiałowe mogą również zawierać usługi składające się na zlecenie produkcyjne. Można też przygotowywać wielo-poziomowe listy materiałowe. Np. komputer składający się z części składowych, a następnie zestaw komputerowy złożony z komputera, klawiatury, myszy i monitora.

Zlecenia produkcyjne ściśle wiążą się z gospodarką magazynową. Przed wyprodukowaniem produktu musimy zadbać o to, by wszystkie części zostały zakupione i przyjęte w odpowiednich ilościach na magazyn dokumentami PZ.

W listach materiałowych określa się z którego magazynu będą pobierane elementy na produkcję.

Samo zlecenie produkcyjne jest wydaniem z magazynu części składowych i przyjęciem na magazyn produktu gotowego. W zależności od organizacji produkcji między wydaniem elementów (zwanym często rozchodem wewnętrznym RW), a przyjęciem wyrobu gotowego może upłynąć określony odcinek czasu.

Księgowanie zlecenia zwykle jest połączone z zaksięgowaniem odpowiedniej robocizny lub usług obcych.

Wyrób, po wyprodukowaniu, można już sprzedać. Stosujemy dokument wydania z magazynu WZ oraz fakturę sprzedaży. W programie mKsiegowa.pl wystawiając fakturę sprzedaży, dokument WZ może zostać utworzony automatycznie.

Zapraszam do przejrzenia dokumentacji modułu zleceń produkcyjnych: http://mksiegowa.pl/doc/index.php?n=Help.Manufacturing&ctxhelp=1&lang=pl_PL

Prezentujemy w dokumentacji przykładowe księgowania związane z produkcją: http://mksiegowa.pl/doc/index.php?n=Help.ManufacturingCompanyBooking

Autor: Zespół mKsiegowa

Reklamy

Efektywność podczas pracy z programem księgowym

Program księgowy . . . jak każdy program. Możemy pracować mniej, lub bardziej efektywnie. Mam na myśli codzienne czynności wykonywane w programie.

Dzisiaj przyszła mi do głowy myśl, że poziom efektywności naszej pracy (zresztą w każdym programie) zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest, oczywiście, ergonomia programu. Czy jest to jedyny czynnik?

Ktoś podliczył, ze pakiet MS Office ma kilka tysięcy funkcjonalności. Zaawansowany użytkownik wykorzystuje zaledwie sto, maksimum kilkaset. Pakiet ten jest stawiany za wzór ergonomiczności (choć wielu się z taką tezą nie zgodzi), co nie znaczy, że wszystkie czynności wykonujemy efektywnie. Brak wiedzy o pewnych funkcjonalnościach np. Excela powoduje, że tą samą czynność wykonujemy wiele razy – a więc nieefektywnie.

Podobno w Excelu, jeżeli musimy powtórzyć jakąś czynność więcej niż dwa razy to znaczy, że prawdopodobnie jest taka opcja, która pozwala to zrobić lepiej. Czy Państwu nie zdażyło się kasować kilkunastu wierszy tylko dlatego, że chcieliśmy się pozbyć nagłówków stron w raporcie?

Można, oczywiście, użyć makra, ale to jest tylko „automatyzacja nieefektywności”. Lepiej pewnie znaleźć jakiś sposób, który zapewne znajdzie się pośród tysięcy opcji Excela.

Przejdźmy na podwórko naszego programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl. Praca z programem za pomocą przeglądarki daje wspaniałe możliwości  ułatwienia sobie życia.

Zrobię przegląd kilku prostych „ficzerów”.

1. Klawisz F11
Dlaczego nie rozszerzyć sobie pola pracy na cały ekran?

2. Klawisz TAB
Dużo wygodniej wprowadza się dokument księgowy poruszając się między polami za pomocą klawiszy TAB (do przodu) i Shift-TAB (do tyłu).

3. Praca w wielu zakładkach przeglądarki
Strasznie wygodna rzecz!
Mogę na przykład otworzyć ekran podglądu danych klienta w jednej zakładce i wprowadzać dokument księgowy w innej. W kolejnej zakładce otwieram sobie kursy walut, a w jeszcze innej kartotekę towarową. W zależności od przeglądarki – mogę przełączać sie między zakładkami za pomocą Ctrl-numer (np. Ctrl-1 to przeskok do pierwszej zakładki przeglądarki).

Pod Windows działa otwieranie kolejnej zakładki poprzez kliknięcie rolki myszki, gdy kursor jest nad określoną pozycją menu. Super sprawa! Można też otworzyć program w nowej zakładce klikając na link prawym klawiszem i wybierając „Otwórz w nowej zakładce” (czy coś podobnego).

4. Praca w wielu oknach
Tutaj moja praca w programie księgowym naprawdę nabiera wigoru, bo mam szeroki monitor. Ostatnio odkryłem, że pod Windows mogę bardzo szybko podzielić ekran na pół, otwierając jedno okno programu (przeglądarki) po prawej, a drugie po lewej. Wiecie jak? Klawisz „windows” w połączeniu ze strzałkami. Tymi samymi klawiszami mogę powrócić do pracy na pełnym ekranie. Działa od Windows 7 w górę. Między oknami przełączam się, oczywiście, Alt-TAB lub Windows-TAB.

5. Poruszanie się strzałkami po menu programu
Nic dodać nic ująć.

6. Zoom – powiększanie i pomniejszanie tekstu w przeglądarce
Przytrzymuję klawisz Ctrl i kręcę kółkiem myszki. Dla mnie bomba!

Polecam Państwu przyzwyczaić się do tych skrótów klawiszowych, a także poznawać nowe. Bardzo ułatwiają pracę.

Autor: Zespół mKsiegowa

Dokumentacja elektroniczna w księgowości

Nowa ustawa przygotowywana przez Sejm dotycząca m.in. zmian VAT zrówna faktury elektroniczne z tradycyjnymi od 1 stycznia 2014 roku. Ustawa spowoduje upowszechnienie przesyłania faktur między przedsiębiorcami. Najistotniejszą jednak kwestią jaką ureguluje nowa ustawa to przechowywanie w dokumentacji księgowej faktur VAT wyłącznie w wersji elektronicznej. Oznacza to, że efaktury otrzymane od kontrahentów nie muszą być drukowane, jak również nie trzeba będzie drukować kopii faktur sprzedaży. Z mojej praktyki współpracy z księgowymi wynika, że wielu nich nie zaufało jeszcze komputerom do tego stopnia, by przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej.

Wobec nadchodzących zmian każda firma powinna zastanowić się jakie są warunki niezbędne, aby uruchomić elektroniczne archiwum dokumentów księgowych.

Nie będę rozpisywał się o zaletach elektronicznego archiwum dokumentów, ponieważ na ten temat mamy w sieci mnóstwo artykułów. Argument o redukcji kosztów jest zwykle najważniejszy, chociaż trzeba pamiętać, że elektroniczne przechowywanie dokumentów też kosztuje. Dostępne są w sieci kalkulatory pozwalające obliczyć opłacalność przejścia na dokumentację elektroniczną. Naszym klientom oferujemy również nieodpłatne obliczenie współczynnika opłacalności.

Na co trzeba zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o przechowywaniu dokumentów w wersji elektronicznej?

  1. Liczba dokumentów
    Liczba dokumentów, dla których zmienimy sposób przechowywania ma najbardziej istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przeciętny segregator zawiera 500 – 1000 stron A4. Zazwyczaj przyrost archiwum o kilkunaście segergatorów rocznie może stanowić wystarczającą przesłankę do przejścia na wersję elektroniczną. Nasze doświadczenie pokazuje, że już w przypadku niewielkiej organizacji oszczędności roczne mogą osiągać kwoty kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
  2. Faktury sprzedaży
    Najłatwiej podjąć decyzję o wysyłaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej faktur sprzedaży. Nawet, jeżeli kontrahent nie wyraża zgody na przyjęcie faktury drogą elektroniczną, przechowywanie kopii faktur może być istotnym ułatwieniem. Od 1 stycznia 2014 zgoda kontrahenta może być „dorozumiana”. Oznacza to, że jeżeli kontrahent zapłacił za fakturę wówczas można założyć, że zaakceptował otrzymanie jej w wersji elektronicznej.
  3. Faktury zakupu
    Przechowywanie faktur zakupu może być większym wyzwaniem. Trzeba się zastanowić czy faktury będą skanowane i co robić z oryginałami. Upowszechnienie faktur elektronicznych spowoduje, że coraz więcej faktur zakupu będziemy otrzymywać w takiej formie. Skanować można obecnie nawet telefonem komórkowym wyposażonym w aparat fotograficzny.
  4. Oprogramowanie księgowe
    O ile programy do fakturowania dostępne w sieci najczęściej posiadają archiwum dokumentów, o tyle niewiele programów księgowych zapewnia taką możliwość.
    Nowy projekt ustawy o zmianie VAT precyzuje kryteria, jakie trzeba spełnić by przejść na archiwum elektroniczne. Zarówno dla faktur zakupu, jak i sprzedaży musi być zapewniona ścieżka audytu między zdarzeniem gospodarczym i fakturą. W praktyce oznacza to, że musi istnieć bezpośredni związek między dostawą towaru lub poświadczeniem wykonania usługi, a czytelną postacią faktury. Program mKsiegowa.pl spełnia wszystkie wymagania w tym zakresie, o czym piszemy na naszym blogu poświęconym ustawie o zmianie VAT.
  5. Polityka bezpieczeństwa
    Polityka bezpieczeństwa obowiązująca w organizacji powinna objąć archiwum elektroniczne.
    Przechowywanie dokumentów elektronicznych musi spełnić kilka warunków:
  • trwałość – przechowywanie dokumentów przez okres wymagany ustawą o rachunkowości (dotyczy spółek prawa handlowego oraz NGO)
  • poufność – zapewnienie dostępu do archiwum tylko osobom uprawnionym przez kierownika organizacji
  • integralność – zapewnienie możliwości łatwego odszukania dokumentu przez cały okres trwałości

W obszarze polityki bezpieczeństwa pojawia się kilka wyzwań:

  1. Środki techniczne
    Archiwum można zorganizować wewnętrznie poprzez inwestycję w sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie. Można również założyć archiwum u zewnętrznego dostawcy (tzw. software as a service). Ocenia się na świecie, że skorzystanie z zewnętrznego dostawcy to nie więcej niż 5% kosztów własnej inwestycji w skali 5 lat. Rozwiązanie takie jest więc dużo bardziej opłacalne i jednocześnie powierzenie przechowania dokumentów elektronicznych wyspecjalizowanej firmie związane jest z większym poziomem bezpieczeństwa dokumentów. mKsiegowa.pl oferuje taką usługę w zakresie dokumentacji księgowej.
  2. kultura organizacji – polityka bezpieczeństwa w obszarze dostępu do systemów informatycznych musi być wdrożona i przestrzegana. Jakość zabezpieczeń informatycznych archiwum elektronicznego programu mKsiegowa.pl nie ustępuje standardom stosowanym w bankowości elektronicznej. Najsłabszym ogniwem może być człowiek. Najistotniejsze aspekty polityki bezpieczeństwa to odpowiednia jakość haseł dostępu, ich regularna zmiana oraz właściwe poziomy uprawnień do dokumentacji.

Podsumowanie
Archiwum elektroniczne to kusząca propozycja dla firm szukających oszczędności. Redukcja kosztów może osiągać poziom kilku lub kilkunastu tysięcy złotych rocznie nawet w niewielkich organizacjach. Zapraszamy do opisu implementacji archiwum elektronicznego w programie mKsiegowa.pl.

Sprawy do przemyślenia:

  • duża liczba wystawianych faktur o niskiej wartości (np. faktury za abonament) mogą być dobrą okazją do podjęcia decyzji o zaprzestaniu drukowania kopii do archiwum
  • pracownicy firmy mogą dostarczać do księgowości zeskanowane lub sfotografowane faktury zakupu za pomocą email. mKsiegowa.pl obsługuje taki mechanizm.

Rynek SaaS rośnie w Polsce i na świecie

Usługi w modelu SaaS to bardzo dynamicznie rozwijający się segment rynku IT zarówno w Polsce, jak i na świecie.

Niezawodny Gartner Group publikuje od wielu lat prognozy wzrostu tego rynku. W tym roku zaobserwujemy wzrost o 18%.

Byłem ostatnio na konferencji zorganizowanej dla szefów IT w firmach i poczyniłem pewne obserwacje. Większość szefów działów IT ma za sobą już pierwsze wdrożenia „w chmurze”. Wywnioskowałem to po pytaniach jakie zadawali. Pytania te zdradzały dużą wiedzę, spore zainteresowanie konkretnymi rozwiązaniami oraz krytyczne podejście do rozwiązań prezentowanych podczas konferencji.

Co najbardziej interesuje szefów działów IT?

Na podstawie obserwacji z jednej tylko konferencji mógłbym przytoczyć kilka najważniejszych punktów:

  • funkcjonalność oferowanego rozwiązania „w chmurze”; to oczywiste, że najpierw chcemy sprawdzić co nam oferują i czy pasuje to do naszej firmy;
  • wiele pytań dotyczyło cen konkretnych rozwiązań; widać było, że uczestnicy konferencji są nieźle zorientowani w cenach na rynku;
  • warunki świadczenia usługi: wdrożenie, wszelkie gwarancje SLA, a także koszty wyjścia z usługi
  • doświadczenia innych

Jak bardzo jednak jesteśmy przyzwyczajeni do tradycyjnego sposobu myślenia o informatyce świadczyło jedno z pytań uczestnika konferencji zadane prelegentowi: „Czy obliczył Pan ROI dla tego rozwiązania?”. Prelegent był tak zbity z tropu, że strzelił „Tak, liczyłem i ROI wyniósł 1,5 roku”. Później dopiero jakiś bardziej przytomny uczestnik konferencji nawiązał do tego pytania i stwierdził, że w zasadzie przy wdrożeniach rozwiązań informatycznych w modelu SaaS nie ma ROI! Przecież tutaj nie ma inwestycji – może poza samym wdrożeniem i szkoleniem użytkowników.

Akurat to pytanie dotyczyło wdrożenia rozwiązania zintegrowanego systemu telefonicznego w modelu SaaS, więc koszty wdrożenia i szkoleń po stronie użytkownika były minimalne. Temat ROI jest więc mało istotny. Bardziej interesujące jest w takim przypadku porównanie kosztów operacyjnych tradycyjnego rozwiązania oraz SaaS.

Bardzo zainteresowało mnie wystąpienie przedstawiciela firmy Cisco. Opowiadał o doświadczeniach firmy na rynku SaaS. Początkowo Cisco sprzedawało większość swoich rozwiązań bezpośrednio. Obecnie ponad 2/3 sprzedaży pochodzi od partnerów.

Na naszym podwórku programu mKsiegowa.pl jesteśmy jeszcze na etapie sprzedaży bezpośredniej, ale również intensywnie rozwijamy program partnerski. W ostatnich miesiącach przygotowaliśmy szereg rozwiązań, które ułatwiają integrację programu z rozwiązaniami partnerów. Możemy już „opakować” program w identyfikację wizualną partnera, przekierować system pomocy na strony partnera itd.

W najbliższym czasie opiszemy szczegóły programu partnerskiego.

Tymczasem pozdrawiam wszystkich księgowych którzy, mam nadzieję, przygotowali już deklaracje VAT.

Tomasz Kozielski

Obsługa masowych płatności

Chciałbym dzisiaj opisać sprawę, która jest problemem m.in. dla wielu serwisów internetowych – rozliczenie masowych płatności. Temat ten poruszałem już kilkakrotnie na tych łamach. Teraz zajmę się kwestią masowych faktur oraz automatyzacji rozliczeń.

Sprawa jest o tyle istotna, że wiele firm boryka się z kwestią skutecznego ściągania należności.

W moim wpisie skoncentruję się przede wszystkim na opisie procesu związanego z masowym rozliczeniem sprzedaży. Nasze oprogramowanie mKsiegowa.pl będzie wkrótce dostosowane do jego obsługi.

Zacznę od określenia co rozumiem pod pojęciem płatności masowych. Według mojego doświadczenia trudność w rozliczeniu sprzedaży pojawia się już powyżej kilkuset klientów w miesiącu. Ponieważ kwota abonamentu często nie przekracza kilkudziesięciu złotych, przy takiej ilości faktur niezbędne jest zbudowanie procesu oraz wdrożenie oprogramowania wspomagającego niektóre elementy. Na dodatek koszty całego procesu muszą być niewielkie – dobrze jest, jeżeli nie przekraczają 2-3% wartości abonamentu.

Cykl rozpoczyna się od wystawienia faktur sprzedaży. Przyjmijmy, że są to faktury za abonament za świadczenie określonej usługi. W tym przypadku pomocna jest funkcjonalność programu do fakturowania, która pozwala na wystawianie masowych faktur sprzedaży. W mKsiegowa.pl nazywamy to fakturami okresowymi.

W celu ułatwienia późniejszego rozliczenia tych faktur warto zastanowić się nad skorzystaniem z usługi oferowanej przez większość banków, polegającej na nadawaniu klientom ich indywidualnych numerów rachunków. Na przykład Deutsche Bank oferuje usługę db collect.

Każdy klient. w ramach usługi, otrzymuje  indywidualny numer rachunku bankowego, na który będzie dokonywał przelewów za abonament. Db collect umożliwia na przykład utworzenie indywidualnego numeru rachunku bankowego na podstawie numeru klienta. Numer ten może być nadawany przez system komputerowy. Można też zastosować PESEL lub NIP klienta. Indywidualny numer rachunku bankowego drukujemy na fakturze podobnie, jak robią to np. operatorzy telefonii komórkowej.

Kolejnym etapem procesu jest rozliczanie wpłat od klientów. Bardzo pomocne są indywidualne rachunki bankowe, które pozwalają jednoznacznie przypisać wpłatę do klienta w programie księgowym. Rozwiązanie polegające na identyfikacji klienta poprzez numer rachunku, z którego przychodzi przelew nie zawsze się sprawdza. Jest to rozwiązanie szczególnie zawodne, gdy wpłaty przychodzą od osób fizycznych, kiedy często ktoś płaci za kogoś lub wpłaty są wykonywane za pośrednictwem poczty.

Wczytywanie wyciągów bankowych w usłudze płatności masowych również może być zautomatyzowane. Banki oferują możliwość generowania wyciągów w postaci plików w określonym formacie. Ważne jest, aby program księgowy posiadał możliwość wczytywania tych plików. Program mKsiegowa.pl zostanie wkrótce dostosowany do wczytywania plików w formacie ElixMas usługi db Collect.

Tak ustawiony proces pozwala na skuteczne rozliczenie masowych płatności przy minimalnych kosztach. Właściwie jedynym bezpośrednim kosztem jest usługa db Collect wynegocjowana z bankiem. Nakład pracy w miesiącu, związany z wygenerowaniem i rozliczeniem kilkuset faktur sprzedaży nie przekracza kilku godzin w miesiącu.

Korzyści, to precyzyjne rozliczenie sprzedaży, a więc łatwiejsza i mniej kosztowna windykacja. W efekcie przekłada się to bezpośrednio na wynik firmy oraz jej płynność finansową.

Przygotowaliśmy krótki opis www.masoweplatnosci.pl.

Zespół mKsiegowa.pl

Start-up „w chmurze”. 10 porad jak tanio zorganizować pracę w firmie.

W Polsce powstaje ponad 20 tys. nowych spółek z o.o. rocznie. Tendencja ta utrzymuje się od pewnego czasu.

Spora część firm powstaje jako wehikuł prawny do realizacji pomysłu na biznes. Twórcy lub autorzy pomysłu zakładają spółkę prawa handlowego, często razem z inwestorem, aby podjąć próbę wprowadzenia innowacji na rynek.

Po założeniu firmy przychodzi czas na realizację misternie budowanego biznes planu. Tutaj wiele firm napotyka na stały problem: koszty często są większe, niż zakładano, a przychody przeciwnie – mniejsze. Analizując przekroczenie biznes planu po stronie kosztów można wskazać kilku często pojawiających się przyczyn tego stanu rzeczy: niedoszacowanie składników kosztowych, nie uwzględnienie niektórych elementów w biznes planie, a przede wszystkim brak solidnej analizy ryzyka (kto umieszcza w biznes planie rezerwę wynikającą ze skwantyfikowanej analizy zagrożeń?).

W trakcie realizacji projektu zespół ma trudny orzech do zgryzienia: jak gospodarować środkami, by zrealizować przyjęte cele biznesowe?

Stałym składnikiem kosztowym jest zakup odpowiedniego oprogramowania do wspomagania podstawowych procesów w firmie. Koncepcja „oprogramowania w chmurze” pozwala na znaczną redukcję kosztów początkowych i przeniesienie ich na później.

Zainteresowanym podaję 10 pomysłów na wykorzystanie stale rosnącej oferty programów dostępnych „w chmurze”.

1. Księgowość
Spółka z o.o. zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości opartej o tzw. księgi handlowe. Oferta programów „w chmurze”, wbrew pozorom, nie jest jeszcze zbyt szeroka.
Polecam oczywiście abonament mBilans w serwisie mKsiegowa.pl do prowadzenia księgowości własnymi siłami lub współpracę z jednym z polecanych biur rachunkowych.
Koszt: 99 zł netto miesięcznie

2. Telefon i fax
W formularzu rejestracji firmy, oprócz miejsca prowadzenia ksiąg handlowych, należy podać numer telefonu oraz ewentualnie faxu. Można oczywiście zamówić linię telefoniczną u jednego z operatorów, ale jeżeli mamy dostęp do internetu, dlaczego nie wykupić usługę wirtualną?
Polecam freeconet.pl. Do kompletu zainstalujemy sobie nieodpłatnie telefonię internetową do rozmów prowadzonych w ramach zespołu (Skype, Tango).
Koszt 5,70 zł netto miesięcznie plus koszty rozmów (numer miejski oraz fax)

3. CRM
Większość rodzajów działalności bazuje na budowaniu relacji z klientami. W praktyce dobrze prowadzony notes wystarcza, gdy liczba klientów nie przekracza stu i jedna osoba zajmuje się nawiązywaniem i pielęgnowaniem kontaktów. W każdym innym przypadku niezbędne jest uporządkowanie gromadzonej informacji przy pomocy programu komputerowego.
Do tego dochodzą masowe wysyłanie emaili, obsługa zgłoszeń serwisowych, itd.
Część firm zdecyduje się na instalację jednego z darmowych pakietów CRM we własnym zakresie. Szybko jednak dochodzily do wniosku, że szkoda nam czasu na zajmowanie się problemami powstającymi podczas użytkowania programu.
Polecam więc otwarty CRM vTiger, udostępniany razem z obsługą przez opensaas.pl.
Koszt: 50 zł netto miesięcznie

4. Poczta elektroniczna, strona www, współdzielenie dokumentów oraz kalendarza
Jeżeli wykupiliśmy już domenę i chcemy założyć pracownikom adres email typu imie.nazwisko@firma.pl, a na dodatek liczba kont nie przekracza 50, wówczas dobrym wyborem jest serwis Google Apps. Z pomocą znajomego lub samemu możemy bez problemu skonfigurować pocztę, w której każdy otrzymuje kilka Gb przestrzeni dyskowej na przechowywanie poczty.
Proste strony www możemi tworzyć sami przy pomocy narzędzi dostępnych również w Google Aps. Bardziej zaawansowane strony będziemy raczej skłonni zlecić wyspecjalizowanej firmie.
Narzędzie to pozwala również przechowywać podstawową dokumentację firmy, udostępniać dokumenty wybranym osobom oraz współpracować przy ich tworzeniu. Bardzo zgrabnie opracowana jest historia zmian dokumentów pokazująca kto, kiedy, co zmienił oraz pozwalająca na powrót do wcześniejszej wersji. Możliwości edycyjne daleko jeszcze odbiegają od funkcjonalności najbardziej znanych pakietów biurowych, ale wystarczają do większości prac.
Do tego mamy kalendarz pozwalający zapanować nad spotkaniami.
Koszt: 0 zł, jeżeli godzimy się na wyświetlanie reklam z boku ekranu

5. Fakturowanie
Wystawianie faktur klientom jest często ukoronowaniem długiego ciągu wysiłków zmierzających do przygotowania oferty rynkowej. Jeżeli liczba wystawianych faktur w miesiącu nie przekracza kilku pozycji w rejestrze sprzedaży, wówczas można skorzystać z pakietu biurowego i jednego z wielu szablonów dostępnych w internecie.
Każdej firmie życzę tych faktur jak najwięcej (szczególnie tych zapłaconych) i już powyżej kilku sztuk miesięcznie szybko zaczniemy się gubić w numeracji, wersjach dokumentu oraz w płatnościach za nie.
Warto skorzystać z dobrego programu do fakturowania, który na dodatek pozwala rejestrować oferty, zamówienia oraz rozrachunki faktur. Często zachodzi też konieczność wystawiania faktur i rachunków w określonych cyklach okresowych w trakcie trwania umowy z klientem.
We wszystkich tych sytuacjach polecam serwis mKsiegowa.pl.
Koszt 0 zł (w ramach abonamentu mBilans z pkt1).

6. Magazyn
Dla firm handlowych prowadzenie magazynu jest jednym z podstawowych elementów działania. Jeżeli liczba operacji magazynowych nie przekracza kilkudziesięciu w miesiącu można radzić sobie przy pomocy arkusza kalkulacyjnego.
W każdym innym przypadku nie obejdzie się bez programu magazynowego.
Polecam mKsiegowa.pl.
Koszt 0 zł (w ramach abonamentu mBilans z pkt1).

7. Zarządzanie procesami
W każdej firmie i instytucji realizowanych jest przynajmniej kilka różnych procesów, i to bardzo często równolegle. Pewne sprawy są dla nas tak oczywiste, że nie tylko nie traktujemy ich jako konkretną sekwencję następujących po sobie działań, ale nawet nie zdajemy sobie sprawy, jak wielkie korzyści może przynieść odpowiednia nad nimi kontrola. Dbanie o zapasy materiałów biurowych, rekrutacja i ocena pracownika czy organizacja corocznego spotkania wigilijnego w firmie jest procesem, który zawsze może być wykonany lepiej.

Już pobieżna analiza wykonywanych rutynowo prac pozwala nie tylko skrócić czas ich realizacji (i tym samym ograniczyć koszty), ale bardzo często wysoce poprawić ich jakość dla ostatecznego odbiorcy. Do wsparcia optymalizacji procesów oraz ich kontroli dobrze nadają się proste i łatwe w obsłudze aplikacje webowe. Umożliwiają one nie tylko przeniesienie realnego schematu działania na zapis elektroniczny w systemie, ale także na grupową i zautomatyzowaną pracę nad kolejnymi zadaniami w danym procesie.

Polecam BiZi – www.bizi-system.pl
Koszt: 0 PLN
Dodatkowo można skorzystać z płatnego audytu procesów oraz konfiguracji oprogramowania pod kątem zoptymalizowanego już rzeczywistego procesu.

8. Kopie zapasowe
Archiwizacja kluczowych danych jest często zaniedbanym składnikiem planowania działalności firmy. Nieczęsto zdaża się, aby została uwzględniona w biznes planie.
Znaczenie tego elementu rośnie w ostatnich czasach wraz z popularyzacją laptopów. Oprócz zdarzeń związanych z awarią komputera dochodzą przypadki upuszczenia laptopa z pewnej wysokości, czy kradzież.
Na szczęście mamy już do dyspozycji kilka praktycznych rozwiązań. Polecam dropbox.com.
Koszt 0 zł (do 2 Gb).

9. Szkolenia przez internet
Na organizację demonstracji programów komputerowych, czy szkolenia personelu w przeznaczonych do tego celu salach szkoleniowych coraz częściej szkoda nam czasu i pieniędzy.
Szkolenia przez internet weszły już do codziennego użytku. Polecam serwis join.me.
Koszt 0 zl (jeżeli pogodzimy się z ograniczeniami darmowej wersji).

10. Zarządzanie wiedzą
W dobie innowacyjnej gospodarki jest to bardzo ważna dziedzina, która niejednemu prezesowi spędza sen z powiek. Każdy, kto spotkał się z poważnym wdrożeniem systemu typu knowledge management, wie z jakimi wyzwaniami trzeba się zmierzyć.
Na nasze potrzeby określiliśmy sobie kilka zupełnie podstawowych wymagań, żeby nie „strzelać z armaty do muchy”. Doszliśmy do wniosku, że mechanizm typu „wiki” wystarczy na początek, aby mieć wygodne miejsce do tworzenia artykułów i zapewnić, aby podstawowy zakres wiedzy była dostępny członkom zespołu we właściwej proporcji.
Koszt 0 zl (zdecydowaliśmy się na własną instalację pakietu pmwiki)

Powyższe porady bazują na moich osobistych doświadczeniach. Mam świadomość, że sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie – powstają coraz to nowe serwisy. Oprogramowanie sukcesywnie będzie przenosić się „do chmury”. Sami używamy już kilka programów w chmurze i może się zdarzyć, że w najbliższym czasie zmienimy któreś z wymienionych rozwiązań – to też jest zaleta „chmury”, że nie musimy czekać, aż jakaś inwestycja w licencję się zamortyzuje.
Piękne jest to, że w ciągu kilku dni można prawie bezkosztowo zorganizować podstawowe procesy biznesowe w sturtupe, których może pozazdrościć niejedna większa i długo funkcjonująca firma.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Uwaga: Podane w artykule ceny są orientacyjne i nie stanowią oferty handlowej.

Czym się różni program rachunkowości online od tradycyjnego?

Rozpowszechnienie internetu przyniosło rewolucję w sposobie dystrybucji oprogramowania. Coraz bardziej rozpowszechnia się model bezinwestycyjny. W tym artykule spróbuję przybliżyć różnice, chociaż jestem przekonany, że nie dam rady wyczerpać tematu.

Programy online najczęściej oferowane są w modelu SaaS, czyli Software-as-a-Service. Dotychczasowy model sprzedaży oprogramowania bazował na odpłatnym udzieleniu licencji. Nie twierdzę, że model najmu oprogramowania nie był znany wcześniej, lecz wyraźnie rozpowszechnia się wraz z rozwojem internetu. Mówiąc fachowym językiem wynika to z tego, że sieć internetowa ułatwia rozdzielenie miejsca przetwarzania danych od miejsca ich prezentacji.

Ale od początku….

Koncepcja usługi „software on demand” nazwana później „Software-as-a-Service” (SaaS) powstała w latach 60-tych XX wieku. Jej dynamiczny rozwój nastąpił w okresie popularyzacji internetu oraz doskonalenia jakości dostępu do sieci. Opis usługi SaaS w obecnej postaci został opublikowany w lutym 2001 w artykule „Strategic Backgrounder: Software as a Service”.

W największym uproszczeniu SaaS polega na przeniesieniu przetwarzania danych z komputerów i serwerów używanych w sieci lokalnej do wysoko wyspecjalizowanych centrów przetwarzania danych. Jednocześnie nie ma konieczności zakupu licencji oraz ponoszenia kosztów instalacji oprogramowania. Użytkownicy korzystają z oprogramowania przez internet.

Pierwotnie, w modelu SaaS, oferowane były proste usługi, jak hosting poczty e-mail, serwis www, itd. Obecnie oferta udostępniania aplikacji biznesowych przez internet za abonamentem rozwija się bardzo dynamicznie. Jedna z bardziej znanych firm konsultingowych „Gartner Group” na podstawie swoich badań stwierdziła, że rynek oprogramowania udostępnianego w modelu SaaS jest w fazie stabilnego wzrostu.

Firma ERPmobile, w marcu roku 2010, przeprowadziła badania w sektorze MSP na próbie 100 przedsiębiorstw. W rezultacie ok 20 % badanych przedsiębiorstw było zainteresowanych zakupem oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą, w modelu SaaS. Na podstawie dostępnych danych można przypuszczać, że szybko wzrasta wśród przedsiębiorców świadomość zalet modelu SaaS w porównaniu z tradycyjnym modelem zakupu i utrzymania systemu we własnym zakresie.

Na podstawie badań i dostępnych informacji przewiduje się, że dalszy rozwój usług SaaS będzie zmierzał w następujących kierunkach:

  • rozszerzanie oferty dostępnych programów
  • integracja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w oparciu o popularną już na świecie koncepcję „chmury publicznej” (public cloud computing), czyli integracja modeli IAAS (infrastructure-as-a-service), PAAS (platform-as-a-service) oraz SAAS (software-as-a-service)
  • adaptacja technologii web 2.0 zmieniających paradygmat interakcji między operatorem serwisu i jego użytkownikami, oddając tworzenie większości treści oraz modelowanie serwisu w ręce samych użytkowników
  • urzeczywistnienie koncepcji „łańcucha dostaw” dla małych i średnich przedsiębiorstw poprzez integrację systemów producentów, dystrybutorów oraz sprzedawców
  • zwiększanie dostępności serwisów na urządzeniach mobilnych

Usługa w modelu Software-as-a-Service bardzo mocno wpisuje się w koncepcję „chmury”. W czasach rozwoju sieci komputerowych i internetu miejsce przetwarzania danych przestaje być istotne. Do tej pory dane były przechowywane przede wszystkim lokalnie – serwerownie, czy centra przetwarzania danych mieściły się w tym samym budynku, w którym rozlokowani byli pracownicy korzystający z tych danych. Wraz ze wzrostem szybkości transmisji danych w sieciach publicznych przestaje mieć znaczenie geograficzna lokalizacja serwerów. Użytkownik coraz częściej nie ma pojęcia gdzie przechowywane są jego dane – po prostu są przetwarzane gdzieś w chmurze globalnej sieci komputerowej.

Najważniejsze stają się:

  • koszt przetwarzania i przechowywania danych. Przetwarzanie w wyspecjalizowanych centrach komputerowych powoduje zazwyczaj obniżenie kosztów.
  • bezpieczeństwo przechowywania danych. Najczęściej serwery umieszczone w centrach danych są bardziej bezpieczne i lepiej chronione niż w lokalnych serwerowniach.

Koncepcja „chmury” ma dalsze implikacje. Zmienia się model świadczenia usług IT, ponieważ łatwiej jest zlecać usługi informatyczne zewnętrznym podmiotom. Zjawisko to wpływa na wolumen usług IT świadczonych w modelu outsourcingu.

Warto podkreślić, że model usługi SaaS ma pozytywne oddziaływanie na środowisko naturalne poprzez zmniejszenie zużycia energii elektrycznej. Jeżeli 1000 firm korzysta z oprogramowania w modelu SaaS, wówczas zamiast 1000 małych serwerów, na których zainstalowane będą lokalne programy księgowe, funkcjonuje kilka dużych wirtualnych serwerów w specjalistycznej serwerowni. Można wykazać, że dzięki wirtualizacji serwerów zużycie mocy elektrycznej spada o ok. 80% w porównaniu do malych serwerów fizycznych. (źródło: http://www.vmware.com/virtualization/green-it/index.html)

Wszystkie powyższe czynniki sprzyjają dynamicznemu wkraczaniu modelu SaaS do biznesu. Rynek SaaS rośnie o ok. 20% rocznie i nic nie wskazuje na to, żeby tendencja ta uległa odwróceniu. Nie sądzę, aby trend ten ominął oprogramowanie rachunkowości online.

Tomasz Kozielski

mKsiegowa.pl