Posts Tagged 'wirtualna księgowość'

Księgowość stowarzyszenia – studium przypadku

Dzisiaj opiszę pewien przypadek stowarzyszenia zawodowego, które zauważalnie usprawniło swoje działanie dzięki księgowości w internecie.

Stowarzyszenie o którym mowa, prowadzi głównie działalność edukacyjną organizując konferencje, seminaria, warsztaty i inne spotkania pozwalające na wymianę wiedzy i doświadczeń.

Większość wydarzeń organizowanych jest przez to stowarzyszenie w ramach działalności gospodarczej. Ideą jest to, by uczestnicy płacili za udział w konferencjach i warsztatach zapewniając ich samofinansowanie.

Specyfiką działania stowarzyszenia od strony księgowej jest to, że obroty z organizacji wydarzeń kilkukrotnie przewyższają składki członkowskie. Na dodatek, działalność jest rozproszona terytorialnie, tzn. wydarzenia organizowane są w różnych miastach w Polsce.

Z punktu widzenia zarządzania finansowego takim organizmem, można było wyróżnić kilka istotnych wyzwań:

  • kontrola budżetu każdego wydarzenia, przy czym organizatorzy działając pod jednym szyldem, pracują w różnych miastach,
  • umożliwienie kierownikom poszczególnych wydarzeń wystawianie faktur uczestnikom oraz kontrola wpłat od uczestników,
  • centralne zaksięgowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych oraz nadzór nad całością, od strony finansowej,
  • minimalizacja kosztów obsługi księgowej tak, aby maksymalne środki mogły być alokowane na działalność statutową.

 

Stowarzyszenie od 2 lat używa programu księgowości internetowej mKsiegowa.pl, co pozwoliło rozwiązać wszystkie problemy. Program ten pozwala na:

  • osobne rozliczenie budżetu każdego wydarzenia,
  • dostęp do fakturowania i rozrachunków z każdego miejsca,
  • automatyczne księgowanie wszystkich dokumentów wg przyjętych schematów księgowych,
  • centralne archiwum elektroniczne wszystkich dokumentów księgowych.

Ponadto system uprawnień pozwala na kontrolę dostępu każdego użytkownika oraz zapis jego działań.

Dzięki księgowości internetowej funkcjonalność, która do tej pory była dostępna tylko dla dużych i bogatych firm, obecnie może być wdrożona w niewielkiej organizacji non-profit.

Przy dobrej organizacji finansów jedynym kosztem jest nadzór księgowy biura rachunkowego, połączony z udostępnieniem programu księgowego online.

Reklamy

Dokumentacja elektroniczna w księgowości

Nowa ustawa przygotowywana przez Sejm dotycząca m.in. zmian VAT zrówna faktury elektroniczne z tradycyjnymi od 1 stycznia 2014 roku. Ustawa spowoduje upowszechnienie przesyłania faktur między przedsiębiorcami. Najistotniejszą jednak kwestią jaką ureguluje nowa ustawa to przechowywanie w dokumentacji księgowej faktur VAT wyłącznie w wersji elektronicznej. Oznacza to, że efaktury otrzymane od kontrahentów nie muszą być drukowane, jak również nie trzeba będzie drukować kopii faktur sprzedaży. Z mojej praktyki współpracy z księgowymi wynika, że wielu nich nie zaufało jeszcze komputerom do tego stopnia, by przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej.

Wobec nadchodzących zmian każda firma powinna zastanowić się jakie są warunki niezbędne, aby uruchomić elektroniczne archiwum dokumentów księgowych.

Nie będę rozpisywał się o zaletach elektronicznego archiwum dokumentów, ponieważ na ten temat mamy w sieci mnóstwo artykułów. Argument o redukcji kosztów jest zwykle najważniejszy, chociaż trzeba pamiętać, że elektroniczne przechowywanie dokumentów też kosztuje. Dostępne są w sieci kalkulatory pozwalające obliczyć opłacalność przejścia na dokumentację elektroniczną. Naszym klientom oferujemy również nieodpłatne obliczenie współczynnika opłacalności.

Na co trzeba zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o przechowywaniu dokumentów w wersji elektronicznej?

  1. Liczba dokumentów
    Liczba dokumentów, dla których zmienimy sposób przechowywania ma najbardziej istotne znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przeciętny segregator zawiera 500 – 1000 stron A4. Zazwyczaj przyrost archiwum o kilkunaście segergatorów rocznie może stanowić wystarczającą przesłankę do przejścia na wersję elektroniczną. Nasze doświadczenie pokazuje, że już w przypadku niewielkiej organizacji oszczędności roczne mogą osiągać kwoty kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
  2. Faktury sprzedaży
    Najłatwiej podjąć decyzję o wysyłaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej faktur sprzedaży. Nawet, jeżeli kontrahent nie wyraża zgody na przyjęcie faktury drogą elektroniczną, przechowywanie kopii faktur może być istotnym ułatwieniem. Od 1 stycznia 2014 zgoda kontrahenta może być „dorozumiana”. Oznacza to, że jeżeli kontrahent zapłacił za fakturę wówczas można założyć, że zaakceptował otrzymanie jej w wersji elektronicznej.
  3. Faktury zakupu
    Przechowywanie faktur zakupu może być większym wyzwaniem. Trzeba się zastanowić czy faktury będą skanowane i co robić z oryginałami. Upowszechnienie faktur elektronicznych spowoduje, że coraz więcej faktur zakupu będziemy otrzymywać w takiej formie. Skanować można obecnie nawet telefonem komórkowym wyposażonym w aparat fotograficzny.
  4. Oprogramowanie księgowe
    O ile programy do fakturowania dostępne w sieci najczęściej posiadają archiwum dokumentów, o tyle niewiele programów księgowych zapewnia taką możliwość.
    Nowy projekt ustawy o zmianie VAT precyzuje kryteria, jakie trzeba spełnić by przejść na archiwum elektroniczne. Zarówno dla faktur zakupu, jak i sprzedaży musi być zapewniona ścieżka audytu między zdarzeniem gospodarczym i fakturą. W praktyce oznacza to, że musi istnieć bezpośredni związek między dostawą towaru lub poświadczeniem wykonania usługi, a czytelną postacią faktury. Program mKsiegowa.pl spełnia wszystkie wymagania w tym zakresie, o czym piszemy na naszym blogu poświęconym ustawie o zmianie VAT.
  5. Polityka bezpieczeństwa
    Polityka bezpieczeństwa obowiązująca w organizacji powinna objąć archiwum elektroniczne.
    Przechowywanie dokumentów elektronicznych musi spełnić kilka warunków:
  • trwałość – przechowywanie dokumentów przez okres wymagany ustawą o rachunkowości (dotyczy spółek prawa handlowego oraz NGO)
  • poufność – zapewnienie dostępu do archiwum tylko osobom uprawnionym przez kierownika organizacji
  • integralność – zapewnienie możliwości łatwego odszukania dokumentu przez cały okres trwałości

W obszarze polityki bezpieczeństwa pojawia się kilka wyzwań:

  1. Środki techniczne
    Archiwum można zorganizować wewnętrznie poprzez inwestycję w sprzęt komputerowy oraz oprogramowanie. Można również założyć archiwum u zewnętrznego dostawcy (tzw. software as a service). Ocenia się na świecie, że skorzystanie z zewnętrznego dostawcy to nie więcej niż 5% kosztów własnej inwestycji w skali 5 lat. Rozwiązanie takie jest więc dużo bardziej opłacalne i jednocześnie powierzenie przechowania dokumentów elektronicznych wyspecjalizowanej firmie związane jest z większym poziomem bezpieczeństwa dokumentów. mKsiegowa.pl oferuje taką usługę w zakresie dokumentacji księgowej.
  2. kultura organizacji – polityka bezpieczeństwa w obszarze dostępu do systemów informatycznych musi być wdrożona i przestrzegana. Jakość zabezpieczeń informatycznych archiwum elektronicznego programu mKsiegowa.pl nie ustępuje standardom stosowanym w bankowości elektronicznej. Najsłabszym ogniwem może być człowiek. Najistotniejsze aspekty polityki bezpieczeństwa to odpowiednia jakość haseł dostępu, ich regularna zmiana oraz właściwe poziomy uprawnień do dokumentacji.

Podsumowanie
Archiwum elektroniczne to kusząca propozycja dla firm szukających oszczędności. Redukcja kosztów może osiągać poziom kilku lub kilkunastu tysięcy złotych rocznie nawet w niewielkich organizacjach. Zapraszamy do opisu implementacji archiwum elektronicznego w programie mKsiegowa.pl.

Sprawy do przemyślenia:

  • duża liczba wystawianych faktur o niskiej wartości (np. faktury za abonament) mogą być dobrą okazją do podjęcia decyzji o zaprzestaniu drukowania kopii do archiwum
  • pracownicy firmy mogą dostarczać do księgowości zeskanowane lub sfotografowane faktury zakupu za pomocą email. mKsiegowa.pl obsługuje taki mechanizm.

Rachunkowość online – w jakim kierunku zmierza?

Rachunkowość „w chmurze” jest zjawiskiem stosunkowo nowym. Księgowość jest dziedziną raczej konserwatywną i jako jedna z ostatnich poddaje się współczesnym trendom informatycznym i technologicznym.

Najpierw kilka słów komentarza dlaczego „w chmurze”.

Przetwarzaniem danych „w chmurze” (za angielskim określeniem „cloud computing”) zaczęto nazywać model działania systemów informatycznych, w którym miejsce instalacji serwerów nie ma znaczenia.

Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorstwa, kosztem sporych nakładów, fundowały sobie (i dalej to realizują) centra przetwarzania danych lub serwerownie, wyposażone w odpowiednią ilość serwerów, które pełnią różne funkcje. Do obsługi serwerów zatrudnia się administratorów oraz angażuje firmy ochroniarskie.

Dzięki wprowadzeniu w ostatnich latach nowoczesnych rozwiązań okazało się, że koncepcja budowy własnego centrum danych nie zawsze jest efektywna.

Nie będziemy wdawać się w szczegóły takich rozwiązań. Kamieniami milowymi postępu technologicznego były rozwiązania wirtualne np. pod nazwą handlową VMware oraz rozwój internetu. Istotnym elementem jest wzrost wśród przedsiębiorców świadomości zalet outsourcingu, czyli zlecania pewnych usług zewnętrznym partnerom.

Jak wspomniano, rachunkowość będzie również zmierzała w kierunku przetwarzania danych „w chmurze”. Pozwolą na to systemy informatyczne dostępne on-line, jak mKsiegowa.pl.

Na świecie furorę robi serwis xero.com udostępniający rachunkowość on-line.

Czynnikami wzmacniającymi ten trend będą usługi publiczne dostępne w internecie oraz integracja systemów księgowych z tymi usługami.

Jedną z bardziej dojrzałych usług jest system eDeklaracje. Składanie deklaracji podatkowych przez internet będzie nie tylko się upowszechniało, ale też będzie coraz łatwiejsze. Zamiast ręcznego wypełniania formularzy typu PDF, programy księgowe będą wyposażone w moduł wysyłania deklaracji on-line.

Istotną sprawą jest integracja w obszarze płatności. Chodzi tu nie tylko o wczytywanie wyciągów bankowych, ale bezpośrednią integrację z systemami płatności internetowych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby księgowanie płatności elektronicznych odbywało się automatycznie. Kojarzenie płatności pobranej z systemu on-line z dokumentem sprzedaży jest zazwyczaj dużo prostsze niż księgowanie wyciągu bankowego pobranego z tradycyjnej bankowości elektronicznej.

Łatwość integracji systemów „w chmurze” powoduje, że rozwiązania tanieją i są już dostępne dla małych firm.

Warto podkreślić jeszcze uwagę na aspekt pracy zdalnej. Rachunkowość on-line nie wymaga już regularnego przychodzenia do biura w celu wykonywania swoich obowiązków. Można łatwiej godzić sferę prywatną z pracą. Oganizacja działu księgowości, gdzie każdy pracownik ma prawo np. do jednego dnia pracy z domu nie jest trudna, mając program pracujący „w chmurze”. W dużych miastach może to oznaczać oszczędność 1-2 godzin tygodniowo, które trzeba spędzić na dojazd do pracy.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Współpraca z firmą rachunkową – szanse i wyzwania

Każda organizacja spełniająca określone parametry zobowiązana jest do rejestrowania działalności gospodarczej w oparciu o księgi główne (tzw. amerykanka).
Większość nowo tworzonych spółek, stowarzyszeń, czy fundacji decyduje się na zlecenie usługi do biura finansowego.

Osobiście, mam doświadczenie współpracy zarówno z biurem rachunkowym, jak i z księgowymi zatrudnionymi w firmie.
W niniejszym artykule podejmę temat wyzwań z tym związanych. Mam nadzieję, że również osoby zajmujące się księgowością stowarzyszeń i fundacji znajdą tutaj interesujące wskazówki.

Kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych można rozpatrywać w szerszym kontekście, jakim jest outsourcing.
Koncepcja outsourcingu weszła na trwałe do biznesu. O zaletach i wadach tego modelu napisano już tomy. Pierwsze praktyczne implementacje w modelu znanym obecnie miały miejsce już w lata osiemdziesiątych ubiegłego wieku. Od początku XXI wieku outsourcing procesów biznesowych stał się zjawiskiem masowym. Korporacje odkryły jego zalety i nauczyły się stosować w praktyce.

Oczywiście proces ten nie odbywa się bez problemów. Znam przypadki, w których ten sam obszar biznesowy firmy raz był zlecany na zewnątrz, po kilku latach powracał do firmy, żeby znowu być wyprowadzonym do zewnętrznego partnera w kolejnym cyklu.

Nie od dzisiaj wiadomo, że outsourcing jest skuteczny przede wszystkim wtedy, gdy obydwie strony są do niego dobrze przygotowane. Pośród wielu czynników istotnych w skutecznym outsourcingu warto wymienić dobre opisanie procesu biznesowego, będącego przedmiotem outsourcingu, oraz jego parametrów.

Dzięki postępom w modelowaniu procesów biznesowych możemy coraz skuteczniej je opisywać i mierzyć. Jeżeli proces zostanie dobrze zdefiniowany po stronie zleceniodawcy, wówczas możemy zmniejszyć tzw. szarą strefę, która może prowadzić do konfliktu. Spotkałem się z pojęciem szarej strefy jako określeniem tego obszaru działań, które towarzyszą nie zostały precyzyjnie opisane w ramach procesu biznesowego.
W księgowości to mogą być np. kwestie do jakiego stopnia biuro rachunkowe prowadzi gospodarkę magazynową klienta, lub jakie wskaźniki i w jakich terminach chcemy otrzymać od biura rachunkowego.

Kolejny przykład.
W większości metodyk zarządzania projektami zaleca się prowadzenie dokładnej analizy sposobu realizacji prac już w fazie planowania projektu. Jedną z analiz jest kwestia, czy określone zadanie zostanie zlecone na zewnątrz, czy zostanie wykonane z użyciem zasobów własnych.
Każdy doświadczony manager zna dokładnie ryzyka związane z outsourcingiem. Oprócz wymienionej już szarej strefy, możemy wymienić ryzyka związane ze zdolnością zleceniobiorcy do nieprzerwanej realizacji zleconych prac w zmiennych warunkach biznesowych, ryzyka związane z pojawiającą się okresowo koniecznością zmian zleceniobiorcy i zapewnieniem ciągłości procesu w trakcie zmian, zagrożenia związane z utratą określonych kompetencji w ramach firmy i wiele innych.

Sposoby eliminacji niektórych zagrożeń są znane. Niewątpliwie, na pierwszym miejscu należy postawić dobrze skonstruowaną umowę – zlecenie. Stworzenie dobrej umowy to wspólne zadanie dla prawnika oraz osoby dobrze znającej sam proces. Umowa pozwala przetransferować wiele ryzyk outsourcingu na zleceniobiorcę. Obserwuję sytuacje, gdzie kierownictwo firmy „uczy się” outsourcingu i już trzecia umowa zlecenia danego procesu jest perfekcyjna.

Kolejnym istotnym czynnikiem jest doświadczenie zleceniobiorcy. Ważne jest, czy zleceniobiorca realizował już, lub realizuje podobne zlecenia i czy ma zasoby do realizacji nowego. Idealnie jest, gdy istnieje możliwość uruchomienia współpracy pilotażowej, zwanej „proof of concept”.

Zaryzykuję stwierdzenie, że najistotniejszym czynnikiem sukcesu outsourcingu jest doświadczenie po stronie zleceniodawcy. Wymienię tutaj nie tylko znajomość procesu, ale także miękkie umiejętności współpracy z partnerem. Osoba odpowiedzialna za określony proces biznesowy musi umieć ułożyć sobie zasady współpracy i zapewnić właściwy plan komunikacji. Często drogą do porażki jest postawa „zlecam i zapominam o sprawie”.

Jak te ogólne rozważania mają się do obsługi księgowości przez biura finansowe?
Księgowość sprawozdawcza jest jednym z tych procesów biznesowych, który występuje w każdej organizacji o określonych parametrach. Jest narzucona przez system prawny. Przepisy narzucają szereg zasad i ograniczeń jakim podlega. Można powiedzieć, że jest bardzo dobrze określonym procesem i szkoda czasu na zbyt uważną jego analizę. Nic bardziej mylnego. Z moich obserwacji wynika, że często przedsiębiorcy zlecający księgowość nie są przygotowani do współpracy z biurem finansowym (czyli w modelu outsourcingu) i z tego wynika wiele problemów. Najważniejszy czynnik sukcesu outsourcingu często nie jest spełniony.

Jakie są objawy tego stanu rzeczy?
Biura rachunkowe są świadome szarej strefy i w cenie usługi muszą umieścić odpowiedni margines, który pozwoli obsłużyć nietypowe sytuacje. W końcu „klient nasz Pan”. Jednak, wobec rosnącej konkurencji wygrywać będą biura, które zminimalizują ryzyko szarej strefy. Warto odnieść się do najlepszych praktyk outsourcingu. Doświadczone biura finansowe zabezpieczają się przed szarą strefą umową z dobrze zdefiniowanym zakresem, przedziałami cen w zależności od ilości dokumentów księgowych w miesiącu, oraz zapisami na temat terminów dostarczenia dokumentów księgowych.

Rzadko, z kolei, znajdziemy w umowie dostarczonej przez biuro księgowe określenie terminów dostarczenia informacji o rozrachunkach, czy wyników finansowych. Najczęściej liczymy na dobre ułożenie współpracy.

Kolejnym elementem jest wiedza z dziedziny rachunkowości po stronie zleceniodawcy. Powszechnie uważa się, że zlecenie księgowania do biura finansowego rozwiązuje wszystkie problemy. Dotyczy to w szczególności mniejszych organizacji, gdzie nie ma oddzielnego stanowiska dyrektora finansowego.
Typowym przykładem jest stworzenie i ciągła aktualizacja polityki rachunkowości. Ciekaw jestem, czy ktoś robił badania jaki procent firm nie posiada tego dokumentu. W każdym razie dyrektor zarządzający może nie mieć świadomości, że dokument powinien powstać we współpracy kadry zarządzającej z księgowością. Biuro rachunkowe też często nie wychodzi z inicjatywą, jeżeli obowiązek definiowania polityki rachunkowości nie został określony w umowie.

Warto na koniec zwrócić uwagę na szanse, jakie niesie ze sobą upowszechnienie rachunkowości online, zwanej często księgowością wirtualną. Dzięki umieszczeniu przetwarzania danych „w chmurze” możemy lepiej współpracować z biurem rachunkowym. Dyrektor finansowy lub Prezes może mieć natychmiastowy dostęp do danych źródłowych i nie musi polegać na ich interpretacji. Może na przykład szybko przejrzeć jakie dokumenty składają się na określony wskaźnik. Większość programów typu „rachunkowość online” pozwala na eksport danych do arkusza kalkulacyjnego i dalszą analizę danych w różnych przekrojach.

Taki bezpośredni dostęp klienta do danych może być wyzwaniem dla biura finansowego. Nie wszystkie biura zdecydują się na taki model od razu. Jednak obserwując światowe trendy, nie mam wątpliwości, że w tym kierunku będzie rozwijał się model outsourcingu procesów księgowych. Będzie to model lepiej łączący zleceniodawcę ze zleceniobiorcą. Model, w którym szybki dostęp do danych oraz właściwa komunikacja będą grały kluczową rolę.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Dlaczego interfejs użytkownika jest ważny w programach rachunkowości online?

W programach biznesowych obsługiwanych przez przeglądarkę, a w programach wirtualnej księgowości w szczególności, dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika ma szczególne znaczenie.
Nie chcę tutaj twierdzić, że interfejs mKsiegowa.pl jest doskonały (mam nadzieję że wywiąże się jakaś dyskusja na ten temat), lecz warto zwrócić uwagę na kilka jego zalet.

Najważniejszą cechą interfejsu mKsięgowej to niewątpliwie jego szybkość działania wynikająca z tzw. lekkości. Lekkość interfejsu ma związek z ilością danych, które trzeba przetransmitować z serwera do przeglądarki, aby odświerzyć ekran.

Cecha ta jest szczególnie widoczna w porównaniu z interfejsami innych programów biznesowych dostępnych w internecie. Zauważyłem, że w wielu programach np. klasy CRM każde odświerzenie ekranu zabiera co najmniej 5 s.

Podstawowym czynnikiem wpływającym na „lekkość” interfejsu jest ilość tabel i plików konfiguracyjnych, jakie program otwiera, zanim stworzy stronę www. Na podstawie zawartości tabel sterujących program podejmuje odpowienie decyzje dotyczące konfiguracji ekranu. Równocześnie dane pozyskane z tabel są wyświetlane na ekranie.

W mKsięgowej zdecydowaliśmy się nie wyświetlać danych użytkownika jeżeli to nie jest niezbędne. Tym samym odeszliśmy od często stosowanej praktyki w programach uruchamianych w tradycyjnym systemie okienkowym, wyświetlania pewnego zestawu danych użytkownika na ekranie powitalnym (np. planu kont lub księgowań za ostatni okres).

Przygotowaliśmy eksperymentalną „skórkę”, która obok menu programu wyświetla kilka wykresów z podstawowymi wskaźnikami kondycji firmy. „Skórka” nie cieszy się jak na razie wielką popularnością. Ustawiona podczas tworzenia nowej instancji programu domyślna „skórka” z tukanem jest „lekka” i nie wprowadza niepotrzebnych opóźnień.

Zajmijmy się teraz ekranem roboczym wprowadzania dokumentów. Na uwagę zasługuje kilka ciekawych rozwiązań interfejsu.

Ekran dynamicznie dopasowuje się do używanej rozdzielczości. Łatwo to można zobaczyć zmieniając wielkość okna przeglądarki. Nie jest to cecha, którą często można zobaczyć w aplikacjach biznesowych online. Oszczędzanie miejsca na ekranie rozpoczyna się w mKsięgowej już w momencie generowania list rozwijanych. Ich szerokość jest dostosowywana do najdłuższego elementu listy.

Oznacza to, że jeżeli używamy monitor o stosunkowo niewielkiej rozdzielczości, warto o tym pamiętać na przykład podczas tworzenia nazw kont księgowych. Jeżeli formatka wprowadzania dokumentów księgowych nie mieści się na ekranie to warto przejrzeć i poskracać nazwy kont.

Kolejnym ciekawym rozwiązaniem, konsekwentnie stosowanym w programie, jest ukrywanie niepotrzebnych kolumn na formatce wprowadzania dokumentu. Nawet w trakcie wprowadzania wiersza danych program przy pomocy odpowieniego skryptu potrafi dodać kolumnę, jeżeli jej obecność jest niezbędna w określonym kontekście.

Podsumowując, interfejs użytkownika mKsięgowej jest już całkiem dojrzały, a przy tym obronił się przed „ociężałością” innych dojrzałych interfejsów. Zdaniem naszego zespołu każdy szczegół interfejsu użytkownika wymaga przemyślenia, gdyż wprowadzanie dziesiątek, czy setek dokumentów księgowych wymusza dobre rozwiązania.

Obecnie pracujemy nad wprowadzeniem do mechanizmu „skórki” elementu pomocy kontekstowej dla nowych użytkowników. Pomoc będzie mogła być łatwo wyłączona przez zmianę skórki na domyślną. Pomoc kontekstowa ułatwi nowym użytkownikom zapoznanie się z programem, a przez to zmniejszy liczbę zapytań do biura obsługi.

Warto jeszcze omówić kwestię organizacji menu programu, ale to już w jednym z następnych wpisów.

Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Rachunkowość internetowa na Androidzie

W ostatnich latach obserwujemy szybki wzrost rynku oprogramowania dostępnego ONLINE. W pierwszej kolejności upowszechniają się programy dostępne przez przeglądarkę.
Interfejs użytkownika programów dostępnych przez przeglądarkę jest jeszcze może nie tak doskonały jak interfejs programów działających lokalnie w środowisku okienkowym. Jednak zalety oprogramowania dostępnego w każdym miejscu na świecie przewyższają już niewielką uciążliwość wynikającą z wolniejszej pracy programu (chociaż nie zawsze).
Programy wspierające rachunkowość przedsiębiorstw, czy biur księgowych są na świecie coraz bardziej powszechne w modelu software-as-a-service.
Dobrym przykładem jest xero.com.
Powstaje ciekawa dla mnie kwestia: czy w przypadku programu wspierającego rachunkowość internetową przydatny będzie dostęp z popularnych dziś tabletów?
mKsiegowa.pl działa bardzo dobrze i szybko na Samsung Galaxy Tab w środowisku Androida.
Bardzo dobrze sprawuje się też na iPadzie.
Pytanie jednak pozostaje, czy natychmiastowy dostęp do rozrachunków z klientem bez otwierania laptopa się upowszechni?
Z naszych statystyk ruchu wynika, że zainteresowanie tym kanałe rośnie wraz ze wzrostem ilości tabletów na rynku i wzrostem świadomości użytkowników.
Zobaczymy jak głęboki będzie to trend.
Czy również obejmie inne dziedziny, jak CRM, gospodarkę magazynową, a szczególnie controlling?
Jak zareagują osoby prowadzące księgowość stowarzyszeń i fundacji?
Tomasz Kozielski
mKsiegowa.pl

Wymagania Ustawy o Rachunkowości, a mKsięgowa

Realizacja wymogów dotyczących systemów księgowych, zawartych w znowelizowanej w 2001 roku Ustawie o Rachunkowości z 1994 roku.

Każdy system księgowy musi spełniać wymogi określone w Ustawie o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku znowelizowanej w 2001 roku, aby mógł zostać wykorzystany w rachunkowości jednostki organizacyjnej. Dlatego prezentujemy Państwu najistotniejsze wymagania dotyczące systemu księgowego, zapisane w ustawie oraz ich wykonanie w systemie mKsiegowa.pl.

Przeznaczenie systemu mKsięgowa

Podstawowe kryteria zastosowania Ustawy o Rachunkowości są szeroko określone w art. 2. Znowelizowana ustawa ma zastosowanie w większości form prawnych jednostek organizacyjnych działających na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, bez ograniczeń przychodowych (osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie osiągające przychody za poprzedni rok obrotowy niższe niż równowartość w walucie polskiej 800 000 EURO mogą preferencyjnie podlegać pod Ustawę o Rachunkowości).

System mKsiegowa.pl, zgodnie z UoR, swoją funkcjonalnością został przygotowany dla jednostek, które nie spełniają przynajmniej dwóch z trzech poniższych warunków art. 64:

  1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło conajmniej 50 osób,
  2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowarotść w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
  3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 EURO.

Innymi słowy, system mKsiegowa.pl jest przeznaczony dla jednostek, które nie podlegają badaniu i ogłaszaniu rocznych sprawozdań finansowych i których sprawozdanie finansowe na zamknięcie roku obrotowego składa się z (w myśl art. 54 ust. 2):

  1. bilansu,
  2. rachunku zysków i strat,
  3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

W art. 5 ustawy czytamy:
Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Ustawa o Rachunkowości wymaga więc od jednostki gospodarczej ciągłego prowadzenia przyjętych zasad rachunkowości w kolejnych latach obrotowych. System mKsiegowa.pl zapewnia pełną elastyczność w dostosowaniu go do obranej polityki rachunkowej wszystkich jednostek gospodarczych (z wyłączeniem banków, zakładów ubezpieczeń, funduszy emerytalnych), prowadzących swoją rachunkowość wg. zasady pełnej księgowości. System umożliwia:

  • konfigurację planu kont, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości jednostki gospodarczej,
  • migrację danych z innych systemów księgowych,
  • konfigurację funkcjonalności, tak aby w pełni odpowiadał potrzebom księgowym jednostki gospodarczej,
  • zapis wszystkich zdarzeń gospodarczych, dotyczących jednostki i jej otoczenia,
  • grupowania operacji gospodarczych w jednolity sposób,
  • dokonywania zapisów amortyzacyjnych,
  • sporządzania sprawozdań finansowych.

System mKsiegowa.pl jest programem elastycznym i uniwersalnym, dostosowującym się do potrzeb księgowych jednostki, w szczególności z uwzględnieniem jej formy prawnej i przyjętej polityki rachunkowej.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacja polityki rachunkowości

Wymogi dotyczące polityki rachunkowości i związanymi z nimi zasadami prowadzenia dokumentacji jednostki zostały określone w art. 9, 10 i 11 Ustawy o Rachunkowości.

Art. 9. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.
Art. 10.
1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1.

Wychodząc na przeciw powyższym wymogom ustawy, system mKsięgowa zapewnia prowadzanie ksiąg rachunkowych w walucie polskiej oraz języku polskim. Ponadto, program umożliwia przeliczanie wielkości ujętych na dokumentach księgowych z walut obcych, po aktualnych kursach. mKsięgowa w pełni dostosowuje się do przyjętej polityki rachunkowej jednostki, w tym w szczególności do jej elementów, co do których ustawa, w określonym zakresie, pozostawia jednostkom wolną rękę:

  1. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
  2. zakładowego planu kont, wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń,
  3. zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

Powyższe dokumenty należą do niezbędnej dokumentacji, dostępnej w mKsięgowej. Zakładowy plan kont, wpisany do programu, można wydrukować i dołączyć do dokumentacji. Należy również, niezależnie od systemowych zasad bezpieczeństwa, dołączyć do dokumentacji rachunkowej jednostki jasno określone zasady organizacyjne ochrony danych, między innymi opisując zakładowy system obiegu, numerowania i przechowywania dokumentacji księgowej. W tym zakresie mKsięgowa również służy pomocą.

Spełniając wymogi ustawy, operator systemu mKsiegowa.pl gwarantuje dostęp do wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ponadto, operator dostarcza na życzenie dokumentację systemu mKsięgowa, zawierającą opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz zasad ochrony danych, w tym, w szczególności, metod zabezpieczania dostępu do danych, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Art. 11.
1. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej).
2. Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).
3. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług.
4. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:
1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu),
2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).

Miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest siedziba jednostki albo jej oddziałów, chyba, że jednostka powierzyła prowadzenie jej rachunkowości innej jednostce, uprawnionej do świadczenia takich usług. System przechowuje dowody księgowe tylko w wersji elektronicznej i nie jest miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych w rozumieniu art. 11 UoR. Tym samym, poerator systemu mKsięgowa nie bierze odpowiedzialności za jakość, zgodność i prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe i oznaczenia, umożliwiające ich identyfikację

Art. 12.
1. Księgi rachunkowe otwiera się:
1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej, z zastrzeżeniem ust. 3,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego:
– w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
2. Księgi rachunkowe zamyka się:
1) na dzień kończący rok obrotowy,
2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym równieŜ jej sprzedaŜy i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, z zastrzeżeniem ust. 3,
4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału.
6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,
7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
3. Można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, jak równieŜ w przypadku połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie przejęcia jednostki następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki.
4. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
5. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem art. 13 ust.2 i 3.

System mKsiegowa.pl domyślnie umożliwia otwarcie ksiąg rachunkowych na dzień rozpoczynający rok obrotowy i zamknięcie ich na dzień kończący rok obrotowy. Ponadto, zgodnie z art. 12 ustawy zapewnia nieodwracalne wyłącznie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Domyślnie, podstawowym okresem sprawozdawczym w systemie mksięgowa jest miesiąc, dlatego też księgowanie dokumentów musi być z dokładnością do miesiąca

Ustawa wymaga od objętych nią jednostek zapisów księgowych na dokumentach:

  1. dziennik,
  2. księga główna,
  3. księgi pomocnicze,
  4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
  5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

System mKsiegowa.pl zapewnia automatyczną ciągłość zapisów oraz kontrolę przenoszenia obrotów lub sald. Każde zdarzenie księgowe otrzymuje automatycznie numer oraz datę zdarzenia, ułatwiające ewidencję rozrachunków jednostki. Wydruki komputerowe ksiąg oraz pozostałych dokumentów księgowych, generowanych przez system, posiadają oznaczenia jednostki, której dotyczą oraz automatyczną numerację stron.

Zapisy na kontach księgi głównej są dokonywane w kolejności chronologicznej. Dane księgowe, stanowiące podstawę zapisów księgowych na kontach są chronione, zapewniając ich niezmienność, są przechowywane przez okres wymagany, w zależności od rodzaju dowodu księgowego oraz istnieje możliwość identyfikacji osoby, wprowadzającej dane, poprzez unikalny login i hasło przypisane w systemie do konkretnej osoby, lub jednostki gospodarczej. W razie zaksięgowania błędnych zapisów księgowych, lub wprowadzenia niewłaściwych/błędnych dokumentów do systemu, należy zgodnie z ustawą, utworzyć dokument korygujący błąd.

Dowody księgowe

Każdy dowód księgowy jest określony w systemie mKsięgowa poprzez:

  1. rodzaj dowodu
  2. numer identyfikacyjny
  3. strony, dokonujące operacji gospodarczej
  4. opis operacji
  5. datę operacji i sporządzenia dowodu

Powyższe oznaczenia zapewniają identyfikację dowodu księgowego i są zgodne z wymogami Ustawy o Rachunkowości.

System mKsiegowa.pl umożliwia przeliczanie walut obcych, występujących na dowodach księgowych na walutę polską.

Zapis księgowy

Zapisy księgowe są dokonywane za pomocą systemu mKsiegowa.pl w sposób trwały po zamknięciu roku obrotowego, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. System zapewnia ochronę zapisów, przed ich zniszczeniem, modyfikacją lub zakryciem zapisu. Każdy zapis księgowy jest w systemie ewidencjonowany za pomocą:

  1. daty dokonania operacji
  2. określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji
  3. kod opisu operacji
  4. kwotę i datę zapisu
  5. oznaczenie kont, których dotyczy
  6. zapisów dot. operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.

ponadto, zapisy w dzienniku i na kontach są powiązane ze sobą, tak że istnieje możliwość sprawdzenia zgodności. System mKsięgowa zapewnia przechowanie zapisów na księgach rachunkowych przez czas nie krótszy, od wymaganego w ustawie.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Art. 45. 1. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4.
2. Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu,
2) rachunku zysków i strat,
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
5. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.\\
Art. 46. 1. W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
1a. W przypadku sporządzania bilansu na inny dzień bilansowy niŜ określony w ust. 1, w bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na ten dzień oraz na dzień kończący rok obrotowy bezpośrednio poprzedzający ten dzień bilansowy.
2. Wykazana w aktywach bilansu, z zastrzeżeniem ust. 2a, wartość poszczególnych grup składników aktywów wynika z ich wartości księgowej, skorygowanej o:
1) dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy aktualizujące, w tym również z tytułu trwałej utraty wartości składników aktywów trwałych,
2) odpisy aktualizujące wartość rzeczowych składników aktywów obrotowych,
3) odpisy aktualizujące wartość należności.
2a. Aktywa finansowe i zobowiązania finansowe wykazuje się w bilansie w kwocie netto po kompensacie, jeŜeli jednostka ma bezwarunkowe prawo do kompensaty aktywów i zobowiązań danego rodzaju i zamierza je rozliczyć w kwocie netto albo jednocześnie wydać składnik aktywów finansowych i rozliczyć zobowiązanie finansowe.
3. Jeżeli w myśl odrębnych przepisów w ciągu roku dokonywane są odpisy z wyniku finansowego bieżącego roku obrotowego, to należy je wykazać ze znakiem ujemnym w odrębnej pozycji pasywów „Kapitał (fundusz) własny”, w pozycji „Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)”.
4. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych przepisów, niezaliczone do kapitałów (funduszów) własnych, wykazuje się w pasywach bilansu w grupie zobowiązań jako fundusze specjalne.
5. Bilans powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym:
1) dla jednostek innych niŜ banki i zakłady ubezpieczeń – w załączniku nr 1 do ustawy,
2) dla banków – w załączniku nr 2 do ustawy,
3)dla zakładów ubezpieczeń – w załączniku nr 3 do ustawy.

Art. 47.
1. W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
2. W przypadku sporządzania rachunku zysków i strat za inny okres sprawozdawczy niż określony w ust. 1, w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący okres sprawozdawczy oraz analogiczny okres sprawozdawczy poprzedniego roku obrotowego.
4. Rachunek zysków i strat powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym:
1) dla jednostek innych niż banki i zakłady ubezpieczeń – w załączniku nr 1 do ustawy, w wariancie kalkulacyjnym albo porównawczym, zależnie od wyboru dokonanego przez kierownika jednostki

Ustawa jasno określa kryteria poprawnie skonstruowanych ksiąg rachunkowych, pod które podlegają wszystkie zapisy księgowe. Wychodząc na przeciw wymaganiom ustawy, mKsiegowa.pl umożliwia prowadzenie ksiąg w sposób ciągły i umożliwia dokonywania zapisów księgowych na bieżąco. Funkcjonalność systemu zapewnia dostęp do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie w dowolnym miejscu i czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Zestawienia obrotów i sald księgi głównej są sporządzane za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

Ochrona danych

Wszelkie zbiory dokumentów, generowanych za pomocą systemu mKsiegowa.pl (księgi rachunkowe, dowody księgowe) są przechowywane na zabezpieczonych przed włamaniami serwerach. Ich większa liczba zapewnia 24 godzinny dostęp do danych księgowych jednostki oraz minimalizuje ryzyku utraty danych, w skutek awarii. Ponadto, codziennie tworzone są rezerwowe kopie zbiorów danych, zapisywane na nośnikach komputerowych i przechowywane przez okres przewidziany w ustawie (5 lat, z zastrzeżeniem sprawozdań finansowych – trwałe przechowanie) System mKsięgowa zapewnia dostęp do danych księgowych jednostki tylko tym osobom trzecim, którym kierownik jednostki wyraził pisemne upoważnienie dostępu do systemu.

Jako, że system mKsiegowa.pl umożliwia dostęp do danych księgowych firm wielu wcześniej zidentyfikowanym użytkownikom, system prowadzi nadzór ruchu poszczególnych użytkowników.

Każdy, zatwierdzony przez klienta użytkownik, mający dostęp do danych księgowych ma zdefiniowany zakres dostępu do mKsiegowa.pl i poszczególnych modułów systemu.

Dodatkowo każdy dokument stworzony w systemie jest oznaczony sygnaturą użytkownika, który go wpisał.