Mam okazję obserwować jak szkoła prywatna radzi sobie z wdrożeniem mKsięgowej. Organem prowadzącym szkołę jest fundacja mająca status organizacji pożytku publicznego (OPP) i w zasadzie to fundacja prowadzi księgowość.
Głównym problemem tej stabilnie rozwijającej się organizacji non-profit, mającej kilkunastoletnią historię, był utrudniony dostęp do danych finansowych. Fundacja składa regularnie wnioski o fundusze unijne na swoją działalność (edukacja) i potrzebuje danych finansowych „od ręki”. Podejmowanie bieżących decyzji związanych z prowadzeniem szkół prywatnych wymaga również dostępu do informacji.
Fundacja od początku swojej działalności prowadziła księgi za pomocą kartotek, bez pomocy oprogramowania komputerowego. Rozwiązanie to, archaiczne w dzisiejszych czasach, stanowiło barierę rozwoju.
Wdrożenie mKsięgowej rozwiązało za jednym razem kilka problemów:
- mechanizm rachunków okresowych w mKsięgowej pozwolił na automatyczną kalkulację i księgowanie czesnego
- program księgowy znacznie uprościł rozrachunki z tytułu rozliczeń za czesne, poprawiając ściągalność należności
- spełnienie wymagań jednostki nadzorującej wydatkowanie funduszy unijnych stało się dziecinnie proste
- rozliczenie przychodów z tytułu 1% (OPP – Organizacja pożytku publicznego) i przejrzystość jego księgowania przestała budzić zastrzeżenia
- można było wreszcie wprowadzić bieżącą analizę wyniku związanego z prowadzeniem poszczególnych szkół; Zarząd Fundacji nie ma już problemów z podejmowaniem decyzji dotyczących otwierania nowych klas, czy przeprowadzania niezbędnych remontów i inwestycji podnoszących jakość kształcenia.
Dla naszego zespołu przypadek wdrożenia programu finansowo – księgowego w fundacji był okazją do kolejnego potwierdzenia przydatności mKsięgowej do prowadzenia rachunkowości organizacji non-profit. Z drugiej strony pozyskiwaliśmy cenne uwagi, w jakim kierunku rozwijać program.
Większość powyższych celów wdrożeniowych można byłoby w zasadzie spełnić wdrażając zwykły program księgowy „z półki”. Jaka jest więc korzyść dla fundacji ze skorzystania z oferty online?
W roku 2011 fundacja prowadziła spory remont pomieszczeń zespołu nauczania początkowego. Z drugiej strony wstępna kalkulacja zakupu i wdrożenia tradycyjnego programu księgowego wskazywała na kwoty rzędu kilkunastu tysięcy. Kalkulacja nie obejmowała wydatków na przygotowanie odpowiednio zabezpieczonej serwerowni, czy nadzoru informatycznego nad bezpieczną eksploatacją systemu księgowego (kopie zapasowe, zabezpieczenie podsieci lokalnej przed „pomysłowością” uczniów, itd).
Wybór mKsięgowej pozwolił nie ponosić inwestycji na system księgowy i przenieść posiadane środki na remont szkoły. Ponadto można było rozwiązać problem wsparcia dla księgowej fundacji przy pojawiających się pytaniach, w zmieniającej się sytuacji prawnej.
„Upiekliśmy dwie pieczenie na jednym ogniu” – mówi prezes Fundacji.
mksiegowa 